Personio te permite hacer un seguimiento de las ausencias de los empleados, ya sea en días o en horas, dependiendo de las normas locales o de la empresa que deba cumplir.

Para ello, deberás seleccionar la unidad de tiempo que corresponda cuando crees un nuevo tipo de ausencia en los ajustes de tu cuenta.

¿Qué son las ausencias por horas y en qué se diferencian de las ausencias por días?

Las ausencias por días te permiten registrar únicamente ausencias de día completo o de medio día (opcional).

Las ausencias por horas, por otro lado, te permiten registrar:

- Ausencias de jornada completa (p. ej., una ausencia de 8 horas en el transcurso del día) que se pueden utilizar para solicitar un día de vacaciones.
- Ausencias de varios días (p. ej., una ausencia de 8 horas durante dos días o, dicho de otra manera, una ausencia que comienza a las 13:00 h y termina a las 12:00 h del día siguiente).
- Ausencias de jornada parcial (p. ej., una ausencia de 2 horas en el transcurso del día), muy útil si el empleado necesita ausentarse unas horas debido a una cita médica o a un asunto urgente.

Recuerda que...
La duración de las ausencias por horas se calcula teniendo en cuenta el horario laboral del empleado durante el período de ausencia. Por ejemplo, si el empleado tiene asignado un horario laboral de 4 horas ese día, al solicitar una ausencia por horas de jornada completa se contabilizarán 4 horas.

Cómo

Crear un tipo de ausencia por horas

Ve a Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Ausencia, introduce un nombre para el nuevo tipo de ausencia por horas y haz clic en el icono .
A continuación, selecciona un color de calendario y una categoría.
En la opción Unidad de tiempo selecciona Horas. Ten en cuenta que una vez creado el tipo de ausencia ya no podrás modificar la unidad de tiempo.
A continuación, determina si los empleados están obligados a subir un certificado cuando soliciten este tipo de ausencia.
Determina también si los empleados que actualmente sustituyen a alguien pueden solicitar este tipo de ausencia.
En la opción Ajustes de validez, define el modo en que se calcula la duración efectiva de las ausencias por horas (si se incluyen o no los fines de semana y los días festivos).
En esta sección, podrás determinar también si el tiempo registrado a través de la pestaña Registro de jornada durante este tipo de ausencia debe considerarse como tiempo de trabajo y, por lo tanto, como horas extras.
Por último, haz clic en Añadir tipo de ausencia para guardar los ajustes.

Consejo:
Una vez creado el tipo de ausencia por horas, los empleados tendrán que tener asignado el permiso Ver para poder consultar sus ausencias en la pestaña Ausencia de su perfil del empleado, y, al menos, el permiso Proponer para poder solicitarlas.

Además, deberás configurar por separado los permisos de acceso al calendario de empresa para que los empleados puedan ver las ausencias de sus compañeros. Encontrarás más información en este artículo.

Crear políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas

Ve a Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Ausencia y selecciona el tipo de ausencia que has creado en el paso anterior.
Desplázate hacia abajo y haz clic en Crear política de devengo.
En Ajustes generales, introduce un nombre para la política, define si el año de devengo debe comenzar el 1 de enero o en el aniversario de la contratación de los empleados cada año e introduce las vacaciones anuales en horas.
En Concesión, define si el empleado recibirá las horas de vacaciones en una sola vez (el 1 de enero o en el aniversario de trabajo del empleado, dependiendo del año de devengo seleccionado en el paso anterior) o mediante pagos mensuales (al principio o al final de cada mes trabajado).
En Comienzo/fin del empleo, define si deseas activar el modo de concesión temporal y, de ser así, define la duración del periodo (X meses) y el número de horas que se concederán al final de cada mes completo trabajado durante ese periodo. Define también la regla de prorrateo aplicable para comienzo de la relación laboral y fin del empleo.

Ten en cuenta que...
el
modo de concesión temporal significa que los empleados a los que se les asigne la política de devengo solo recibirán las horas de vacaciones durante un periodo determinado después de la fecha de contratación, y posteriormente, recibirán las horas de vacaciones restantes.
En Prórroga, define si los empleados podrán transferir sus horas de vacaciones al año siguiente y, de ser así, cuántas horas y durante cuánto tiempo.
En Reglas basadas en la antigüedad, define si las horas de vacaciones anuales del empleado deben aumentar automáticamente en función del tiempo que permanezca en la empresa. En caso afirmativo, define la frecuencia (solo se concede una vez, o una vez cada X años), el número de horas concedidas y también el momento de concesión (el día del aniversario de la permanencia o al inicio del periodo de devengo después del aniversario de la contratación).
En Resumen, comprueba la configuración y, si todo es correcto, haz clic en Confirmar y crear.

Ten en cuenta que...
Solo podrás editar una política de devengo mientras no se haya asignado a ningún empleado.

Asignar políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas

Ve a la lista de empleados directamente desde los ajustes de la política o haciendo clic en el icono .
Selecciona los empleados a los que quieres asignar una política de devengo y haz clic en Acciones > Cambiar política de devengo.
Elige el tipo de ausencia por horas y la política de devengo que quieres asignar, y en Aplicación especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios. Si lo prefieres, también puedes asignar una política de devengo de forma individual directamente en el perfil del empleado.
Para ello, solo tienes que ir al perfil del empleado correspondiente y acceder a la pestaña Ausencia.
Ahora selecciona el tipo de ausencia por horas en la columna de la derecha y haz clic en Establecer política ahora.
Selecciona la política de devengo que quieres asignar y, en Aplicación, especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios.

Convertir las horas extras en saldo para un tipo de ausencia por horas

Ve a Perfil del empleado > Registro de jornada > Horas extras y horas de menos.
Haz clic en el icono de los tres puntos ubicado dentro del widget y selecciona Más detalles.
Haz clic en Convertir horas extras en horas extras compensables para abrir una nueva ventana.

El saldo de horas extras actual del empleado se mostrará en la parte superior.
▶︎ En Convertir horas extra en, selecciona el tipo de ausencia por horas que quieres usar para compensar las horas extras.
▶︎ En Fecha efectiva, introduce la fecha en la que se aplicará la conversión.
▶︎ En Horas extra que convertir, introduce el número de horas extras que se van a compensar.
▶ ︎ En Factor de conversión, determina cuántas horas extras equivalen a una hora libre.
▶︎ En Horas extras compensables, verás el número de horas libres que se añadirán al saldo del empleado.
Haz clic en Convertir para guardar los cambios introducidos.
Ahora en Perfil del empleado> Ausencia, haz clic en la ausencia por horas correspondiente para ver el nuevo saldo de ausencias en Derecho.

Crear informes personalizados que incluyan las ausencias por horas

Ve a Informes > Informes personalizados y haz clic en Crear un informe personalizado.
Introduce un nombre y una descripción para el nuevo informe personalizado.
En Tipo de informe, selecciona Período y define la fecha.
En columnas de la tabla, añade los atributos que quieras incluir en el informe.
A continuación, puedes seleccionar la sección RECOPILACIÓN: TIPOS DE AUSENCIAS (6 COLUMNAS) completa o bien tipos de ausencia específicos. Al seleccionar la sección completa, se incluirán las siguientes columnas para cada tipo de ausencia: tipo de ausencia, ID personalizado, fecha de inicio, fecha de finalización, duración en días y duración en horas.
Añade los siguientes atributos de la sección ATRIBUTOS DE LAS AUSENCIAS: Saldo hoy (horas), Saldo al inicio del período seleccionado en el informe (horas), Saldo al final del período seleccionado en el informe.

Importar periodos de ausencia por horas en bloque

Descarga la plantilla de Excel ES Subir Periodos de Ausencia que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla (formatos compatibles: .xlsx, .csv, .xls), pero deberá incluir las mismas ocho columnas:

▶︎ Dirección de correo electrónico del empleado: la misma que está registrada en Personio
▶︎ Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas)
▶ ︎ Fecha de comienzo: en formato DD.MM.AAAA
▶ ︎ Fecha de finalización: en formato DD.MM.AAAA
▶ ︎ Hora de comienzo: en formato HH:MM
▶ ︎ Hora de finalización: en formato HH:MM
▶ ︎ Medio día primer día: si el primer día se ha tomado como una ausencia de medio día (1 en caso de que sí; de lo contrario, déjalo en blanco)
▶ ︎ Medio día último día: si el último día se ha tomado como una ausencia de medio día (1 en caso de que sí; de lo contrario, déjalo en blanco)
Introduce la información de las ausencias por horas de los empleados en la plantilla de Excel.

Ten en cuenta que...
La hora de inicio y de finalización solo serán necesarias para las ausencias parciales que se registran por horas (por ejemplo, una cita con el médico de 10:00 h a 11:00 h). En el caso de que la ausencia se prolongue todo el día o varios días, puedes dejar en blanco esta columna.

Ten en cuenta que...
Si copias y pegas los datos en la plantilla de Excel, después tendrás que cambiar a texto el formato de las columnas Hora de inicio y Hora de finalización (clic con el botón derecho > Formato de celdas > Categoría > Texto).
Ahora en Importaciones, selecciona Subir períodos de ausencia y carga el archivo de Excel.
Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.
Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

Importar en bloque el saldo acumulado de las ausencias por horas

1. Descarga la plantilla de Excel ES Balance Ausencias que encontrarás en la sección Descargas de este artículo. También puedes crear tu propia plantilla (formatos compatibles: .xlsx, .csv, .xls), que deberá incluir las mismas cuatro columnas.
  
  ▶︎ Dirección de correo electrónico del empleado: la misma que está registrada en Personio
  ▶︎ Tipo de ausencia: igual que en Personio (ten en cuenta que la plataforma distingue entre mayúsculas y minúsculas)
  ▶ ︎ Saldo: en formato DD o HH, según la unidad de tiempo establecida para el tipo de ausencia. Si el saldo también incluye medio día o media hora, debes usar el formato DD.5 o HH.5.
  ▶ ︎ Fecha de saldo (opcional): en formato DD.MM.AAAA.
2. Introduce la información del saldo acumulado de los empleados en la plantilla de Excel.
3. Ahora, en Importaciones, selecciona Subir saldo acumulado y carga el archivo de Excel.
4. Asigna las columnas del archivo de Excel a los atributos de Personio que corresponda.
5. Revisa la vista previa de la importación y, si todo es correcto, pulsa en Importar.

¿En qué podemos ayudarte?

Cómo gestionar ausencias por horas