En este artículo veremos cómo organizar y dar prioridad a las solicitudes en Personio Conversations, cómo gestionar las notificaciones y cómo configurar estados de solicitud personalizados.
Organizar y priorizar las solicitudes
Conversations te ofrece funciones avanzadas en la organización y priorización de solicitudes.
Para acceder a las solicitudes de los empleados, haz clic en Conversations en la barra de navegación principal de Personio. Conversations se abrirá en una nueva ventana. Ir a Trabajo > Solicitudes. Puedes usar la barra lateral izquierda para obtener una visión general de todas las solicitudes, las solicitudes sin asignar y las que se te hayan asignado.
Cada equipo tendrá su propia vista del panel de control en función de las solicitudes que se le hayan asignado.
Puedes hacer lo siguiente:
- Asignar las solicitudes a expertos concretos y reasignar las solicitudes a otros equipos.
- Filtrar y ordenar las solicitudes según diferentes criterios como la prioridad, la categoría, el estado de progreso y la fecha límite.
- Personalizar la manera en que se presentan las solicitudes, por ejemplo, en un tablero Kanban.
- Guardar tu propia vista personal en función de cómo filtres y ordenes las solicitudes.
- Agrupar las solicitudes relacionadas entre los equipos en proyectos e indicar el estado de progreso de estos proyectos.
Notificaciones
Puedes hacer un seguimiento de las solicitudes de forma más eficiente, asegurándote de que tus notificaciones estén bien configuradas. Gestiona tus notificaciones accediendo a Conversations > Ajustes > Cuenta > Notificaciones.
Desde ahí puedes configurar qué notificaciones recibir y activar las notificaciones del navegador para recibir notificaciones automáticas.
También puedes especificar si quieres recibir notificaciones a través de Slack, Microsoft Teams o por correo electrónico si tienes el navegador cerrado.
Notas
▶︎ Como cada navegador tiene ajustes individuales, deberás seleccionar manualmente cómo se mostrarán las notificaciones.Y lo mismo se aplica a plataformas de comunicación externas como Slack y Microsoft Teams.
▶︎ Las notificaciones se envían cada 30 minutos.Las solicitudes no se enviarán si se han abierto o reasignado durante estos 30 minutos.
Gestionar solicitudes archivadas
Cuando una solicitud archivada recibe una respuesta de seguimiento, el ticket no vuelve automáticamente a tu bandeja de entrada de Solicitudes. Si deseas que la solicitud vuelva a tu bandeja de entrada, debes cambiar el estado.
Gestionar acceso a las solicitudes
Cuando asignes una solicitud a otro equipo, ya no tendrás acceso a ese ticket. Si deseas ver las entradas de otros equipos, puedes seguir uno de los siguientes pasos:
- Solicitar que se añada en CC para mantener la solicitud en tu bandeja de entrada
- Usar la función @
- Pedirle al equipo que mueva de vuelta la solicitud
Elementos de acción en Personio
Recibirás los elementos de acción en tu cuenta de Personio en relación con las solicitudes en Conversations. Estos se mostrarán en el panel de control (debajo de Tareas) y en la bandeja de entrada. Esto te proporciona una visión global de todas las tareas directamente en Personio y reduce la necesidad de estar cambiando continuamente entre Conversations y Personio.
Nota
Además de las notificaciones existentes que hayas configurado por correo electrónico, Slack o Microsoft Teams, se mostrarán las notificaciones del panel de control y de la bandeja de entrada.
La siguiente tabla muestra el tipo de elementos de acción que son visibles en Personio, en función del rol del usuario.
| Rol | Elemento de acción en Personio | Acción necesaria |
| Expertos | Solicitudes pendientes de aprobación | Abrir la página de aprobación en una pestaña nueva. |
| Menciones de otros expertos | Abrir los detalles de la solicitud en Conversations en una pestaña nueva. | |
| Notificaciones sobre las nuevas solicitudes creadas y las solicitudes que se te han asignado. (Nota: Recibirás estas notificaciones en lote y no para solicitudes individuales). | Abrir los detalles de la solicitud en Conversations en una pestaña nueva. | |
|
Notificaciones sobre solicitudes que se han actualizado |
Abrir los detalles de la solicitud en Conversations en una pestaña nueva. | |
| Solicitantes y otros empleados | Formularios pendientes | Abrir la página de envío de formularios en una pestaña nueva. |
|
Solicitudes pendientes de aprobación |
Abrir la página de aprobación en una pestaña nueva. |
Cada elemento de acción del panel de control y la bandeja de entrada de Personio mostrará el nombre y el avatar de la persona que inició la acción. Por ejemplo, en el caso de una solicitud de aprobación, verás el nombre y el avatar de la persona que solicita la aprobación.
Personalizar los estados de las solicitudes.
Puedes crear estados de solicitud personalizados para equipos concretos. Así podrás ofrecer más contexto sobre la etapa en que se encuentra una solicitud y también crear estados que se adapten a los procesos exclusivos de cada equipo. Por ejemplo, un equipo que tenga la responsabilidad de pedir suministros de oficina podría tener un estado personalizado con el nombre «Pendiente de recepción» y un equipo responsable de otorgar horas extras podría tener un estado personalizado llamado «Pendiente de aprobación».
Hay cuatro pasos en el ciclo de vida de una solicitud, cada uno de ellos con un estado predeterminado que no se puede editar ni eliminar. La tabla siguiente muestra los cuatro pasos con su estado predeterminado correspondiente, así como un ejemplo de un estado personalizado para cada paso.
| Paso | Propiedades del paso | Estado predeterminado (no se puede eliminar ni editar) | Ejemplo de un estado personalizado |
| No iniciado | - | Tareas pendientes | «Aplazar hasta el T2» |
| Iniciado | Si tienes un ANS en vigor, la cuenta atrás se inicia cuando una solicitud alcanza este paso. | En curso | «En revisión» |
| En espera | Todos los estados en el paso «En espera» detienen la cuenta atrás del objetivo «Tiempo de resolución» del ANS. | Esperando | «Pendiente de recepción» |
| Hecho |
Todos los estados del paso «Completada» hacen que la solicitud se traslade al archivo. El empleado recibe una notificación únicamente cuando la solicitud alcanza el estado predeterminado «Resuelta». |
Resuelta | «Elemento recibido» |
Crear un estado de solicitud personalizado
Para crear un estado de solicitud personalizado, sigue estos pasos:
- En Conversations, ve a Ajustes > Ajustes del equipo > Estado de solicitud.
Nota
Si eres miembro de varios equipos, comprueba que has seleccionado el equipo correcto. Para alternar entre equipos, haz clic en el nombre del equipo en la parte superior de la página Estados de solicitud. - Haz clic en +Añadir estado de solicitud en la parte inferior de la página.
- Elige un nombre para el estado personalizado, selecciona el paso correspondiente en el menú desplegable y selecciona un color.
- Haz clic en Añadir estado.
Notas
▶︎ Puedes eliminar un estado personalizado, pero solo si no tiene solicitudes activas asignadas. Esto no incluye las solicitudes archivadas.
▶︎ Si mueves una solicitud a otro equipo, se le asignará el estado predeterminado dentro del mismo paso.
La funcionalidad de tareas
Nota
Las tareas son visibles para todos los expertos del equipo al que se asigna la solicitud. Cualquier miembro del equipo podrá marcar la tarea como completada.
Si una solicitud implica varias tareas, puedes usar la funcionalidad de tareas para asegurarte de que todos los elementos se accionen según corresponda.
Para agregar una tarea a una solicitud, sigue estos pasos:
- Abre la solicitud correspondiente en Conversaciones.
- Haz clic en el icono del rayo
en la parte superior de la página de solicitud.
- En el cuadro de diálogo que aparece, ingresa las instrucciones para la tarea.
- Haz clic en Añadir.
Para resolver una tarea, ve a la barra azul en la parte superior de la solicitud y haz clic en Hecho.
¿Dónde aparecen las tareas?
- Las tareas pendientes aparecen como una barra azul en la parte superior de la solicitud.
- Las tareas resueltas aparecen como una tarjeta azul en el cuerpo de la solicitud. Estas no son visibles para el solicitante.
- En la descripción general de Solicitudes, las solicitudes que tienen una tarea pendiente mostrarán un botón amarillo Acción necesaria .
Más información
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