Cómo gestionar ausencias por horas

 

Personio te permite gestionar las ausencias de los empleados tanto por días como por horas, de forma que puedas ajustarte a la normativa local y a los estándares de tu empresa.

Para ello, deberás seleccionar la unidad de tiempo que corresponda cuando crees un nuevo tipo de ausencia en los ajustes de tu cuenta.

 

¿Qué son las ausencias por horas y en qué se diferencian de las ausencias por días?

Las ausencias por días te permiten registrar únicamente ausencias de día completo o de medio día (opcional).

Las ausencias por horas, por otro lado, te permiten registrar:

  • Ausencias de jornada completa (p. ej., una ausencia de 8 horas en el transcurso del día) que se pueden utilizar para solicitar un día de vacaciones. 
  • Ausencias de varios días (p. ej., una ausencia de 8 horas durante dos días o, dicho de otra manera, una ausencia que comienza a las 13:00 h y termina a las 12:00 h del día siguiente).
  • Ausencias de jornada parcial (p. ej., una ausencia de 2 horas en el transcurso del día), muy útil si el empleado necesita ausentarse unas horas debido a una cita médica o a un asunto urgente.

Recuerda que...
La duración de las ausencias por horas se calcula teniendo en cuenta el horario laboral del empleado durante el período de ausencia. Por ejemplo, si el empleado tiene asignado un horario laboral de 4 horas ese día, al solicitar una ausencia por horas de jornada completa se contabilizarán 4 horas.

 

Cómo

Crear un tipo de ausencia por horas

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  1. Ve a Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Ausencia, introduce un nombre para el nuevo tipo de ausencia por horas y haz clic en el icono Grey.png.
  2. A continuación, selecciona un color de calendario y una categoría.
  3. En la opción Unidad de tiempo, selecciona Horas. Ten en cuenta que una vez creado el tipo de ausencia ya no podrás modificar la unidad de tiempo.
  4. A continuación, determina si los empleados están obligados a subir un certificado cuando soliciten este tipo de ausencia.
  5. Determina también si los empleados que actualmente sustituyen a alguien pueden solicitar este tipo de ausencia.
  6. En la opción Ajustes de validez, define el modo en que se calcula la duración efectiva de las ausencias por horas (si se incluyen o no los fines de semana y los días festivos).
  7. En esta sección, podrás determinar también si el tiempo registrado a través de la pestaña Registro de jornada durante este tipo de ausencia debe considerarse como tiempo de trabajo y, por lo tanto, como horas extras.
  8. Por último, haz clic en Añadir tipo de ausencia para guardar los ajustes.

Consejo:
Una vez creado el tipo de ausencia por horas, los empleados tendrán que tener asignado el permiso Ver para poder consultar sus ausencias en la pestaña Ausencia de su perfil de empleado, y el permiso Proponer para poder solicitarlas.

Además, deberás configurar por separado los permisos de acceso al calendario de empresa para que los empleados puedan ver las ausencias de sus compañeros. Encontrarás más información en este artículo.

 

Crear políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas

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  1. Ve a Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Ausencia y selecciona el tipo de ausencia que has creado en el paso anterior.
  2. Desplázate hacia abajo y haz clic en Crear política de devengo.
  3. En Ajustes generales, introduce un nombre para la política, define si el año de devengo debe comenzar el 1 de enero o en el aniversario de la contratación de los empleados cada año e introduce las ausencias retribuidas anuales en horas.
  4. En Concesión, define si el empleado recibirá las ausencias retribuidas en una sola vez (el 1 de enero o en el aniversario de trabajo del empleado, dependiendo del año de devengo seleccionado en el paso anterior) o mediante pagos mensuales (al principio o al final de cada mes trabajado).
  5. En Comienzo/fin de la relación laboral, selecciona qué regla de prorrateo se aplicará al comienzo del empleo y al final de la relación laboral. 
  6. En Prórroga, define si los empleados podrán transferir los derechos acumulados al año siguiente y, de ser así, cuántas horas y hasta qué fecha límite.
  7. En Reglas basadas en la antigüedad, define si las ausencias retribuidas anuales del empleado deben aumentar automáticamente en función de su tiempo de permanencia en la empresa. En caso afirmativo, define la frecuencia (solo se concede una vez, o una vez cada X años), el número de horas concedidas y también el momento de concesión (el día del aniversario de la permanencia o al inicio del periodo de devengo después del aniversario de la contratación).
  8. En Resumen, comprueba la configuración y, si todo es correcto, haz clic en Confirmar y crear.

 

Asignar políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas

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      1. Ve a la lista de empleados directamente desde los ajustes de la política o haciendo clic en el icono Employees.png.
      2. Selecciona los empleados a los que quieres asignar una política de devengo y haz clic en Acciones > Cambiar política de devengo.
      3. Elige el tipo de ausencia por horas y la política de devengo que quieres asignar, y en Aplicación especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
      4. Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios.
        Si lo prefieres, también puedes asignar una política de devengo de forma individual directamente en el perfil del empleado. 
        1. Para ello, solo tienes que ir al perfil del empleado correspondiente y acceder a la pestaña Ausencias
        2. Ahora selecciona el tipo de ausencia por horas en la columna de la derecha y haz clic en Cambiar política de devengo. 
        3. Selecciona la política de devengo que quieres asignar y, en Aplicación, especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
        4. Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios.

 

Convertir las horas extras en saldo para un tipo de ausencia por horas

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  1. Ve a Perfil del empleado > Registro de jornada > Horas extras y horas de menos.
  2. Haz clic en el botón de los tres puntos situado en esquina derecha del widget y selecciona Más detalles.
  3. Haz clic en Convertir horas extras en tiempo libre de compensación.
  • El saldo de horas extras actual del empleado se mostrará en la parte superior.
  • En Convertir horas extras en, elige el tipo de ausencia por horas que quieres usar para compensar las horas extras.
  • En Fecha efectiva, introduce la fecha en la que se aplicará la conversión.
  • En Horas extras que convertir, introduce el número de horas extras que se van a compensar.
  • En Factor de conversión, determina cuántas horas extras equivalen a una hora libre. 
  • En Tiempo de compensación, verás el número de horas libres que se añadirán al saldo del empleado.
  1. Haz clic en Convertir para guardar los cambios introducidos.
  2. Ahora en Perfil del empleado > Ausencia, haz clic en la ausencia por horas correspondiente para ver el nuevo saldo de ausencias en Derechos.

 

Crear informes personalizados que incluyan las ausencias por horas 

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      1. Ve a Informes > Informes personalizados y haz clic en Crear un informe personalizado.
      2. Introduce un nombre y una descripción para el nuevo informe personalizado.
      3. En Tipo de informe selecciona período y define la fecha.
      4. En columnas de la tabla, añade los atributos que quieras incluir en el informe.
      5. A continuación, puedes seleccionar o bien la sección RECOPILACIÓN: TIPOS DE AUSENCIAS (6 COLUMNAS) completa o bien tipos de ausencia específicos. Al seleccionar la sección completa, se incluirán las siguientes columnas para cada tipo de ausencia: tipo de ausencia, id personalizado, fecha de inicio, fecha de finalización, duración en días y duración en horas.
      6. Añade los siguientes atributos de la sección ATRIBUTOS DE LAS AUSENCIAS: Saldo hoy (horas), Saldo al inicio del período seleccionado en el informe (horas), Saldo al final del período seleccionado en el informe.

 

Importar períodos de ausencia por horas en bloque

  1. Descarga la plantilla de Excel ES Subir Periodos de Ausencia.xlsx que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas ocho columnas:

  • Correo electrónico del empleado: el mismo que se ha registrado en Personio.
  • Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
  • Fecha de inicio: en formato DD.MM.AAAA.
  • Fecha de finalización: en formato DD.MM.AAAA.
  • Hora de inicio: en formato HH:MM.
  • Hora de finalización: en formato HH:MM.
  • Primer día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.
  • Último día (media jornada): si la ausencia equivale a media jornada, selecciona 1. De lo contrario, deja el campo en blanco.
    1. Introduce la información de las ausencias por horas de los empleados en la plantilla de Excel.

      Ten en cuenta que...
      La hora de inicio y de finalización solo serán necesarias para las ausencias parciales que se registran por horas (por ejemplo, una cita con el médico de 10:00 h a 11:00 h). En el caso de que la ausencia se prolongue todo el día o varios días, puedes dejar en blanco esta columna.

      Ten en cuenta que...
      Si copias y pegas los datos en la plantilla de Excel, después tendrás que cambiar a texto el formato de las columnas Hora de inicio y Hora de finalización (clic con el botón derecho > Formato de celdas > Categoría > Texto).

    2. Ahora en Importaciones, selecciona Subir períodos de ausencia y sube el archivo de Excel que acabas de completar. 
    3. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.
    4. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

 

Importar en bloque el saldo acumulado de las ausencias por horas

  1. Descarga la plantilla de Excel ES_Balance Ausencias que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla de Excel (en formato .csv, .xls o .xlsx), pero tendrá que incluir las mismas cuatro columnas:

  • Correo electrónico del empleado: el mismo que se ha registrado en Personio.
  • Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas).
  • Saldo: en formato DD o HH, en función de la unidad de tiempo establecida para el tipo de ausencia. Si el saldo no es un número redondo puedes utilizar el formato DD.5 o HH.5 para marcar los medios días y las medias horas, respectivamente.
  • Fecha del saldo (opcional): en formato DD.MM.AAAA.
      1. Introduce la información del saldo acumulado de los empleados en la plantilla de Excel.
      2. Ahora en Importaciones, selecciona Subir saldo acumulado y sube el archivo de Excel que acabas de completar. 
      3. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.
      4. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

 

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