Este artículo explica cómo enviar una solicitud relacionada con el lugar de trabajo a través de Personio Conversations. Si tu empresa utiliza Conversations, esta información será relevante para la mayoría de los empleados, ya que es probable que tarde o temprano todos deban enviar consultas y solicitudes.
Descripción general de Conversations
¿Para qué puedo usar Conversations?
Conversations es una herramienta de Personio para solicitudes relacionadas con el lugar de trabajo. Puedes usar Conversations para enviar una solicitud a los equipos de la empresa que se ocupan de las solicitudes internas de los empleados, como RR. HH., finanzas, lugar de trabajo, departamento informático, etc.
Puedes enviar solicitudes mediante el canal de comunicación que tu empresa haya elegido integrar con Conversations, ya sea Slack o Microsoft Teams. También puedes enviar solicitudes a través del correo electrónico, ya que esta opción está activada por defecto.
Consejos
▶ En Conversations, los miembros de tus equipos de servicio interno que reciben y gestionan solicitudes se denominan expertos. Los empleados que envían solicitudes se denominan solicitantes.
▶ Puedes utilizar formato de texto enriquecido al escribir tu solicitud en Slack, Microsoft Teams o correo electrónico. Esto incluye negrita, cursiva, tachado, listas numeradas y con viñetas, enlaces en línea y emojis. El formato que utilices se reflejará en Conversations y garantizará que tu mensaje conserve su tono y significado.
Ventajas
Conversations te permite:
- Enviar consultas relacionadas con el trabajo de forma rápida y sencilla.
- Comunicarte utilizando los canales con los que estés más familiarizado.
- Recibe respuestas automáticas al instante o escoge contactar a un experto.
- Dirigir tus solicitudes a los equipos más pertinentes.
- Hacer un seguimiento del progreso de las solicitudes.
- Recibir respuestas de manera centralizada.
Ajustes de idioma
El idioma del chatbot Conversations en Slack y Microsoft Teams se basa en tus preferencias personales de idioma en Personio (puedes definir tus preferencias de idioma en Personio a través de tu configuración personal). Por ejemplo, si usas Slack en inglés pero Personio en español, el chatbot responderá en español.
Formatos admitidos
Personio Conversations admite todos los formatos de datos.
Si un empleado experimenta problemas al enviar tipos de archivos específicos a través de Outlook, esto no es un problema con Conversations, sino con Outlook.
Canales de comunicación
Slack
Existen tres formas de enviar una solicitud a través de Slack:
- Mediante la aplicación Conversations
- Por medio de un canal vinculado a Conversations
- Creando una solicitud a partir de un mensaje ya existente
1. La aplicación de Conversations
Consejo
En Slack, si no ves la aplicación Conversations en la sección «Aplicaciones» de la barra lateral izquierda, haz clic en el icono del signo más, busca Personio Conversations y agrégala.
Esta es la mejor opción para enviar solicitudes privadas. La conversación será únicamente entre tú y el experto o expertos asignados a la solicitud. Para enviar una solicitud mediante la aplicación Conversations, sigue estos pasos:
- Abre tu espacio de trabajo en Slack, ve a Aplicaciones en la parte inferior de la barra lateral izquierda y haz clic en Personio Conversations.
- Escribe tu solicitud en la barra de mensaje y haz clic en Intro.
- Aparecerá un cuadro de diálogo automatizado. Selecciona el equipo correspondiente utilizando el menú desplegable. Recuerda que debes seleccionar un equipo para poder enviar la solicitud.
- Haz clic en Enviar solicitud.
Una vez enviada la solicitud, se creará un nuevo hilo en Slack. Aquí es donde puedes añadir información adicional y también donde recibirás las respuestas relacionadas con la solicitud. Puedes acceder al hilo desplazándote a «Aplicaciones» en la parte inferior de la barra lateral izquierda y haciendo clic en «Personio Conversations».
2. Un canal público vinculado a Conversations
Notas
▶︎ Las solicitudes enviadas a través de canales públicos son visibles para otros miembros de ese canal. No recomendamos enviar solicitudes privadas o confidenciales a través de un canal público.
▶︎ El experto puede decidir si desea enviar una respuesta pública al canal o de forma privada al solicitante. Si responde a la solicitud de forma privada, el solicitante recibirá la respuesta en su aplicación de Conversations.
Si tus equipos de servicios internos han vinculado determinados canales de Slack con Conversations, puedes enviar solicitudes a través de estos canales vinculados. Por ejemplo, tu equipo del departamento informático podría tener un canal llamado # solicitudes-departamento-informático vinculado con Conversations. La ventaja de este método es que permite que los canales vinculados tengan el equipo más adecuado ya preseleccionado a la hora de enviar una solicitud.
Para enviar una solicitud a través de un canal público, sigue estos pasos:
- Etiqueta la aplicación @Personio Conversations e introduce tu solicitud.
- Aparecerá un diálogo automatizado con el equipo sugerido preseleccionado. También tienes la opción de editar los detalles de la solicitud o de seleccionar otro equipo. Recuerda que debes seleccionar un equipo para poder enviar la solicitud.
- Haz clic en Enviar solicitud.
Aparecerá una confirmación dentro del hilo público pero recibirás la respuesta a tu solicitud dentro de tu propia aplicación Conversaciones. 3. Crear una solicitud a partir de un mensaje existente
Consejo
De forma predeterminada, puedes crear una solicitud a partir de un mensaje existente en cualquier canal de Slack. No es necesario que el canal esté vinculado con la app Conversaciones.
Puedes crear una solicitud a partir de un mensaje ya existente dentro de un canal de Slack o añadir dicho mensaje a una solicitud previa. Puede tratarse tanto de un mensaje que tú hayas publicado en un canal como de uno publicado por un compañero.
Para crear una solicitud a partir de un mensaje ya existente, haz clic en el icono de los tres puntos a la derecha del mensaje y selecciona «Crear solicitud».
Aparecerá una confirmación en el hilo público, pero recibirás la respuesta a la solicitud en tu aplicación de Conversations.
Microsoft Teams
Hay dos formas de crear solicitudes con Microsoft Teams:
1. La aplicación de Conversations
Nota
Microsoft Teams no tiene hilos. Una vez que la solicitud se ha enviado correctamente, la tarjeta de solicitud proporcionará un campo para comentarios.
Esta es la mejor opción para enviar solicitudes privadas. La conversación será únicamente entre tú y el experto o expertos asignados a la solicitud. Para enviar una solicitud mediante la aplicación Conversations, sigue estos pasos:
- En Microsoft Teams, desplázate hasta el icono de los tres puntos de la barra lateral izquierda y haz clic en la aplicación Personio Conversations.
- En la ventana de chat, escribe tu mensaje. Esto inicia tu solicitud.
- Consejo: Si la aplicación está anclada, haz clic en Chat > Personio Conversations.
- En la tarjeta de solicitud que aparece, haz clic en Seleccionar una opción y elige el equipo que corresponda del menú desplegable.
- Pulsa en Guardar.
Una vez enviada la solicitud, la tarjeta se actualizará para mostrar el equipo, la persona asignada y el estado de la solicitud. También puedes hacer lo siguiente:
- Haz clic en Añadir comentario para agregar detalles adicionales a la solicitud o enviar una respuesta.
- Haz clic en Ver en la web para abrir el historial de la solicitud y ver su progreso.
2. Un canal público vinculado a Conversations
Notas
▶︎ Esta opción solo está disponible si la empresa ha configurado una política global (predeterminada para toda la organización).
▶︎ Las solicitudes enviadas a través de canales públicos son visibles para otros miembros de ese canal. No recomendamos enviar solicitudes privadas o sensibles a través de un canal público.
Para enviar una solicitud a través de un canal público, sigue estos pasos:
- En el canal correspondiente, haz clic en Nueva conversación.
- Etiqueta la aplicación @Personio Conversations e introduce el mensaje que quieras. Aparecerá una ventana emergente solicitándote que proporciones más información.
- Ve a la aplicación Personio Conversations o a la ventana del Chat .
- En la tarjeta de solicitud, haz clic en Seleccionar una opción y elige el equipo que corresponda del menú desplegable.
- Pulsa en Guardar.
Una vez enviada la solicitud, la tarjeta se actualizará para mostrar el equipo, la persona asignada y el estado de la solicitud. También puedes hacer lo siguiente:
- Haz clic en Añadir comentario para agregar detalles adicionales a la solicitud o enviar una respuesta.
- Haz clic en Ver en la web para abrir el historial de la solicitud y ver su progreso.
Correo electrónico
Notas
▶ ︎ Todos los equipos de la empresa que utilicen Conversations tendrán una dirección de correo electrónico única con el formato <equipo>@<empresa>.c.personio.de. Por ejemplo: finanzas@acme.c.personio.de.
▶︎ Sin embargo, si la empresa ya utiliza una dirección de correo electrónico para la comunicación con los empleados, es posible que los equipos hayan configurado el reenvío de los correos electrónicos, en cuyo caso podrás utilizar la dirección de correo electrónico existente.
Puedes enviar una solicitud por correo electrónico a la dirección exclusiva del equipo correspondiente.
Una vez enviada la solicitud, recibirás un correo electrónico automático de confirmación. Todas las respuestas aparecerán en el hilo. El correo electrónico de confirmación también contiene un enlace al historial de la solicitud, donde podrás hacer un seguimiento del progreso. Los usuarios que no tengan una cuenta de Personio no pueden acceder a los tickets de Conversations vinculados en los correos electrónicos ni a Slack. Solo pueden enviar y recibir mensajes a través del correo electrónico o Slack.
AI-Powered Answers
Si tu organización utiliza la funcionalidad Respuestas impulsadas por IA y si tu pregunta se hace con frecuencia, es posible que recibas una respuesta automática a tu solicitud. Recibirás hasta tres respuestas sugeridas a través de nuestro chatbot con tecnología de IA, dentro del canal que utilizaste para enviar la solicitud (Slack, Microsoft Teams o correo electrónico). Esta función te ahorra tiempo al brindarte respuestas instantáneas sin la necesidad de involucrar a un experto.
Puedes escoger:
- Aceptar la sugerencia haciendo clic en el botón Esto lo soluciona .
- Rechazar la sugerencia haciendo clic en el botón Nada es relevante o en el botón Necesito ayuda de un experto . Al hacer clic en la segunda opción, se creará una solicitud de forma normal y se asignará a un experto.
Consejo
Es importante hacer clic en el botón correspondiente. Esto entrena el algoritmo para proporcionar mejores sugerencias y una mejor experiencia para los solicitantes.