Cómo crear y gestionar credenciales de API para datos de empleados

 

En este artículo te explicamos cómo crear y gestionar (actualizar, desactivar, reactivar o eliminar) las credenciales de API para los datos de los empleados en Personio.

Las credenciales de API de reclutamiento las genera el propio sistema y, por tanto, no las gestionan los administradores. Para saber más sobre estas credenciales, consulta el artículo Las API de reclutamiento.

 

¿Qué son las credenciales de API en Personio?

Las credenciales de API permiten el intercambio de datos entre Personio y otro servicio o herramienta a través de una integración (p. ej., Greenhouse), y deberás introducirlas siempre que quieras activar la integración de otros sistemas con Personio.

Las credenciales de API sirven para proteger la comunicación entre las aplicaciones y evitar el acceso no autorizado y la consiguiente violación de los datos de la empresa. Por razones de seguridad, te recomendamos que generes credenciales de API nuevas para cada integración que realices.

 

Generar las credenciales de API

  1. Primero tendrás que ir a Ajustes > Credenciales de API.
  2. A continuación, pulsa el botón Generar nueva credencial que encontrarás en la parte superior derecha.
  3. Ahora en el campo Nombre de la ventana Añadir nueva credencial, introduce un nombre significativo para las credenciales de API que vas a generar (p. ej., Credenciales de API para integración de Greenhouse). Este nombre lo necesitarás para volver a acceder o eliminar las credenciales.
  4. Selecciona la integración del menú desplegable Integraciones. Nota: ten en cuenta que al seleccionar una integración, esta no se activará automáticamente.
  5. A continuación, deberás seleccionar el nivel de permisos correspondiente para los datos personales de los empleados. Para ello, dispones de dos opciones: Leer o Editar. Ten en cuenta que si seleccionas el permiso Editar, se podrán crear y actualizar datos en Personio durante la integración. Para saber más sobre los niveles de permisos que debes asignar a cada integración, consulta el artículo Integraciones.
  6. En el menú desplegable Atributos de empleado legibles, selecciona los atributos que se transferirán desde Personio a través de la API de empleados (p. ej., nombre, correo electrónico y departamento).
  7. A continuación, asigna el nivel de permisos correspondiente para la API de ausencias y asistencia. Para ello, selecciona una de las dos casillas: Leer o Editar. Nota: en el caso de la API de ausencias y asistencia, no es posible seleccionar los datos que se transmitirán desde Personio. Para obtener más información, consulta el artículo Introducción a la API de Personio
  8. Haz clic en Generar nueva credencial.

settings-API-generate-credentials_es.png

A continuación, se generarán las credenciales de API (Client ID y Credentials Secret). Necesitarás las credenciales de API para activar la integración en cuestión. Para más información sobre cómo activar una integración, echa un vistazo al Marketplace de integraciones.

Las credenciales de API son estrictamente confidenciales y han de ser tratadas como cualquier contraseña. No la compartas con nadie y menos aún con empresas de terceros.

 

Gestionar las credenciales de API 

Actualizar las credenciales de API

En caso de que necesites actualizar el nombre asignado a las credenciales de API, los atributos legibles de la API de empleado o el nivel de permisos para las API de ausencias y asistencia, sigue los pasos que se indican a continuación. Ten en cuenta que las credenciales de API (Client ID y Credentials Secret) no se pueden actualizar.

  1. Ve a Ajustes > Credenciales de API y haz clic en la integración correspondiente (p. ej., Workable).
  2. En la ventana de Integraciones que se abre a continuación, actualiza los datos pertinentes.
  3. Para terminar, pulsa en Guardar para confirmar los cambios.

Desactivar las credenciales de API 

Para desactivar las credenciales de API temporalmente, sigue la secuencia de pasos que encontrarás a continuación. Si lo prefieres, también es posible eliminar de forma permanente las credenciales. 

Al desactivar las credenciales de API, cualquier intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente se suspenderá hasta que se activen de nuevo.

  1. Primero tendrás que ir a Ajustes > Credenciales de API. En la pantalla Credenciales de API, encontrarás todos los datos de las credenciales de API generadas: nombre de la credencial, nombre de la integración y estado de las credenciales.
  2. Utiliza el botón On/Off que encontrarás junto a la credencial para cambiar su estado a "Desactivado". 

Las credenciales se han desactivado.

settings-API-credentials-disable_es.png

 

 

Reactivar las credenciales de API

Si has desactivado temporalmente las credenciales de API y quieres activarlas de nuevo, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Primero tendrás que ir a Ajustes > Credenciales de API.
  2. A continuación, utiliza el botón On/Off que encontrarás junto a las credenciales correspondientes para cambiar su estado a "Activado".

Al hacerlo se activarán de nuevo las credenciales y se reiniciará el intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente.

 

Eliminar las credenciales de API

Si tienes claro que ya no vas a necesitar las credenciales de API y quieres eliminarlas de forma permanente, sigue los pasos que encontrarás a continuación. Pero si quieres tener la opción de reactivarlas en un futuro, también puedes desactivarlas temporalmente.

Ten en cuenta que, si optas por eliminar las credenciales de API, no podrás volver a activarlas y se suspenderá permanentemente el intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente.

  1. Ve a Ajustes > Credenciales de API y haz clic en la integración correspondiente.
  2. En la ventana de Integraciones que se abre a continuación, haz clic en el icono de la papelera.
  3. A continuación, se te pedirá que confirmes que quieres eliminar las credenciales de API. Haz clic en el botón Sí, eliminarlas.

Las credenciales se eliminarán de forma permanente. 

 

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