Configurer les Heures Supplémentaires

 

Cet article explique comment configurer les heures supplémentaires pour différents plannings de travail. Si vous souhaitez compenser financièrement les heures supplémentaires, supprimer des heures entrées ou convertir des heures supplémentaires en congés, consultez notre article Gérer les heures supplémentaires.

 

Configurer les politiques d’heures supplémentaires

Vous pouvez activer le décompte des heures supplémentaires pour chacun de vos plannings de travail via Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées. Toutes les heures travaillées et enregistrées au-delà du nombre d’heures défini dans le planning de travail sont considérées comme des heures supplémentaires.

Une fois que vous avez activé le décompte des heures supplémentaires, Personio vous propose plusieurs options pour calculer les heures supplémentaires :

  • sur une base hebdomadaire ;
  • sur une base quotidienne sans le déficit d’heures activé ;
  • sur une base quotidienne avec le déficit d’heures activé ;
  • sur une base quotidienne avec le déficit d’heures automatique activé.

Pour chaque horaire de travail, il est également possible de saisir un nombre d’heures supplémentaires rémunérées convenu contractuellement. Les heures supplémentaires au-delà de ce nombre peuvent être rémunérées sur la base du salaire mensuel ou converties en jours de congé.

 

1. Calcul des heures supplémentaires sur la base des heures travaillées hebdomadaires

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Si vous choisissez de calculer les heures supplémentaires sur une base hebdomadaire, le déficit d’heures et les heures supplémentaires des employés sont calculés chaque semaine. Cependant, le solde des heures supplémentaires ne peut pas être négatif. Le minimum indiqué est toujours de 0 heure.


2. Calcul des heures supplémentaires sur la base des heures travaillées quotidiennes (sans le déficit d’heures)

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Si vous choisissez de calculer les heures supplémentaires sur une base quotidienne, les heures supplémentaires quotidiennes sont ajoutées au compte des heures supplémentaires. 

Si vous n’activez pas l’option Suivre le déficit d’heures, le déficit d’heures n’est pas enregistré automatiquement. 

Vous devrez saisir manuellement le déficit d’heures (soldes négatifs) via Employés > Heures travaillées > Heures supplémentaires > Plus d’informations > Modifier le solde. Les heures supplémentaires des employés sont recalculées une fois le déficit d’heures saisi dans leur onglet Heures travaillées.

 

3. Calcul des heures supplémentaires sur la base des heures travaillées quotidiennes (avec le déficit d’heures)

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Si vous choisissez de calculer les heures supplémentaires sur une base quotidienne et que vous activez l’option Suivre le déficit d’heures, le déficit d’heures est enregistré automatiquement pour les jours avec suivi du temps.

Vous n’avez pas besoin de saisir manuellement le déficit d’heures dans le profil de l’employé. En effet, une entrée de déficit d’heures est automatiquement créée pour les jours durant lesquels l’employé a enregistré une période plus courte que celle de ses horaires de travail. 

Ainsi, chaque fois que l’employé enregistre moins d’heures qu’il ne le devrait lors d’une journée de travail, ses heures supplémentaires sont automatiquement recalculées.

 

4. Calcul des heures supplémentaires sur la base des heures travaillées quotidiennes (avec déficit d’heures automatique)

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Si vous choisissez de calculer les heures supplémentaires sur une base quotidienne et que vous activez les deux options du déficit d’heures, ce dernier est enregistré automatiquement pour les jours comprenant des heures suivies, mais également pour les jours sans suivi de temps.

Vous n’avez pas besoin de saisir manuellement le déficit d’heures dans le profil de l’employé. En effet, une entrée de déficit d’heures est automatiquement créée pour les jours durant lesquels l’employé devait travailler d’après ses horaires de travail, mais pour lesquels il n’a pas effectué de suivi de temps.

Ainsi, chaque fois que l’employé n’enregistre pas d’heures lors d’une journée de travail, ses heures supplémentaires sont automatiquement recalculées.

Remarque :

Si vous activez cette option dans des plannings de travail existants, le déficit d’heures est créé pour chaque journée de travail déjà passée (sauf en cas de période de 0 heure enregistrée comme solution temporaire) pour laquelle les employés n’ont pas enregistré d’heures. Pour éviter de modifier les données passées, cliquez sur Enregistrer les horaires de travail, puis sur Créer des horaires de travail dupliqués. Un planning dupliqué sera alors créé avec l’option Enregistrer automatiquement un déficit d’heures pour les jours sans suivi de temps activée, de sorte que vous pouvez simplement l’attribuer aux employés à partir d’aujourd’hui.

Remarque :

Si vous ne voulez pas que le déficit d’heures apparaisse dans une absence, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absence > [Votre type d’absence] et activez l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ?.

 

Conséquences sur le compte des heures supplémentaires

L’exemple suivant illustre les trois options d’enregistrement des heures supplémentaires dans le cas d’un employé à temps partiel avec un contrat de 20 heures de travail hebdomadaires :

Jour de la semaine Heures théoriques Heures réelles Calcul hebdomadaire Calcul quotidien Calcul quotidien avec déficit d’heures
Lundi 4 h 4 h +/- 0 h +/- 0 h +/- 0 h
Mardi 4 h 1 h -3 h +/- 0 h -3 h
Mercredi 4 h 5 h +1 h +1 h +1 h
Jeudi 4 h 4 h +/- 0 h +/- 0 h +/- 0 h
Vendredi 4 h         4 h        +/- 0 h     +/- 0 h      +/- 0 h       
  20 h 18 h 0 h d’heures supplémentaires 1 h d’heures supplémentaires 2 h de déficit

Dans l’exemple ci-dessus, l’employé a travaillé deux heures de moins que ses heures théoriques pendant la semaine. Toutefois, ce déficit d’heures est seulement enregistré si la troisième méthode de calcul est utilisée. Si les heures de travail sont enregistrées quotidiennement, mais pas le déficit d’heures, l’employé est même crédité d’une heure en heures supplémentaires. Si un employé travaille plus que les heures de travail convenues contractuellement pendant la semaine en question, il n’y a aucune différence entre le calcul hebdomadaire et le calcul quotidien avec déficit d’heures :

Jour de la semaine

Heures théoriques

Heures réelles Calcul hebdomadaire Calcul quotidien Calcul quotidien avec déficit d’heures
Lundi 4 h 4 h +/- 0 h +/- 0 h +/- 0 h
Mardi 4 h 1 h -3 h +/- 0 h -3 h
Mercredi 4 h 7 h +3 h +3 h +3 h
Jeudi 4 h 6 h +2 h +2 h +2 h
Vendredi 4 h 4 h         +/- 0 h +/- 0 h +/- 0 h
  20 h 22 h 2 h d’heures supplémentaires 5 h d’heures supplémentaires 2 h d’heures supplémentaires

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