Microsoft Teams

 

En este artículo te mostramos cómo integrar Microsoft (MS) Teams en Personio. A continuación, encontrarás todos los requisitos e instrucciones necesarios para llevar a cabo la integración con la API de datos de los empleados de Personio. 

La integración ha sido desarrollada por Personio, por lo que podrás activarla y configurarla directamente desde tu cuenta.

 

Integración de MS Teams en Personio

MS Teams es la herramienta de colaboración de Microsoft para empresas y empleados. Con la integración de MS Teams en Personio podrás transmitir información relevante sobre los equipos, departamentos y oficinas predefinidos a canales específicos de MS Teams.

Una vez activada esta integración, se publicará una actualización diaria en MS Teams acerca de:

  • Las ausencias y fechas de regreso de los empleados
  • Cumpleaños
  • Los aniversarios dentro de la empresa
  • Nuevos empleados

Los empleados también podrán solicitar ausencias directamente en MS Teams indicando:

  • El tipo de ausencia.
  • Si el primer y último día la ausencia será de media jornada o de jornada completa.
  • Sustituto durante la ausencia
  • Duración de la ausencia.

Requisitos de la integración

Para poder efectuar correctamente la integración, necesitarás:

  • Un rol de administrador o permisos de edición para el Marketplace (que podrás conceder en Ajustes > Personal > Roles del empleado > Permisos de acceso > Configuración de la cuenta > Marketplace de integraciones) en Personio.
  • Un rol de administrador global de Microsoft. Con el rol de administrador de MS Teams no es suficiente. 

¿Cómo configuro una integración?

Generar nuevas credenciales de API

Primero tendrás que generar credenciales de API nuevas para esta integración en Personio en Ajustes > Integraciones > Credenciales de API.

En la mayoría de los casos, al seleccionar una integración en el menú desplegable Integración, el sistema preselecciona automáticamente los atributos del sistema que se podrán leer o editar con la integración. Pero siempre podrás añadir o eliminar atributos manualmente si lo necesitas.

Encontrarás más información al respecto en nuestro artículo del Centro de ayuda Cómo crear y gestionar credenciales de API para datos de empleados.

 

Localiza la integración de MS Teams en el Marketplace de Personio

Para localizar la integración de MS Teams en el Marketplace de Personio, sigue estos pasos:

  1. En la barra de menú principal de Personio, haz clic en Marketplace
  2. A continuación, accederás a la página del Marketplace. Introduce "MS Teams" en la barra de búsqueda del Marketplace
  3. La integración de MS Teams se implementa directamente en Personio. A continuación, deberás hacer clic en el botón Conectar para iniciar la integración.
  4. A continuación, se abrirá el asistente Conectar que te guiará a través de los cuatro pasos de la integración.

Es necesario completar los cuatro pasos que se detallan a continuación para configurar la integración.

 

Paso 1. Autenticación en MS Teams

Permite que Personio autentique MS Teams, y pida permiso al administrador o propietario de MS Teams.

 

Paso 2. Autenticar Personio

A continuación, tendrás que autenticar Personio seleccionando los atributos que se añadirán a la lista blanca e introduciendo las credenciales de API que has generado para esta integración. En la pestaña Acceso, debes conceder permisos de lectura para los siguientes atributos:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo electrónico
  • Fecha de rescisión
  • Fecha de contratación
  • Puesto
  • Estado
  • Oficina
  • Departamento
  • Equipo

Por último, tendrás que añadir el Client ID y el Client Secret que has generado previamente en la sección Credenciales de API y guardar los ajustes.

 

Paso 3. Gestionar equipos

En el menú desplegable Seleccionar equipos, selecciona a qué equipos de MS Teams quieres asignar canales. Para añadir más atributos, haz clic en Añadir nuevo atributo.

 

Paso 4. Gestionar actualizaciones de canales

 

Asociar atributos

Para asociar los atributos correspondientes en Personio, sigue estos pasos:

  1. En el menú desplegable Idioma de las actualizaciones, selecciona el idioma de las actualizaciones del canal.
  2. En el menú desplegable Hora de la actualización, define la hora de las actualizaciones del canal. 
  3. Para determinar con respecto a qué eventos se activarán las actualizaciones, marca las casillas que corresponda (p. ej., ausencias). 
  4. En el menú desplegable Canal de MS Teams, selecciona el canal de MS Teams pertinente. Para añadir más atributos, haz clic en Añadir nuevo atributo.
  5. En el menú desplegable Personio, selecciona la unidad organizativa (p. ej., departamento o equipo). Nota: al asociar atributos puedes seleccionar un equipo público o privado en MS Teams. Las actualizaciones diarias del canal deben enviarse a un canal público de MS Teams.
  6. Para activar la integración de MS Teams, haz clic en el botón Finalizar.

Consejo
Desde el Marketplace de Personio, podrás modificar los ajustes realizados en cualquier momento o desactivar la integración.

Para más información sobre Personio Marketplace, lea nuestro artículo del Centro de ayuda El Marketplace de integraciones de Personio.

 

Flujos de trabajo de ausencias con MS Teams

Actualización diaria de Personio en un canal de MS Teams

Podrás leer la actualización diaria generada de forma automática desde Personio directamente en un canal de MS Teams. Bajo cada actualización se podrá leer la información resumida sobre los datos del empleado (p. ej., Fuera de la oficina hoy).

msteams_daily_update_en-us.png

 

Solicitar una ausencia utilizando la aplicación de Personio en MS Teams

Los empleados podrán solicitar ausencias fácilmente en MS Teams utilizando la aplicación de Personio y siguiendo los pasos a continuación:

  1. Haz clic en la aplicación de Personio en MS Teams. 
  2. Escribe /request absence.
  3. Ahora completa el formulario añadiendo el tipo de ausencia y la duración.
  4. Haz clic en Paso siguiente.
  5. Selecciona a un sustituto, en caso de que se requiera.

msteams_absence_request_en-us.png

 

Más información

Para saber cómo gestionar las solicitudes de ausencia en Personio, y cómo automatizar su tramitación integrando otras soluciones, echa un vistazo a nuestro artículo del Centro de ayuda Gestión del flujo de trabajo de solicitudes de ausencias.

 

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