Paramètres pour les horaires de travail – Personio

Cet article explique les paramètres que vous pouvez configurer lors de la création d’horaires de travail et de politiques de suivi des heures travaillées. Ces options vous permettent de définir les horaires (dates et durée) auxquels vos employés sont censés travailler, et de définir avec précision la manière dont ils comptabilisent leur temps de travail et leur temps de pause.

Heures de travail et pauses

Dans le tableau, indiquez le nombre d'heures que vos employés devraient travailler chaque jour ouvrable, ainsi que la durée recommandée des pauses.

Les heures de début et de fin ne sont que des indications : les employés peuvent enregistrer des présences et des heures supplémentaires (si elles sont activées) n'importe quel jour. Bien que vous ne puissiez pas changer cela, configurez un workflow d'approbation utilisant la condition Heure de début antérieure ou postérieure à l'horaire de travail pour examiner ces saisies d'heures.

Les heures de début et de fin ont également une incidence sur le calcul des absences horaires. Les absences horaires demandées au-delà des heures de début et de fin définies ne sont pas comptabilisées dans le calcul des absences.

Horaires de travail sur plusieurs semaines

Pour créer un planning suivant des horaires différents pour un maximum de quatre semaines, cliquez sur Ajouter une semaine. Cela vous aide à mettre en place des horaires de travail flexibles avec un modèle récurrent.

Le système tient compte des horaires de travail et du nombre d’heures que vous avez définis pour chaque semaine lors du calcul des heures supplémentaires, des heures travaillées, des heures théoriques et des absences.

Droit aux absences au prorata en fonction des jours de travail

Pour les politiques de cumul définies pour calculer les droits au prorata en fonction des jours de travail hebdomadaires, Personio compare les jours de travail avec la valeur de référence définie ici.

Par exemple, si l’emploi du temps partiel compte 4 jours et que la référence est de 5, les employés qui ont cet emploi du temps reçoivent 4/5 des droits aux congés normaux.

Si vous configurez des horaires de travail sur plusieurs semaines, le système compare la moyenne des jours de travail par rapport à la valeur de référence.

Limiter le nombre maximal d’heures travaillées par jour

Fixez une limite pour le nombre d’heures de travail que les employés peuvent suivre par jour. Une fois la limite fixée, choisissez l’une des options suivantes :

Paramètre

Description et notes

Alerter les employés lorsqu’ils comptabilisent plus d’heures que la limite fixée

Employés :

Voir un avertissement lorsque plus d’heures sont comptabilisées que la limite fixée.
Enregistrer la saisie des heures et y ajouter une explication.

Les approbateurs des heures travaillées considèrent ces demandes comme non conformes aux règles de validation du suivi des heures travaillées.

Empêcher les employés d’ajouter des heures de travail une fois la limite atteinte

Employés :

Voir un avertissement lorsque plus d’heures sont comptabilisées que la limite fixée.
Impossible d’enregistrer la saisie des heures.

Appliquer des limitations au suivi des heures travaillées pour les jours civils passés ou futurs

Vous pouvez empêcher vos employés d'ajouter ou de modifier des saisies de temps pour les jours passés ou futurs. Ces règles ont un impact sur si et comment les employés peuvent suivre le temps de travail de manière groupée. Par exemple, si vous désactivez l'ajout de nouvelles saisies de temps aux jours futurs, les employés ne pourront suivre le temps de travail de manière groupée que pour les jours passés.

Les employés disposant des droits de modification des données d’heures travaillées peuvent passer ces restrictions.

Paramètre	Description et notes
Restreindre l’ajout de nouvelles saisies d’heures aux jours passés	L'employé ne peut ajouter des heures de travail qu'à un nombre limité de jours passés. Si vous saisissez zéro, l'employé: Peut uniquement suivre des heures pour la journée en cours et les jours futurs, si autorisé. Ne peut pas suivre les heures de nuit.
Désactiver la modification des saisies de temps existantes après leur validation	L’employé ne peut pas modifier une saisie des heures après sa validation. En l’absence de workflow de validation, les heures sont automatiquement validées dès la soumission. Dans ce cas, l’employé ne peut modifier une saisie des heures auto-validée que le même jour qu’il l’a effectuée.
Désactiver l’ajout de nouvelles saisies de temps pour les jours civils futurs	L’employé peut uniquement ajouter des heures pour le mois précédent jusqu’à un jour spécifique du mois suivant. Si vous choisissez cette option, aucune des deux premières options ne sera accessible.
Désactiver l’ajout de nouvelles saisies d’heures pour les jours civils futurs	L’employé ne peut pas ajouter de saisie d’heures sur des jours futurs.

Configurer les pauses

Définir la durée de pause minimale

Les employés voient un avertissement lorsqu’ils comptabilisent une pause plus courte que le minimum défini et ne peuvent pas enregistrer la saisie des heures.

Règlement des pauses

Ajoutez jusqu’à deux règles concernant les pauses afin de définir la durée minimale de pause requise pour chaque quantité de travail fixée. La durée de la pause requise ne peut pas être plus courte que la durée minimale de pause définie ci-dessus.

Après avoir défini les règles concernant les pauses, choisissez l’une des trois actions décrites dans le tableau. Ces dernières se déclenchent exactement comme indiqué dans le règlement des pauses.

Paramètre	Description et notes
Alerter les employés lorsque des pauses sont manquantes ou qu’elles ne respectent pas les règles concernant les pauses	Employés : Voir un avertissement lorsque les temps de pause sont insuffisants. Enregistrer la saisie des heures et y ajouter une explication. Les approbateurs des heures travaillées considèrent ces demandes comme non conformes aux règles de validation du suivi des heures travaillées.
Empêcher les employés d’enregistrer les saisies des heures si des pauses sont manquantes ou ne respectent pas les règles concernant les pauses	Employés : Voir un avertissement lorsque les temps de pause sont insuffisants. Impossible d’enregistrer la saisie des heures.
Ajouter automatiquement des pauses si elles sont manquantes ou si elles ne respectent pas les règles concernant les pauses	Lorsque les employés ne comptabilisent pas suffisamment de temps de pause, le système déduit la pause requise de leur temps de travail afin de respecter le règlement des pauses. Si le temps de travail n’est pas suffisant pour déduire la pause, le système réduit le temps de travail afin d’éviter d’enfreindre le règlement des pauses. Cela s’applique à la saisie des heures suivie via l’onglet Heures travaillées, l’horloge, l’application mobile et les terminaux. Les pauses automatiques ne s’appliquent pas aux saisies des heures avec une propriété de pause soumise via une API publique (PAPI), ni aux importations. Employés : Voir un avertissement lorsque les temps de pause sont insuffisants. Peut enregistrer la saisie des heures et le système appliquera les pauses automatiquement. Peut modifier la saisie des heures et la pause automatique appliquée. Si c’est le cas, les temps de pause ajoutés doivent respecter les règles concernant les pauses définies.

Exemple de règles de pause

Vous configurez les deux règles de pause ci-dessous, et choisissez l’option permettant d’ajouter automatiquement des pauses.

Après 6 heures de travail, les employés doivent suivre une pause de 30 minutes.
Après 9 heures de travail, les employés doivent suivre une pause de 45 minutes.

L’employé A suit 8 heures de travail, sans pause. Pour respecter la première règle, le système déduit automatiquement 30 minutes de temps de travail et ajoute la pause après les 6 heures de travail.

L’employé B suit 7 heures de travail, 45 minutes de pause et 3 autres heures de travail. La pause ajoutée manuellement respecte la deuxième règle, donc le système ne la modifie pas. Cependant, pour que la saisie des heures respecte la première règle, le système ajoute une pause de 30 minutes à la première période de travail.

L’employé C suit 6 heures et 15 minutes de travail. Selon la première règle, le système doit ajouter une pause de 30 minutes, mais le temps de travail n’est pas suffisant pour cela. Le système réduit donc plutôt le temps de travail à 6 heures.

Suivre les heures supplémentaires et le déficit d’heures

Les heures supplémentaires comprennent toute heure suivie au-delà des heures définies dans le planning de travail d’un employé.

Paramètre	Description et notes
Calculer les heures supplémentaires	Choisissez la fréquence de calcul des heures supplémentaires : quotidienne ou hebdomadaire.
Ajouter un écart d’heures supplémentaires mensuel	Définissez le nombre d’heures supplémentaires déjà incluses dans le salaire mensuel. Celles-ci ne seront pas comptabilisées dans le solde des heures supplémentaires.
Limites d’heures supplémentaires
Ajouter une limite au solde total des heures supplémentaires des employés	Définissez une limite pour les heures supplémentaires de vos employés. Lorsque cette option est activée, vous pouvez voir rapidement les employés qui approchent leur limite d’heures supplémentaires ou la dépassent. Pour activer l’option, accédez à la Liste des employés et ajoutez la colonne Solde des heures supplémentaires.
Suivre le déficit d’heures	N’activez cette option que si les employés comptabilisent activement les heures travaillées, car le système commence immédiatement le suivi des heures travaillées. Si un employé comptabilise moins d’heures que prévu lors d’un jour de travail, le système crée une entrée pour le déficit d’heures et le soustrait de son solde des heures supplémentaires. Lorsque vous activez cette option, les employés peuvent également suivre une journée de 0h dans le panneau Suivi du temps.
Déduire des heures quotidiennes en l’absence de suivi des heures travaillées	N’activez cette option que si les employés comptabilisent activement les heures travaillées, car le système commence immédiatement le suivi des heures travaillées. Disponible uniquement pour le calcul quotidien des heures supplémentaires. Si un employé ne comptabilise aucune heure lors d’un jour de travail, le système crée une entrée pour le déficit d’heures pour le montant entier et le soustrait de son solde des heures supplémentaires. Pour éviter que les absences des employés ne soient comptabilisées dans le calcul du déficit d’heures, considérez les heures suivies pendant les absences comme des heures supplémentaires.

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