Dans cet article, nous allons partager quelques bonnes pratiques pour les workflows typiques de Personio qui sont particulièrement utiles pour les personnes qui ne travaillent pas dans un bureau. Cela inclut la signature numérique de documents, l'envoi de demandes via Mail, MS Teams ou Slack, et l'utilisation de l'application Personio pour les présences et les absences.
L'application Personio
Accédez facilement à l'application Personio sur votre smartphone et profitez de ses différentes fonctionnalités, comme le suivi du temps et la demande d'absences.
Suivi du temps
L'application Personio permet de suivre les présences de deux façons.
Enregistrement des heures de travail à l’aide du bouton Démarrer/Arrêter
Avec l'application Personio, vous pouvez lancer le suivi du temps directement à partir du tableau de bord. Les heures sont ensuite enregistrées dans votre compte Personio.
Pour suivre le temps travaillé, procédez comme suit :
- Dans le tableau de bord, cliquez sur Commencer le suivi pour lancer le suivi du temps.
Remarque
La fonction s'exécute en arrière-plan jusqu'à ce que vous ouvriez à nouveau l'application. - Pour stopper le suivi du temps, cliquez sur le bouton Arrêter .
- La fenêtre s’affiche pour indiquer les heures déjà entrées pour cette journée. Vous pouvez ensuite ajouter des pauses, des projets et un commentaire.
- Cliquez sur Soumettre pour transférer sur votre compte Personio les heures que vous avez entrées. Cela déclenche tout processus de validation qui a été configuré.
Si votre entreprise fait le suivi des heures supplémentaires, toutes les heures qui dépassent vos horaires standard sont affichées dans le tableau de bord de l'application.
Avec la fonction de suivi du temps de l'application, vous pouvez documenter l'ensemble de votre journée de travail en une seule fois ou sous forme de plages de temps distinctes. Cette fonction est utile pour suivre le temps que vous avez passé sur différents projets, par exemple. Pour chacune de ces plages horaires, une entrée est créée dans la vue d’ensemble des heures travaillées et un processus de validation est déclenché.
Enregistrer manuellement
Pour enregistrer vos heures de travail, outre le bouton Démarrer/Arrêter, vous pouvez utiliser le bouton plus dans l’application.
Pour enregistrer manuellement vos heures travaillées via l'application Personio, suivez ces étapes :
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton bleu Plus.
- Sélectionnez Suivi du temps dans le menu.
- Suivez les étapes dans l'application.
- Pour terminer, cliquez sur Envoyer. Cela déclenche tout processus de validation qui a été configuré.
Conseil
Vous pouvez ajouter vos heures rétroactivement en choisissant une date dans le passé sous la section Quand ?.
Demande d'absences
L'application Personio vous permet de demander différents types d'absences, des congés payés aux jours de maladie. Dans la section Absences, la sous-section Aperçu répertorie tous les types d’absence quotidienne que vous avez activés (par exemple, Congés payés) ainsi que le nombre de jours accumulés pour chaque type d’absence. Les futures absences ainsi que les rappels concernant des documents manquants sont également affichés.
Pour demander une absence via l'application Personio, procédez ainsi :
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton bleu Plus.
- Sélectionnez Demander une absence dans le menu.
- Choisissez le Type d'absence que vous souhaitez demander et suivez les étapes de l'application.
- Pour terminer, cliquez sur Demander une absence. Cela déclenche tout processus de validation qui a été configuré.
Personio Conversations
Conversations est un outil de demandes relatives au lieu de travail proposé par Personio. Si votre entreprise est abonnée à Conversations, vous pouvez envoyer des demandes à différentes équipes au sein de votre entreprise. En fonction du canal de communication de votre entreprise, vous pouvez utiliser Slack ou Microsoft Teams. Vous pouvez également envoyer des demandes par e-mail (cette fonction est activée par défaut).
Pour plus d'informations sur le fonctionnement de Conversations, lisez l'article dédié à l'envoi de demandes en utilisant Personio Conversations.
Signature électronique
Avec Personio, vous pouvez signer des documents électroniquement. Les documents demandant des signatures électroniques sont envoyés à votre adresse électronique et vous pouvez les signer à l'aide d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'une tablette.
Pour signer un document électroniquement, procédez comme suit :
- Vous recevrez un e-mail contenant le modèle de document et une demande d'ajout de votre signature numérique.
- Signez le contrat sur un ordinateur à l'aide de la souris ou du pavé tactile. Vous pouvez également scanner le code QR avec votre smartphone ou votre tablette et signer le contrat directement sur votre appareil mobile.
- Cliquez sur Options pour télécharger le document ou refuser de le signer.
- Pour terminer le processus de signature, cliquez sur Accepter.
Pour plus d'informations sur les signatures électroniques, lisez nos articles sur la signature électronique d'un documenté et l'envoi d'une demande de signature à un employé.