Cómo crear y gestionar credenciales de API para datos de empleados

 

En este artículo te explicamos cómo crear y gestionar (actualizar, desactivar, reactivar o eliminar) las credenciales de API para los datos de los empleados en Personio.

Las credenciales de API de reclutamiento las genera el propio sistema y, por tanto, no las gestionan los administradores. Para saber más sobre estas credenciales, consulta el artículo Las API de reclutamiento.

 

¿Qué son las credenciales de API en Personio?

Las credenciales de API permiten el intercambio de datos entre Personio y otro servicio o herramienta a través de una integración (por ejemplo, Greenhouse), y deberás introducirlas siempre que quieras activar la integración de otros sistemas con Personio.

Las credenciales de API protegen la comunicación entre las distintas aplicaciones, y evitan el acceso no autorizado y la consiguiente violación de los datos de la empresa. Por razones de seguridad, te recomendamos que generes credenciales de API nuevas para cada integración que realices.

 

Generar las credenciales de API

  1. Ve a Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API.
  2. A continuación, pulsa el botón Generar nueva credencial que encontrarás en la parte superior derecha.
  3. Ahora en el campo Nombre de la ventana Añadir nueva credencial, introduce un nombre significativo para las credenciales de API que vas a generar (por ejemplo, Credenciales de API para integración de Greenhouse). Necesitarás este nombre para volver a acceder o eliminar las credenciales.
  4. Selecciona la integración correspondiente en el menú desplegable Integraciones.
    Nota: Ten en cuenta que al seleccionar una integración, esta no se activará automáticamente.
  5. El nivel de permisos recomendado para el endpoint Empleados se mostrará preseleccionado, y podrás modificarlo marcando una de dos casillas: Leer o Editar. Nota: Ten en cuenta que si seleccionas el permiso Editar al añadir una integración, a esta se le permitirá crear y actualizar datos en Personio.
  6. El nivel de permisos recomendado para los endpoints Ausencias y Asistencias se mostrará preseleccionado, y podrá modificarse marcando las casillas Leer o Editar.
    Nota: No es posible seleccionar los datos que se transmitirán desde Personio mediante los endpoints Ausencias y Asistencias. Para obtener más información, consulta el artículo Introducción a la API de Personio.
  7. El nivel de permisos recomendado para el endpoint Documentos se mostrará preseleccionado, y podrás modificarlo marcando las casillas Leer y Editar. El endpoint Documentos permite subir documentos a Personio. No permite al titular de la credencial recuperar documentos de una cuenta de Personio. Ten en cuenta que el endpoint Documentos requiere el permiso Leer para recuperar el ID de Categoría del documento, necesario para subir documentos a Personio a través del permiso Editar.
  8. Los atributos correspondientes (por ejemplo, Nombre, Correo electrónico y Departamento) que deben transferirse desde Personio a la integración a través de la API Empleados se seleccionarán automáticamente en el menú desplegable de atributos de empleado Legibles. En caso necesario, puedes modificar los permisos de acceso marcando las casillas del menú desplegable de atributos del empleado Legibles. Si deseas más información sobre el nivel de permisos que se debe asignar a una integración concreta, consulta el artículo Integraciones.
  9. Para generar las credenciales de API (ID de cliente y credenciales secretas), haz clic en el botón Generar nueva credencial. Se mostrará un mensaje que confirmará que las credenciales se han creado.

API_credentials-add_new_credential-personal_data-documents_es.png

Nota: Necesitarás el ID de cliente y las credenciales secretas para activar la integración correspondiente. Para obtener más información sobre cómo activar una integración, consulta Personio Marketplace. Tus credenciales secretas pueden usarse para acceder a datos de la cuenta y deben protegerse como si de una contraseña se tratase. Preserva la confidencialidad de las credenciales. No las compartas con terceros.

 

Gestionar las credenciales de API 

Actualizar las credenciales de API

En caso de que necesites actualizar el nombre asignado a las credenciales de API, los atributos Legibles de Empleado de la API de los empleados o el nivel de permisos para las API de Ausencias y Asistencias, sigue los pasos que se indican a continuación. Las credenciales de API (ID de cliente y credenciales secretas) no pueden modificarse.

  1. Ve a Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API y haz clic en la integración correspondiente (por ejemplo, Workable).
  2. En la ventana de Integraciones que se abre a continuación, actualiza los datos pertinentes.
  3. Para terminar, pulsa en Guardar para confirmar los cambios.

Desactivar las credenciales de API 

Para desactivar las credenciales de API temporalmente, sigue la secuencia de pasos que encontrarás a continuación. Si lo prefieres, también es posible eliminar de forma permanente las credenciales. 

Al desactivar las credenciales de API, cualquier intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente se suspenderá hasta que se activen de nuevo.

  1. Ve a Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API. En la pantalla Credenciales de API, encontrarás todos los datos de las credenciales de API generadas: nombre de la credencial, nombre de la integración y estado de las credenciales.
  2. Utiliza el botón On/Off que encontrarás junto a la credencial para cambiar su estado a Desactivada (por ejemplo, Greenhouse). Las credenciales se deshabilitarán.

settings-API-credentials-disable_es.png

 

Reactivar las credenciales de API

Si has desactivado temporalmente las credenciales de API y quieres activarlas de nuevo, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Ve a Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API.
  2. Para cambiar su estado a Activada, usa el botón On/Off de nuevo.

Al hacerlo se activarán de nuevo las credenciales y se reiniciará el intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente.

 

Eliminar las credenciales de API

Si tienes claro que ya no vas a necesitar las credenciales de API y quieres eliminarlas de forma permanente, sigue los pasos que encontrarás a continuación. Pero si quieres tener la opción de reactivarlas en un futuro, también puedes desactivarlas temporalmente.

Ten en cuenta que, si optas por eliminar las credenciales de API, no podrás volver a activarlas y se suspenderá permanentemente el intercambio de datos entre Personio y la herramienta correspondiente.

  1. Ve a Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API y haz clic en la integración correspondiente.
  2. En la ventana de Integraciones que se abre a continuación, haz clic en el icono de la papelera.
  3. A continuación, se te pedirá que confirmes que quieres eliminar las credenciales de API. Haz clic en el botón Sí, eliminarlas.

Las credenciales se eliminarán de forma permanente. 

 

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