Si utilizas una herramienta de terceros para el registro de jornada, puedes importar las bonificaciones de tus empleados a Personio. Las bonificaciones son pagas extra por trabajar en horas especiales, como el domingo, de noche o en festivos.

Sigues registrando y aprobando la jornada en tu propia herramienta. Cada mes, exportas tus bonificaciones desde tu herramienta e importas en Personio como un archivo CSV o Excel. A continuación, los datos se transfieren a Personio Payroll automáticamente, sin necesidad de introducirlos manualmente. Así, puedes utilizar Personio Payroll sin tener que sustituir tu herramienta de registro de jornada. Las bonificaciones importadas, como las horas extras, los pluses por trabajo nocturno y la disponibilidad, aparecen en las nóminas de los empleados con los nombres de los códigos de pago correspondientes.

Este es el proceso mensual:

1. Revisar y aprobar los datos de tiempo en tu herramienta.
2. Exportar las bonificaciones de tu herramienta.
3. Subir el archivo a Personio.
4. Revisar cualquier conflicto de validación.
5. Ejecutar la nómina.

Esta funcionalidad está en estos momentos en fase beta y solo está disponible para ciertos clientes. Si no ves la importación de Bonificaciones en tu cuenta, aún no está disponible para ti. Lo que veas en el producto podría no coincidir con este artículo.

Antes de empezar

Permisos

• Para importar bonificaciones, necesitas permisos de edición para la sección Registro de jornada > Importación: bonificaciones externas.
• Para cada empleado para el que importas bonificaciones, también necesitas:
  • Permisos de edición para la sección Registro de jornada > Datos de registro de jornada, y 
  • Permisos de edición en la sección Salario y remuneración > Información sobre el salario.

Otros requisitos

• Su organización está ubicada en Alemania y utiliza Personio Payroll. La compatibilidad con otras integraciones de nóminas se incorporará más adelante.
• Sus empleados registran su tiempo en una herramienta de terceros. Cualquier herramienta sirve, siempre y cuando puedas preparar el archivo en el formato Personio descrito a continuación.
• Necesitas crear una política de horas extras y bonificaciones con una categoría de tiempo para cada código de pago que uses. 
• Recomendamos que sus empleados tengan el mismo correo electrónico, o el mismo ID, en su herramienta y en Personio. Personio lo utiliza para hacer coincidir cada fila del archivo de importación con un empleado.
• Si usas Personio Payroll, tu contacto de nómina mapea cada código de pago a un tipo de salario de nómina. Contacte a nuestro equipo de ayuda de Payroll para solicitar esto.
• Los datos de jornada de un empleado proceden de Personio o de tu herramienta de terceros, pero nunca de ambas a la vez.

Configurar las categorías de tiempo para la importación

Personio solo acepta filas para categorías de tiempo que has configurado y asignado a los empleados con antelación. Cada categoría de tiempo se corresponde con un código de pago de tu herramienta de registro de jornada.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Registro de jornada.
3. En Políticas de devengo, haga clic en Horas extras y bonificaciones.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Política nueva de horas extras y bonificaciones.
5. Añade un nombre y una descripción de la política.
6. Bajo Selecciona cómo se calculan las horas extras y las bonificaciones, seleccione Importar desde una herramienta externa.
7. En la sección Categorías de tiempo, define las horas especiales que planeas importar. Completa los campos que se describen a continuación. Puedes añadir más categorías según sea necesario.
8. Revisa y guarda la política.
9. Asigne la política a los empleados para quienes desea importar bonificaciones. 

Campos de tipo de bonificación

Si utilizas Personio Payroll, envía al equipo de ayuda de Payroll el nombre de cada tipo de bonificación, indica si se trata de un complemento por trabajo en domingo, nocturno, en festivo u otro tipo, y especifica a qué familia de complementos pertenece.

Preparar tu archivo de importación

Personio lee las bonificaciones en un único formato de archivo, independientemente de la herramienta de la que procedan. Tu herramienta de registro de jornada sigue siendo el sistema de referencia y Personio recibe los datos para procesar las nóminas. Cada mes, apruebas los datos de jornada en tu herramienta, exportas las bonificaciones e importas todo a Personio antes de procesar las nóminas.

Cómo creas el archivo depende de tu herramienta:

• El proveedor de tu herramienta ofrece una exportación en formato Personio. Exporta el archivo desde tu herramienta y comprueba que coincide con la tabla siguiente. Pregúntale al equipo de ayuda de tu proveedor si esto está disponible.
• Tu proveedor no ofrece esto. Puedes usar tu herramienta igualmente. Exporta los datos de las bonificaciones en el formato que ofrezca tu herramienta y, a continuación, adapta el archivo manualmente al formato de Personio. Esto puede requerir más trabajo, porque adaptas los datos de tu herramienta al formato Personio.

Antes de exportar, comprueba que tu herramienta utilice el mismo identificador de empleado y los mismos códigos de pago que Personio:

• Identificador de empleado: Su herramienta utiliza el correo electrónico del empleado que tiene en Personio. Alternativamente, utiliza el ID de empleado de Personio (el número al final de la URL para cada perfil del empleado).
• Códigos de pago: Asegúrate de que tu política de horas extras y bonificaciones en Personio esté configurada para usar los códigos que utiliza tu herramienta externa.

Para preparar tu archivo, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona el tipo de subida Bonificaciones (Premiums) y descarga la plantilla de Excel.
4. Abre la plantilla y lee las indicaciones.
5. Rellena la plantilla con tus datos de bonificaciones, como se muestra en la tabla a continuación. Tenga en cuenta que cada fila es una bonificación para un empleado.
6. Guarda el archivo completado.

Importar el archivo

Después de preparar tu archivo, súbelo a Personio. Personio valida tus datos y muestra una vista previa antes de que se guarde nada.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona el mismo tipo de subida: Bonificaciones (Premiums).
4. Haz clic en Siguiente y carga tu plantilla completa.
5. Asigna las columnas de tu archivo a los atributos correspondientes de Personio.
6. Haz clic en Siguiente. Personio valida tus datos y muestra una vista previa. Revisa cualquier conflicto de validación y corrígelo en la vista previa o en tu archivo.
7. Si los datos son correctos, haz clic en Importar.

Después de la importación, puedes corregir las bonificaciones individuales directamente en la plantilla horaria del empleado. Aprende a corregir las bonificaciones importadas a continuación. Cada importación se guarda en el registro de auditoría de Personio, tanto para el archivo como para cada empleado que cambió.

Bonificaciones importadas correctas

Si necesitas cambiar algunas bonificaciones después de la importación, edítalas directamente en la pestaña Registro de jornada del empleado. No importes un archivo corregido de nuevo. Puedes importar el archivo completo de nuevo, pero no lo recomendamos para correcciones específicas.

Entender limitaciones

• Las importaciones son manuales. Tú inicias cada importación. Personio no se sincroniza automáticamente.
• Las correcciones son manuales. Realiza cambios específicos en Personio, como se describió anteriormente.
• La API aún no está disponible. Solo puedes importar bonificaciones con un archivo.

Qué tener en cuenta

• Importar otros datos de tiempo para Payroll: horas objetivo, horas de trabajo y periodos de ausencia. Los periodos de ausencia pueden importarse hoy. La importación de periodos de ausencia también activa automáticamente la consulta del certificado electrónico (eAU) y permite editar en bloque otras preguntas relacionadas con las nóminas.
• Si importas las ausencias o las horas objetivo también, tus calendarios de festivos en Personio deben coincidir con los de tu herramienta. Una discrepancia provoca que las horas objetivo y las deducciones por ausencia sean incorrectas.