En Personio, puedes configurar categorías de documentos según las necesidades de tu empresa, para garantizar que los documentos y registros almacenados en los perfiles de tus empleados estén organizados. También puedes crear y almacenar plantillas con marcadores de posición, lo que te permitirá crear documentos personalizados para los empleados en función de la información almacenada en sus perfiles de Personio.
Categorías de documentos
Requisitos previos
Para crear y editar categorías de documentos en Personio, asegúrate de tener lo siguiente:
- El plan Core. Para obtener estas funciones, mejora tu plan o comunícate con tu gerente de cuenta.
- Permisos de acceso a Documentos y Configuración de Cuenta - Documentos.
Crear una categoría de documento
Para crear una nueva categoría de documento, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Haz clic en la pestaña Categorías.
- En el campo Nueva categoría de documento, escribe el nombre de tu nueva categoría de documento y haz clic en +Agregar.
La categoría aparece en la lista de categorías de documentos. Puedes guardar plantillas de documentos en una categoría en el área de ajustes o seleccionar la categoría al subir documentos en el perfil de un empleado.
Nota:
Debes otorgar a los usuarios necesarios los permisos de acceso a cualquier categoría nueva que crees. Ve a Ajustes > Personas > Roles de empleados > Documentos.
Editar o eliminar una categoría de documento
Solo se pueden renombrar o eliminar las categorías personalizadas. Las categorías sin un icono de papelera junto a su nombre están predefinidas y vinculadas a los procesos internos de Personio, y no se pueden eliminar ni cambiar de nombre. Para editar o eliminar una categoría de documento personalizada, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Haz clic en la pestaña Categorías.
- Selecciona la categoría para editar o eliminar.
- Para cambiar el nombre de la categoría: haz clic en (Editar), ingresa el nuevo nombre y luego haz clic en Enviar.
- Para eliminar la categoría: haz clic en el icono de la papelera a la derecha y haz clic en Eliminar para confirmar.
Cambiar la posición de una categoría en la lista de categorías
Para cambiar la posición en la que aparece una categoría de documento en la lista de categorías, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Haz clic en la pestaña Categorías.
- Selecciona la categoría y luego haz clic en Editar.
- Junto a Orden de clasificación, ingresa un número relacionado con la posición en la que debe aparecer la categoría en la lista. Cuanto menor sea el número, más arriba aparecerá en la lista.
- Haz clic en Enviar para guardar los cambios.
Consejo
Las categorías de documentos para documentos de candidatos están predefinidas por el sistema. Utiliza los roles de reclutamiento para definir los permisos de acceso de manera más específica.
Plantillas de documentos
Requisitos previos
Para gestionar plantillas de documentos en Personio, asegúrate de tener lo siguiente:
- El plan Core. Para obtener estas funciones, mejora tu plan o comunícate con tu gerente de cuenta.
- Permisos de acceso a Documentos y Configuración de Cuenta - Documentos.
Crear una plantilla de documento
Al crear plantillas de documentos y almacenarlas en Personio, puedes crear documentos específicos de los empleados de manera más eficiente. Para crear tu propia plantilla de documento, sigue estos pasos:
- Crea un documento en Microsoft Word u OpenOffice para que sirva como plantilla base.
- Utilizando una fuente compatible, formatea el documento e incluye todos los elementos de texto necesarios.
- Agrega diferentes marcadores de posición y variables al documento, que se completarán automáticamente al usar la plantilla.
- Inserta marcadores de posición vinculados a atributos del sistema para personalizar documentos con la información del empleado correspondiente guardada en Personio, como su nombre, dirección o fecha de nacimiento. Utiliza dos corchetes, por ejemplo: "{{last_name}}".
- Incluye variables de género (femenino, masculino, diverso e indefinido) para documentos gramaticalmente correctos y específicos de género.
- Añade variables de formato de fecha para definir cómo aparecen las fechas en el documento. Por ejemplo, la fecha “20.11.2020” se puede cambiar a "viernes 20 de noviembre de 2020".
- Incluye bloques de texto para almacenar varias opciones de texto en la plantilla. Se usan normalmente en evaluaciones, donde el texto debe diferir según la calificación. Por ejemplo, escoge entre “Tiene conocimientos especializados excepcionales” y “Tiene conocimientos especializados satisfactorios”.
- Inserta marcadores de posición de firma electrónica en plantillas que requieran firmas, como contratos.
- Guarda el archivo de texto finalizado en formato .docx, .dotx, .odt, u .ott .
- Sube la plantilla a Personio.
Encuentra prácticas recomendadas y plantillas prediseñadas que puedes descargar en nuestro artículo sobre plantillas de documentos de muestra o crear las tuyas.
Editar o eliminar una plantilla de documento
Editar el título, el idioma o la categoría de la plantilla
Para editar los detalles de una plantilla de documento en Personio, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Selecciona la plantilla que deseas editar de la lista Plantillas.
- Junto a Vista previa, haz clic en (Editar) para cambiar el título, el idioma de la plantilla o la categoría, luego haz clic en Enviar.
Editar el archivo de plantilla original
Para editar el archivo original de una plantilla de documento, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Selecciona la plantilla que deseas editar de la lista.
- Haz clic en Descargar para descargar el archivo original. Abre el archivo en un software de procesamiento de textos y realiza cambios en el documento.
- Guarda el archivo de texto en formato .docx, .dotx, .odt, u .ott y vuelve a subir la plantilla a Personio.
- Elimina la plantilla antigua de Personio si ya no es relevante.
Eliminar una plantilla de documento
Para eliminar una plantilla de documento, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Personas > Documentos.
- Selecciona la plantilla que deseas eliminar de la lista.
- Haz clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha encima de la vista previa de la plantilla. Haz clic en Eliminar para confirmar la eliminación permanente.
La plantilla de documento desaparece de la lista de plantillas y ya no aparece como una opción en la experiencia de creación. Todos los documentos creados previamente utilizando la plantilla permanecen en el perfil del empleado y deben eliminarse manualmente.
Guardar y asignar una plantilla de documento a una categoría
Una vez que hayas creado una plantilla de documento, guárdala en Personio y asígnala a una categoría de documento específica. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Documentos > Plantillas.
- En la parte inferior de la lista de plantillas, haz clic en Agregar plantilla.
- Escoge la categoría a la que deseas asignar la plantilla e ingresa un nombre.
- Selecciona el idioma de la plantilla. El idioma que selecciones para una plantilla afecta el formato de las fechas. Consulta este artículo para obtener más información sobre el formato de fecha.
- Sube el archivo de plantilla del documento. Asegúrate de que sea el formato correcto, Microsoft Word (.docx/.dotx) u OpenOffice (.dt/.ott).
- Haz clic en Subir para completar el proceso.
Tras subir una plantilla, selecciónala de la lista de plantillas para obtener una vista previa. Guarda una copia haciendo clic en el botón Descargar. Sólo las fuentes de Google se muestran correctamente en la vista previa del documento. Consulta Añadir documentos a un perfil de empleado sobre cómo crear documentos de empleado usando plantillas.
Consejo
Si deseas que las plantillas de contratos de trabajo se muestren automáticamente en la sección Reclutamiento cuando creas una oferta de trabajo, cárgalas en la categoría del sistema Contratos de trabajo.
Más información
Fuentes admitidas
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Próximos pasos
Consulta Añadir documentos a un perfil de empleado para crear documentos en el perfil de un empleado usando plantillas, o sube y guarda un documento ya creado en la categoría adecuada.