En este artículo te explicamos cómo crear y enviar formularios en Personio Conversations, y las ventajas que tiene que tus equipos de asistencia interna usen formularios.
¿Qué son los formularios (Forms)?
Los formularios en Conversations te permiten responder a una solicitud con un conjunto predefinido de preguntas. Esto te permite recopilar toda la información necesaria en solo un par de clics.
Después de que un solicitante haya completado un formulario, puedes ver las respuestas desde la solicitud y descargarlas como un archivo CSV.
La funcionalidad de formularios es especialmente útil para gestionar solicitudes que requieran la misma información inicial cada vez, por ejemplo, solicitudes sobre actualizaciones de hardware, asistencia a eventos, etc.
Cómo crear un formulario
Consejo
Al crear un nuevo formulario, este se asignará automáticamente al equipo del que eres miembro. Si eres miembro de varios equipos, se asignará al equipo que hayas seleccionado en ese momento.
Hay dos maneras de crear nuevos formularios: desde una solicitud y desde la página Formularios.
1. Desde una solicitud
Para crear un formulario desde una solicitud, sigue estos pasos:
- Haz clic en el botón Responder a la izquierda de la barra de mensajes y selecciona Formulario en el menú desplegable.
- En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona + Crear formulario para crear un nuevo formulario.
- Elige un nombre para tu formulario, añade un mensaje de introducción y añade las preguntas. Estos pasos se describen de forma más detallada en las secciones siguientes.
- Cuando hayas añadido las preguntas, haz clic en Hecho.
2. Desde la página Formularios
Para crear un formulario desde la página Formularios, sigue estos pasos:
- Ve a Administrar > Formularios.
- En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona + Crear formulario para crear un nuevo formulario.
- Elige un nombre para tu formulario, añade un mensaje de introducción y añade las preguntas. Estos pasos se describen de forma más detallada en las secciones siguientes.
- Cuando hayas añadido las preguntas, haz clic en Hecho.
Tanto si estás creando un formulario para usarlo inmediatamente como si estás preparándolo para más adelante, hay tres pasos principales en el proceso: elegir un nombre, preparar un mensaje de introducción y, por último, añadir las preguntas.
Elegir un nombre
Primero debes elegir el nombre del formulario. Ten en cuenta que los empleados podrán ver el nombre, así que elige uno que tenga sentido.
Mensaje de introducción
El mensaje de introducción sirve como vista previa del mensaje que se envía al solicitante por correo electrónico, Slack o Microsoft Teams.
Puedes usar este campo para explicar el tema del formulario, y para resaltar cualquier información o documento que el solicitante tenga que proporcionar.
Este campo (así como los títulos de las preguntas) solo admite texto plano. No obstante, podrás añadir saltos de línea pulsando Mayús + Intro.
Tipos de preguntas
Por último, solo queda añadir las preguntas. Puedes añadir todas las preguntas que quieras, pero te recomendamos limitarlas a siete o menos. Puedes indicar si una pregunta es obligatoria marcando la casilla «Obligatorio».
Puedes seleccionar entre varios tipos de pregunta según lo que necesites. Estos son:
- Texto corto
- Texto largo
- Correo electrónico
- URL
- Número
- Fecha
- Desplegable
- Archivo adjunto
Cómo enviar un formulario
Una vez que hayas creado un formulario, podrás incluirlo en las respuestas a los solicitantes. Los formularios se envían como respuestas ordinarias al canal que elija el solicitante (correo electrónico, Slack o Microsoft Teams). La respuesta incluye el mensaje de introducción y un enlace a una versión en línea del formulario.
Consejo
El solicitante también recibirá una notificación sobre el formulario en su cuenta de Personio. Esta se mostrará en su panel de control (en Tareas) y en su bandeja de entrada. La notificación incluirá el nombre del experto que tramita la solicitud, el título de la solicitud, un enlace a la solicitud original y un enlace para rellenar el formulario directamente.
Para enviar un formulario, sigue estos pasos.
- Ve a la barra de mensajes al final de la solicitud.
- Haz clic en Responder > Formulario.
- Selecciona el formulario que deseas enviar.
Consejo: Antes de seleccionar un formulario puedes hacer clic en Vista previa para ver qué preguntas contiene. - La barra de mensaje se rellenará automáticamente con el mensaje de introducción, que podrás ajustar si fuera necesario.
- Haz clic en Enviar respuesta.
Administrar las respuestas del formulario
Cuando el solicitante haya enviado sus respuestas, recibirás una respuesta automática en la solicitud en la que se le indicará que el solicitante ha completado el formulario. Aquí también podrás previsualizar las respuestas y descargarlas como un archivo CSV.
Si has enviado el formulario a varios empleados, puedes descargar las respuestas en bloque accediendo a Administrar > Formularios y seleccionando Descargar respuestas, a la derecha del formulario correspondiente.
Ventajas de la función Formularios
- Te ahorra tiempo al eliminar la necesidad de intercambiar mensajes constantemente en una conversación.
- Facilita que el solicitante proporcione toda la información pertinente.
- Te permite recopilar y organizar información a gran escala.
Más información
Puedes encontrar más información sobre Personio Conversations en los siguientes artículos.