El eAU (certificado electrónico de incapacidad laboral) es una versión digital del certificado de enfermedad estándar en papel, que los médicos emiten desde el 1 de enero de 2023 a todos los empleados que tienen un seguro público en Alemania.

El objetivo del nuevo certificado electrónico de enfermedad es que los propios empleados ya no tengan que subir ningún certificado de enfermedad en papel en su plataforma de RR. HH. El médico del empleado envía directamente el certificado electrónico nuevo al seguro médico del empleado.

Una vez que el certificado se envíe al seguro médico del empleado, tendrás que recuperarlo siguiendo uno de los siguientes procesos, dependiendo de si tu empresa tiene activada la integración de DATEV o no. Si tu empresa tiene activado Personio Payroll, consulta el artículo sobre el tema.

Antes de empezar

El certificado electrónico (eAU) solo está disponible para empleados con seguro médico obligatorio u otro tipo de seguro médico no privado. Los empleados con seguro médico privado deben subir su certificado médico manualmente en la pestaña Ausencias de su perfil del empleado.

Para seguir los pasos de este artículo, necesita los permisos para usar la integración DATEV descrita en este artículo.

Recuperación manual del certificado eAU (la integración de DATEV no está activada)

Si eres cliente de Personio en Alemania y no has configurado la integración de DATEV, tienes que recuperar manualmente los certificados electrónicos de enfermedad de tu empleado.

Puedes recuperarlos tú mismo o pedirle a tu asesor fiscal que lo haga.

Ten en cuenta que:
No recomendamos crear dos tipos de ausencia separados como solución, ya que añadirá complejidad a la hora de buscar y realizar trabajos de mantenimiento. 

Recupera tú mismo los certificados electrónicos de enfermedad (a través de sv.net o la herramienta externa de nóminas)

Puedes recuperar el certificado electrónico de forma semanal o mensual. Tendrás que generar un informe personalizado para obtener una vista general filtrando los empleados con sede en Alemania y con seguro público.

1. Indica a tus empleados que sigan subiendo la versión estándar en papel del certificado de enfermedad sin el diagnóstico (si aún se les proporciona) cuando soliciten una ausencia “por enfermedad” en Personio. 
2. Ve a Informes > Informes personalizados y crea un informe personalizado para comprobar de qué empleados necesitas recuperar el certificado electrónico de enfermedad:
   1. En Especifica los detalles del informe, selecciona Tipo de informe > Periodo y, al seleccionar la Fecha del informe, recomendamos que uses un periodo como Mes o Semana. A continuación, selecciona los siguientes atributos: Tipo de seguro médico y Centro de trabajo. Selecciona también el tipo de ausencia correspondiente en Conjuntos: Tipos de ausencia (6 columnas) para mostrar el atributo Estado del certificado.
   2.  En Configurar las condiciones, filtra los empleados que se encuentran en Alemania y que tienen un seguro público a través del Centro de trabajo y el atributo Tipo de seguro.
   3. Haz clic en Crear informe para generar el informe y ver todos los empleados con un estado de certificado Pendiente. Para esos empleados tienes que solicitar un certificado electrónico de enfermedad.
      
3. Inicia sesión en sv.net o en tu herramienta externa de nóminas (DATEV, Sage, etc.).
4. Crea una solicitud de certificado electrónico de enfermedad desde los empleados filtrados. Si no puedes solicitar certificados electrónicos con tu herramienta de nóminas, tendrás que utilizar sv.net.
   
5. Después de un tiempo (entre unos minutos y 2 semanas), recibirás un correo electrónico de sv.net o de tu herramienta de nóminas para informarte de que los certificados electrónicos de enfermedad se han recuperado correctamente.
   

   Ten en cuenta que:
   Si los certificados electrónicos de enfermedad no cubren todo el periodo de ausencia del empleado, puedes solicitar un certificado electrónico de enfermedad adicional para ese empleado.

6. Descarga los certificados electrónicos de enfermedad.
7. Ve a Perfil del empleado > Ausencias, haz clic en el periodo de ausencia por enfermedad registrado por el empleado y sube el eAU en el periodo de ausencia correspondiente.
8. Establece el estado de los documentos como Aprobado y haz clic en Actualizar.

   Ten en cuenta que:
   En estos momentos, solo se puede vincular un documento a un periodo de ausencia. Si se han subido otros documentos con anterioridad, los encontrarás en Documentos > Certificados de ausencia. 

Tu asesor fiscal recupera los certificados electrónicos de enfermedad en tu nombre 

Para que tu asesor fiscal recupere los certificados electrónicos de enfermedad en tu nombre, tendrás que proporcionarle información sobre qué empleados estuvieron enfermos y cuándo. La forma más fácil de hacerlo es crear un informe personalizado semanal o mensualmente y enviárselo.

Por lo tanto, el proceso es muy similar al proceso anterior en el que tú mismo recuperas manualmente el certificado electrónico de enfermedad:

1. Te recomendamos que indiques a tus empleados que sigan subiendo la versión estándar en papel del certificado de enfermedad sin el diagnóstico (si se les proporciona) cuando soliciten una ausencia por enfermedad en Personio.
2. Ve a Informes > Informes personalizados y crea un informe personalizado para comprobar de qué empleados necesita recuperar el certificado electrónico de enfermedad tu asesor fiscal:
   1. En Especifica los detalles del informe, selecciona Tipo de informe > Periodo y, al seleccionar la Fecha del informe, recomendamos que uses un periodo como Mes o Semana. A continuación, selecciona los siguientes atributos: Tipo de seguro médico y Centro de trabajo. Selecciona también el tipo de ausencia correspondiente en Conjuntos: Tipos de ausencia (6 columnas) para mostrar el atributo Estado del certificado.
   2. En Configurar las condiciones, filtra los empleados que se encuentran en Alemania y que tienen un seguro público a través del Centro de trabajo y el atributo Tipo de seguro.
   3. Haz clic en Crear informe para generar el informe y ver todos los empleados con un estado de certificado Pendiente. Para esos empleados tienes que solicitar un certificado electrónico de enfermedad.
3. Haz clic en Exportar para exportar el informe personalizado y descargarlo en tu ordenador.
4. Reenvía el informe personalizado a tu asesor fiscal.
5. A continuación, el asesor fiscal solicitará los certificados electrónicos de enfermedad de los empleados correspondientes.
6. Después de un tiempo, tu asesor fiscal recibirá un correo electrónico de sv.net o su herramienta de nóminas para informarle de que los certificados electrónicos de enfermedad se han recuperado correctamente.
7. A continuación, tu asesor fiscal puede enviarte los certificados electrónicos de enfermedad para que los subas a la solicitud de ausencia (véase el proceso anterior), o puede hacerlo él mismo si tiene acceso a tu cuenta de Personio.

Recuperación automática del certificado eAU (integración de DATEV activada)

Si eres cliente de Personio en Alemania y has configurado la integración de DATEV, puedes recuperar automáticamente los certificados electrónicos de enfermedad de tu empleado. 

Esto significa que cada vez que se solicite una ausencia por enfermedad, Personio recuperará automáticamente el certificado electrónico (eAU) del seguro médico de los empleados a través de la integración de DATEV y lo guardará en Personio. Se informará al empleado y al gerente de RR. HH. (si se han establecido como responsables de aprobación en el workflow de aprobación) cada vez que se actualice su estado.

Para automatizar totalmente la recuperación del certificado eAU, primero tienes que configurar la recuperación automática de eAU a través de la integración de DATEV.