Este es el paso 5 de 5 del módulo de implementación «Registro de jornada y ausencias».
En este artículo te explicamos cómo configurar el calendario de ausencias de la empresa y asignar los permisos de acceso adecuados.
Nota
Es importante configurar el calendario de ausencias de la empresa antes de crear los roles de empleado. Esto se debe a que más adelante concederás acceso al calendario de forma individual para cada rol definido en Ajustes > Personal > Roles de empleado > Calendarios.
¿Qué ventajas tiene?
Configurar el calendario de ausencias de la empresa te permite:
- Decidir qué ausencias se muestran en el widget «Ausente hoy» en el panel de control. Esto permite que los empleados puedan ver rápidamente quién está ausente y cuándo regresará.
- Mostrar las ausencias de los empleados en el Cronograma de ausencias (consulta la imagen a continuación).
- Garantizar que todos o parte los empleados puedan ver cuándo sus compañeros están ausentes sin mostrar el tipo de ausencia concreto. También puedes configurar los roles para permitir que ciertos empleados, como los supervisores o los superiores, vean el tipo de ausencia en cuestión.
Paso 1: Configurar el calendario de ausencias de la empresa
Para configurar el calendario de ausencias de la empresa, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Calendario de la empresa.
- En Seleccionar los tipos de ausencias, elige los tipos de ausencias que deseas que muestre el calendario marcando las casillas correspondientes.
- Haz clic en Aplicar cambios.
Consejo
Cada vez que crees un nuevo tipo de ausencia, deberás marcar la casilla correspondiente en los ajustes para garantizar que ese tipo de ausencia aparezca en el calendario de ausencias de la empresa.
Paso 2: Configurar los permisos de acceso
Notas
▶ ︎ Los permisos de acceso al calendario se refieren al calendario de la empresa y no a las pestañas de ausencias de los empleados individuales. Los permisos de acceso establecidos aquí pueden anular los permisos de visualización ajustados en los permisos de acceso generales.
▶ Es importante revisar los permisos de acceso al calendario de cada rol para determinar si los empleados que desempeñan dicho rol pueden ver las ausencias de los demás y, de ser así, qué tipos de ausencias.
Una vez configurado el calendario de ausencias, podrás asignar los permisos de acceso. Esto determinará qué empleados pueden ver qué periodos y tipos de ausencias. Para ello, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
- En Roles, selecciona el rol correspondiente y luego haz clic en la pestaña Calendarios a la derecha.
Consejo
Te recomendamos que primero configures el acceso al calendario para el rol «Todos los empleados». Este es el rol más sensible en términos de privacidad, ya que incluye a todos los empleados. - En Calendario de la empresa > Ausencias, puedes definir el nivel de visibilidad que tienen los empleados con un rol determinado en lo que respecta a los periodos de ausencia de sus compañeros en el calendario de ausencias. Por ejemplo, si seleccionas Global, los empleados con este rol pueden ver los periodos de ausencia para todos en la empresa (no verán el tipo de ausencia a menos que lo indiques explícitamente en Tipos de ausencias).
Los niveles de visibilidad son los siguientes:
Nivel de visibilidad Detalles Ninguno Impide el acceso al calendario en cuestión Global Muestra los eventos de todos los empleados Mis subordinados Muestra los eventos de los subordinados directos e indirectos Propio equipo Muestra los eventos dentro del propio equipo Propio departamento Muestra los eventos dentro del propio departamento Oficina propia Muestra los eventos dentro de la propia oficina Subempresa propia Muestra los eventos dentro de la propia subempresa Personalizar Permite crear un filtro específico para empleados - En Tipos de ausencias, verás los tipos de ausencias disponibles visibles para el rol, por ejemplo, vacaciones pagadas, baja por enfermedad, permiso parental, trabajo a distancia, etc. Define el nivel de visibilidad que los empleados con ese rol tienen sobre los diferentes tipos de ausencia.
- Haz clic en Aplicar cambios.
Para obtener más información sobre cómo configurar y administrar el acceso a los calendarios, consulta el artículo del Centro de ayuda Configurar y administrar el acceso al calendario.
Nota
Comprueba que todo esté configurado correctamente en Revisión de la configuración: ausencias antes de continuar con el siguiente paso.