En este artículo te mostramos cómo gestionar un ciclo de evaluación a través del creador de ciclos de evaluación del desempeño de Personio.
Recomendación Para saber más sobre la gestión del desempeño y sobre cómo puede ayudar a retener a los empleados, consulta el Attraction Plus Whitepaper y la Guía de gestión del desempeño.
Ver y editar ciclos
Acceder a ciclos
Tus permisos de acceso determinan qué ciclos puedes ver y administrar. Para obtener más información, consulta Ver y editar acceso en el área Desempeño y desarrollo.
Para acceder a una descripción general de todos los ciclos de evaluación y ver su estado, ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos.
Los estados de ciclo posibles son:
-
- Borrador: el ciclo de evaluación todavía no se ha lanzado y se puede editar.
- Programado: el ciclo está programado y la primera actividad aún no ha comenzado.
- En vivo: el ciclo de evaluación se ha lanzado y actualmente está en curso.
- Cerrado: el ciclo de evaluación se ha completado y cerrado.
Ver detalles de un ciclo específico
Para ver los detalles de un ciclo de evaluación específico, ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente. A continuación, accederás a una tabla con información sobre los tipos de evaluación y sus respectivos estados.
Nota Los supervisores solo podrán ver a sus subordinados directos y el estado de sus evaluaciones.También podrán ir a la Vista general del desempeño de sus subordinados directos y solicitar el feedback de otros compañeros utilizando el botón de los tres puntos que se encuentra a la derecha.
Estos son los estados que puede tener una evaluación:
- Sin asignar: la evaluación no tiene ningún evaluador asignado (compañero o superior).
- No iniciada: no se ha completado el formulario de feedback adjunto a la evaluación.
- En proceso: el formulario de feedback se ha guardado como borrador, pero el contenido no se ha enviado todavía.
- Enviado: el evaluador ha enviado su feedback.
- Uso compartido permitido: el empleado que gestiona el ciclo ha activado la opción de compartir la evaluación con el destinatario. Este estado se aplica solo a las evaluaciones por parte de un superior enviadas.
- Compartido: la evaluación se ha compartido con el destinatario (en el caso de una evaluación por parte de un superior) o con el supervisor (en el caso de una autoevaluación).
- No aplicable: para las evaluaciones por parte de un superior, en las que no se ha asignado ningún superior.
- Seleccionar evaluador: para las evaluaciones por parte de un compañero, debes seleccionar manualmente al evaluador.
Editar actividades y participantes en un ciclo en vivo
Puedes editar diferentes aspectos de un ciclo en curso. Puedes cambiarle el nombre en cualquier momento y hacer lo siguiente:
Editar actividades
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo correspondiente.
- En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
- En Actividades, puedes editar:
▶︎ La fecha de inicio de la actividad (si la actividad no ha comenzado) y su fecha de finalización.
▶︎ Los recordatorios de actividad.
▶︎ Los ajustes de uso compartido y confidencialidad. Cambiar estos ajustes solo afecta a las evaluaciones que aún no se han enviado.▶︎ La plantilla del formulario de actividad.
Ten en cuenta que solo debes cambiar las plantillas de formulario cuando sea absolutamente necesario. Cuando cambias una plantilla de formulario para una actividad en curso:
- Personio asigna nuevas evaluaciones a los participantes del ciclo utilizando la nueva plantilla.
- Personio guarda el borrador anterior y las evaluaciones enviadas como Descartadas en la página Feedback del evaluador.
- Los evaluadores con evaluaciones preliminares o enviadas reciben una notificación sobre los cambios anteriores.
Editar participantes
Para añadir empleados al ciclo, o para retirarlos de él, sigue estos pasos:
- En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Participantes.
- Cambia las reglas de filtrado según sea necesario para incluir o excluir participantes.
Para utilizar los filtros, necesitas acceso a todos los atributos de empleado correspondientes (“Oficina”, “Departamento”, etc.). Configúralo en Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso. Comprueba que tienes permisos de acceso para todas las secciones del perfil del empleado que contienen los atributos (por ejemplo, información de recursos humanos).
Después de retirar a un empleado del ciclo, se aplica lo siguiente:
- Se eliminan de todas las actividades programadas y en curso.
- Todavía pueden acceder a sus borradores y evaluaciones enviadas, en Desempeño y desarrollo > Feedback. Las evaluaciones enviadas o compartidas seguirán apareciendo en la exportación del ciclo.
- Si el empleado eliminado es el único subordinado directo de su supervisor para un ciclo en curso, el supervisor pierde el acceso al ciclo.
Revisar los cambios en la estructura de la empresa
El creador de ciclos detecta automáticamente los cambios en la estructura de tu empresa que afectan a los participantes del ciclo. Si eres el propietario del ciclo, se te enviará una notificación a tu bandeja de entrada para avisarte de los cambios que debes revisar.
En la vista de detalles del ciclo, en Cambios para evaluar, puedes ver lo siguiente.
Cambios en el estado del empleado
- Consulta los empleados que ahora son admisibles para participar en el ciclo. Puedes decidir agregarlos al ciclo: si es así, solo participan en actividades programadas y en curso. No participan en actividades que han finalizado.
- Ver los empleados que ya no son admisibles para el ciclo. Puedes dejarlos en el ciclo o eliminarlos. Si los eliminas, se aplican las mismas condiciones que al editar participantes.
Cambios en los supervisores de los empleados.
Si un empleado cambia de supervisor, puedes ignorar el cambio y dejar al supervisor anterior en el ciclo. Si, por el contrario, añades al nuevo supervisor al ciclo:
- El nuevo supervisor puede ver los ciclos de sus nuevos subordinados directos en Desempeño y desarrollo > Ciclos.
- El nuevo supervisor puede redactar las evaluaciones por parte de un superior correspondientes y nominar a los empleados para evaluaciones por parte de un compañero y por parte de un subordinado a su superior.
- El antiguo supervisor pierde el acceso al ciclo, pero aún puede acceder a sus borradores y evaluaciones enviadas en Desempeño y desarrollo > Feedback.
Editar evaluaciones
A continuación, te indicamos cuándo se puede editar el contenido de las evaluaciones de un ciclo.
| Estado | Notas |
| Ciclo de evaluación cerrado | Cada vez que se cierra un ciclo de evaluación, las evaluaciones aparecerán como Bloqueadas y ya no se podrá editar su contenido. |
| Evaluaciones guardadas como borrador | Las evaluaciones que se hayan guardado como borrador se podrán editar en cualquier momento. A continuación, te mostramos cómo hacerlo. |
| Evaluaciones enviadas |
|
la evaluación para permitir la edición.Para editar una evaluación que todavía no se ha enviado o que se ha desbloqueado, tendrás que seguir estos pasos:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Feedback.
- En la sección Tareas pendientes, selecciona el feedback correspondiente.
- Realiza las modificaciones necesarias en los campos del formulario. Los cambios que realices se guardarán automáticamente.
Duplicar, cerrar o archivar un ciclo
Duplicar ciclo
Para duplicar un ciclo, sigue estos pasos:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos.
- Haz clic en el icono de tres puntos junto al ciclo correspondiente. Selecciona Duplicar ciclo.
- Escoge el nombre del nuevo ciclo y la fecha de inicio de las primeras actividades. Haz clic en Duplicar.
Personio duplica los participantes y las actividades del ciclo original.
También refleja la posición de las actividades en la línea de tiempo. Por ejemplo, si las evaluaciones por parte de un superior se realizan una semana después de las evaluaciones por parte de un compañero en el ciclo original, el nuevo ciclo sigue el mismo calendario.
Cerrar ciclo
Puedes cerrar un ciclo en cualquier momento:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo correspondiente.
- En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
- Haz clic en Cerrar ciclo. Confirma tu elección.
Después de cerrar el ciclo:
- Se eliminan todas las tareas incompletas para los empleados relacionadas con el ciclo.
- Las evaluaciones en borrador y completadas se guardan, están accesibles y bloqueadas.
- Las evaluaciones en curso se mueven a un estado descartado, pero puedes seguir accediendo a ellas a través de Feedback.
- Ya no es posible reabrir y configurar el ciclo.
Archivar un ciclo
Puedes archivar un ciclo cerrado, lo que oculta todos los datos de evaluación creados como parte del ciclo de empleados y administradores:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos. Haz clic en el ciclo cerrado correspondiente.
- En la vista de detalles del ciclo, haz clic en Editar ciclo.
- Haz clic en Archivar ciclo. Confirma tu elección.
Puedes desarchivar el ciclo en cualquier momento.
Análisis e informes
La pestaña Análisis
La pestaña de análisis muestra todas las calificaciones recibidas por los empleados en las evaluaciones por parte de un superior (a su subordinado). Los supervisores determinan estas calificaciones al responder preguntas de escala en el formulario de evaluación.
La pestaña te proporciona una visión general del desempeño de los empleados dentro de un ciclo. Al filtrar los datos, puedes identificar tendencias positivas y problemas potenciales de un vistazo.
Nota
La pestaña de análisis no muestra resultados si:
▶︎ No hay evaluación por parte de un superior (a su subordinado) en el ciclo.
▶︎ No hay preguntas de escala en el formulario de evaluación por parte de un superior (a su subordinado). Aprende a configurar tipos de preguntas y respuestas en las plantillas del formulario de feedback sobre el desempeño.
▶︎ Ningún supervisor ha enviado una evaluación por parte de un superior (a su subordinado) todavía.
Para ver los datos de un ciclo específico, sigue estos pasos:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos.
- Haz clic en el ciclo correspondiente.
- Selecciona la pestaña Análisis.
- Para filtrar los datos, haz clic en Filtros y aplica los filtros según sea necesario.
- Para escoger cómo visualizar los datos, haz clic en el cuadro debajo de Tipo de gráfico y selecciona Columna o Cuadrícula Caja.
El gráfico de columnas
Con el gráfico Columna se puede ver la distribución de las calificaciones recibidas por los empleados en el ciclo, para una pregunta en particular.
En Selecciona una pregunta, escoge una pregunta de escala de la plantilla de formulario de evaluación por parte de un superior.
Puedes ver de forma rápida la distribución de calificaciones para la pregunta seleccionada.
La cuadrícula Caja
Nota
Si deseas utilizar la cuadrícula Caja, el formulario de evaluación por parte de un superior debe contener al menos dos preguntas de escala.
La cuadrícula Caja muestra la distribución de las calificaciones de los empleados en dos preguntas de escala diferentes.
Puedes escoger una pregunta de escala para el eje horizontal de la cuadrícula y otra pregunta de escala para el eje vertical. Las calificaciones combinadas de ambas preguntas determinan la posición de cada empleado en la red.
Por ejemplo, puedes mostrar calificaciones relacionadas con la actitud en el eje horizontal y calificaciones relacionadas con el desempeño en el vertical:
Los empleados con mejor desempeño aparecen en el lado superior derecho de la cuadrícula, mientras que los empleados con calificaciones más bajas se muestran en el lado inferior izquierdo.
Consejos
▶︎ Para ver qué empleados pertenecen a cada caja de la cuadrícula, haz clic en la burbuja que indica el porcentaje. La lista de participantes debajo de la cuadrícula se actualiza en consecuencia.
▶︎ La cuadrícula Caja es útil para evaluar el desempeño de los empleados y su potencial de crecimiento. Conoce más sobre esta poderosa herramienta.
La pestaña Resumen
La pestaña Resumen proporciona un resumen de los detalles del ciclo. La pestaña muestra:
▶︎ Detalles generales del ciclo:
- La fecha de lanzamiento del ciclo.
-
Compartir configuraciones: indica si activaste la opción de compartir la Evaluación por parte de un superior con los subordinado relevantes.
Consejo Obtén más información sobre las opciones para compartir en Evaluación por parte de un superior.
▶︎ Detalles agregados por tipo de evaluación. Para cada tipo de evaluación en el ciclo, puedes ver:
- La fecha límite de la evaluación.
- Si la evaluación se puede compartir con el subordinado relevante o no (esto se aplica solo a las evaluaciones por parte de un superior).
- La plantilla de formulario seleccionada.
- Cualquier recordatorio próximo.
Exportar todos los datos del ciclo o una sola evaluación
Los datos de evaluación del ciclo de desempeño se pueden descargar en un archivo de Excel. El archivo incluye tanto datos cuantitativos (todas las calificaciones recibidas por los empleados en el ciclo) como datos cualitativos (todas las respuestas a preguntas de texto libre sobre el desempeño del empleado). Puedes usar estos datos para generar informes o compartirlos internamente.
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente.
- En la parte superior derecha, haz clic en
Exportar las evaluaciones de este ciclo.
- Haz clic en Exportar archivo para confirmar que quieres exportar los datos.
Tienes la opción de exportar una sola evaluación a la pestaña Documentos del empleado o descargarla como un archivo PDF:
- Ve a Desempeño y desarrollo > Ciclos y haz clic en el nombre del ciclo de evaluación correspondiente.
- Se abre la página de detalles del ciclo. Junto al empleado correspondiente, haz clic en la reseña compartida o enviada correspondiente.
- Se abre la página de detalles de la revisión. En la parte superior derecha, haz clic en Exportar.
- Elige si deseas exportar la evaluación a la pestaña Documentos del empleado, descargarla como PDF o ambas. Marca las casillas de verificación correspondientes.
- Haz clic en Exportar.
Notas
▶︎ Las evaluaciones que no se hayan compartido con las personas evaluadas no se pueden exportar a su sección Documentos.
▶︎ Las evaluaciones que se hayan compartido de forma confidencial tendrán n/a en el campo del nombre de la persona evaluada del pdf.
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