Conversations está disponible para los clientes de todos los planes de Personio. Para agregar Conversations a tu plan, ponte en contacto con tu gestor de crecimiento. Algunas funcionalidades, incluidas la personalización, los ANS y ciertas funciones de análisis, solo están disponibles para los clientes del paquete Premium.
Este artículo ofrece una visión general de los siguientes temas:
¿Qué es Personio Conversations?
Conversations es una herramienta de Personio de solicitudes sobre el trabajo que proporciona a tus equipos de asistencia internos un lugar centralizado en el que gestionar las solicitudes de los empleados.
Conversations está diseñado para agilizar y automatizar el proceso interno de asistencia, lo que permite a tu empresa gestionar las solicitudes a escala y ofrecer una experiencia positiva a los empleados.
Para acceder a Conversations, ve a la barra de navegación principal de Personio. Conversations se abrirá en una nueva ventana.
¿En qué consiste?
Consejo: En Conversations, los empleados que envían solicitudes se denominan solicitantes. Los miembros de tus equipos internos de asistencia que reciben y administran solicitudes se llaman expertos. Obtén información sobre cómo administrar usuarios aquí.
Conversations se integra en Slack y Microsoft Teams. Esto significa que tus empleados pueden enviar todas sus solicitudes sobre el trabajo —ya sea una pregunta sobre nóminas, los equipos de TI, el proceso de onboarding o los viajes— a través de los canales de comunicación con los que están más familiarizados. Estas solicitudes se transfieren a Conversations, donde los expertos de tus equipos internos de asistencia las reciben y las atienden. El correo electrónico está habilitado por defecto, por lo que las solicitudes a direcciones específicas se envían automáticamente a Conversations.
Hay muchas maneras de crear las solicitudes y responder a ellas, así como funcionalidades para organizar y priorizar las solicitudes.
¿Para qué puedo usar Conversations?
Administrar solicitudes y responder a ellas
Una de las funciones clave de Conversations es la capacidad avanzada de organizar todas las solicitudes de tus empleados en un solo lugar. Esto te permite priorizar, rastrear y responder a las solicitudes de los empleados desde una plataforma central para que nunca se pierda una solicitud y puedas registrar fácilmente la información.
Puedes acceder a todas las solicitudes en la pestaña Solicitudes del panel de control de Conversations. Es posible asignar solicitudes a diferentes expertos y equipos, filtrar solicitudes según diferentes criterios y personalizar la presentación de las solicitudes.
También hay una serie de funciones de comunicación que puedes usar al responder a las solicitudes, como las notas internas, las aprobaciones, los formularios y las respuestas guardadas. Estas funciones te permiten ahorrar tiempo procesando solicitudes de forma rápida y eficiente. También te permiten colaborar más eficazmente con otras partes interesadas involucradas en una solicitud.
Para obtener información general sobre cómo administrar las solicitudes y responder a ellas, consulta el artículo Administrar solicitudes en Conversations.
Proyectos
La función Proyectos te permite crear proyectos en los que pueden colaborar diferentes equipos. Esto es especialmente útil para las tareas que implican a muchos equipos de la empresa. Por ejemplo, al organizar un evento para fomentar el espíritu de grupo, el equipo de jefes de personal debe reservar un espacio y organizar el catering, el equipo de finanzas debe aprobar un presupuesto, etc.
Los proyectos deben asignarse a un equipo, que suele ser aquel con mayor propiedad sobre ellos. Por ejemplo, un proyecto llamado «Evento para fomentar el espíritu de grupo» podría asignarse al equipo de RR. HH. de tu empresa. El equipo asignado puede acceder a la vista del proyecto y ver todas las solicitudes de este, incluido quién está trabajando en la solicitud y el estado. Sin embargo, no pueden ver las conversations incluidas en las solicitudes del otro equipo.
Los empleados con el rol de experto pueden:
- crear un nuevo proyecto,
- asignar el proyecto a un equipo o solicitar que se reasigne,
- crear nuevas solicitudes directamente en el proyecto, y
- añadir solicitudes existentes al proyecto.
Contacto directo
En la pestaña Contacto directo, puedes iniciar una nueva solicitud con una persona o grupo de personas específico. Cualquiera puede ser destinatario, tanto usuarios internos como externos. Las respuestas se almacenan como solicitudes.
La función Contacto directo es particularmente útil si necesitas iniciar una conversación o hacer una consulta a un empleado, un grupo de empleados o un colaborador externo.
Colaboración externa
Cuando mencionas a un colaborador externo en una solicitud, se le notifica por correo electrónico. Su respuesta se añade como una nota interna dentro de la solicitud y el solicitante no puede verla.
Ocasionalmente, es posible que tengas que involucrar a colaboradores externos en una solicitud existente. Por ejemplo, puedes estar recurriendo a un proveedor de servicios externo para asuntos financieros y necesitar su aportación en una solicitud de nómina. Para estas situaciones, puedes usar la funcionalidad de colaboración externa en Conversations.
Puedes hacer que los colaboradores externos participen en las solicitudes escribiendo más «+» seguido de su dirección de correo electrónico. Esto se hace normalmente como una nota interna y el solicitante no puede verla. También puedes incluir a un colaborador externo en una respuesta normal, pero en este caso el solicitante puede ver que una persona externa está involucrada.
Por defecto, el colaborador externo solo recibe el título y la descripción de la solicitud y tu mensaje. Puedes elegir si quieres reenviar el contexto completo de la solicitud, incluidas todas las respuestas anteriores. No podrán ver el estado de la solicitud ni los metadatos relacionados con esta, ni tendrán acceso al resto de la conversación.
Información del equipo
Puedes ver el análisis específico del equipo en la pestaña Información del equipo. Puedes usar esta área para obtener una visión general de la carga de trabajo y el progreso de tu equipo.
La vista de Información del equipo incluye datos sobre nuevas solicitudes, un resumen de la carga de trabajo actual, un control del estado del equipo, una escala de satisfacción del solicitante y solicitudes que requieren atención.
Análisis
Además de a la información del equipo, en Conversations también tienes acceso a una amplia gama de análisis. La pestaña Análisis te ofrece una visión general del trabajo de tu equipo en Conversations. Esto puede ayudarte a hacer un seguimiento de las solicitudes y a mejorar tus capacidades de generación de informes con respecto a los indicadores clave de rendimiento (KPI).
La página Análisis muestra varios gráficos y cada uno representa una métrica. Estas son:
- Solicitudes creadas
- Solicitudes resueltas
- Hora de la primera respuesta
- Tiempo de resolución
- Incumplimiento del ANS: tiempo de respuesta
- Incumplimiento del ANS: tiempo de resolución
- Satisfacción del solicitante
Puedes usar los filtros de la parte superior de la página Análisis para ver los datos por equipo, categoría de solicitud y asignado. También puedes definir el intervalo de fechas de los datos. Los datos que se muestran en los gráficos siempre se añaden teniendo en cuenta los filtros.
Es posible descargar un archivo CSV con todos los datos, ya sean añadidos o divididos por categoría o por asignado. Puedes hacerlo usando el botón Descargar que se encuentra en la parte superior derecha de la página de Análisis. Esta funcionalidad solo está disponible para los clientes del paquete Premium de Conversations.
Más información
Para obtener más información sobre Personio Conversations, consulta los siguientes artículos.