Vamos a implementar un sistema nuevo de horas extras. Es un motor más preciso y transparente que permite visualizar exactamente cómo se calcula un saldo. El sistema ahora gestiona casos límite de cálculo que venían ocurriendo desde hace tiempo e introduce un cálculo del margen de horas extras mensual más fiable. También estamos introduciendo la opción de restablecer el saldo, que te permite establecer un saldo para un valor exacto en una fecha concreta. Durante todo el proceso de migración, los saldos de horas extras actuales de los empleados se mantendrán sin cambios.
El cambio al sistema nuevo también abre la puerta a futuras mejoras. Estas mejoras incluyen la remuneración por horas extras trabajadas (por ejemplo, recargos por días festivos, noches o fines de semana). También estamos planeando facilitar a los empleados la solicitud de horas extra acumuladas.
Antes de continuar leyendo, comprueba si este artículo es relevante para ti:
- Si ya registrabas las horas extras en Personio, este artículo es para ti. No tienes que hacer nada para prepararte, pero sigue leyendo para entender qué está cambiando y qué va a ocurrir.
- Puedes omitir este artículo si la cuenta de Personio se ha creado después del 8 de julio de 2026. También puedes omitir esto si no registrabas las horas extras en Personio antes del 29 de julio de 2026. En estos casos, ya estás en el sistema nuevo de horas extras. No es necesario que migremos los datos al sistema nuevo.
Línea temporal de la transición
La siguiente tabla muestra lo que sucede antes, durante y después de la migración. Iniciaremos la implementación el 30 de septiembre de 2026 y se realizará por fases. Si no puedes ver la experiencia de horas extras nueva en este momento, significa que aún no la hemos implementado en la cuenta.
| Cuándo | Qué |
| Al menos 48 horas antes de la migración | Recibirás un correo electrónico informándote de que estamos a punto de trasladar a la organización al sistema nuevo de horas extras. |
| En la fecha de la migración | Transferimos los datos de horas extras de la organización al sistema nuevo. Los saldos actuales de los empleados se mantienen sin cambios. También creamos una definición nueva para cada política de horas extras existentes, con el fin de proteger los datos históricos durante la migración. Descubre más a continuación. |
| Después de la migración | El sistema calcula las horas extras y las horas de menos utilizando la lógica nueva. Utiliza el desglose del saldo actual para ver de qué se compone el saldo de cada empleado. |
Esta migración es obligatoria y no se puede posponer ni omitir. Retiraremos el sistema actual de horas extras una vez que la organización disfrute de una disponibilidad general del sistema nuevo.
Principales mejoras
El sistema nuevo de horas extras aporta varias mejoras. La tabla que aparece a continuación resume los cambios y cómo te benefician.
| Mejora | Antes | Después |
| Saldos más claros e interpretables | No se ofrecía un desglose detallado de los componentes del saldo. También había falta de claridad sobre las causas. |
Una vista general del saldo actual desglosa los componentes del saldo. La vista general del historial muestra un registro de cada evento, las horas extras trabajadas, las horas de menos, los ajustes y las remuneraciones que han dado lugar al saldo actual. Esto significa que puedes ver exactamente por qué un saldo es como es, sin tener que averiguarlo por tu cuenta. Descubre más información sobre cómo revisar las horas extras de los empleados con la experiencia nueva. |
| La opción de añadir un comentario al remunerar horas extras o efectuar ajustes en el saldo | Al remunerar las horas extras o ajustar un saldo, no existía la opción de añadir una razón o comentario que explicara el motivo. | Puedes añadir un motivo o comentario al remunerar las horas extras como pago o como ausencia. También puedes hacerlo al ajustar un saldo de horas extras. Los empleados pueden ver estos comentarios, así que comprenden los cambios sin necesidad de preguntar. |
| Cálculos de horas extras más fiables para casos excepcionales |
El sistema tenía casos límite de larga duración que podían producir saldos inesperados. Por ejemplo, un cambio en el horario de trabajo a mitad de semana aplica el horario nuevo con carácter retroactivo a toda la semana e ignora el horario anterior. |
El sistema nuevo gestiona correctamente estos casos excepcionales por diseño. Esto significa que los saldos son correctos desde el principio, sin que tengas que identificarlos y corregirlos posteriormente. Por ejemplo, un cambio en el horario de trabajo a mitad de semana ahora respeta la fecha de entrada en vigor de la política nueva. Aplica la política anterior a los días anteriores para que las horas objetivo se calculen correctamente. Para acceder a la lista de estos casos límite de cálculo, consulta Otros cambios a continuación. |
| Restablecimiento del saldo | Solo se podía añadir o restar una cantidad relativa a un saldo. No había forma de establecerlo directamente con un valor específico. |
Puedes restablecer el saldo de horas extras con un valor exacto en una fecha específica. Puedes hacerlo para un solo empleado directamente desde la página de horas extras o para varios empleados a la vez utilizando la importación de saldos de horas extras. Un restablecimiento del saldo anula todas las horas extras, los umbrales y otras transacciones realizadas hasta esa fecha inclusive. Los restablecimientos del saldo se aplican al final de la fecha de entrada en vigor que selecciones. Por ejemplo, para establecer un saldo de 0 horas a partir del 1 de enero, tienes que establecer como fecha de entrada en vigor el 31 de diciembre. Por tanto, te proporciona un punto de partida claro y preciso siempre que lo necesites. |
| Cálculo del margen de horas extras mensual conforme a la normativa | El sistema aplicaba el margen de horas extras mensual antes de compensar cualquier déficit del mes anterior. Las horas extras solo se contabilizaban para el saldo una vez que las horas trabajadas por un empleado superaban el umbral establecido. | Ahora, el sistema compensa primero cualquier déficit del mes anterior y, a continuación, aplica el umbral. Esto te proporciona un saldo final preciso y conforme a la normativa en relación con los empleados que se encuentran cerca del umbral. Descubre más sobre los cambios en el margen de horas extras mensual. |
Explora el sistema nuevo de horas extras
Si no puedes ver la experiencia de horas extras nueva, significa que aún no hemos implementado la actualización en la cuenta. Iniciaremos la implementación el 30 de septiembre de 2026 y se realizará por fases.
Puedes acceder a las horas extras de un empleado a través del widget Horas extras de la pestaña Registro de jornada. Haz clic en Detalles del saldo para abrir la página de horas extras. En la página de horas extras, puedes revisar toda la actividad, ajustar el saldo y remunerar las horas extras como pago o como ausencia. Descubre cómo gestionar las horas extras con el método nuevo.
Lo que tienes que hacer
Migraremos automáticamente la cuenta al sistema nuevo de horas extras. Los saldos de horas extras de los empleados se mantienen sin cambios, y te informaremos antes y después de que se produzca el cambio. Te recomendamos que dediques algo de tiempo a explorar la experiencia nueva. Además, informa a los empleados de que la página de horas extras va a cambiar.
Una vez que lleves a cabo la migración, aquí tienes algunas cosas que te pueden resultar útiles:
- Revisa el desglose del saldo actual de una muestra de empleados para confirmar que el saldo se ajusta a lo esperado.
- Recuerda que ahora puedes restablecer un saldo con un valor específico en una fecha específica. Esto es útil si alguna vez tienes que corregir un saldo.
- Comprende cómo funciona la ventana de recálculo de horas extras nueva. Esto es especialmente relevante si tienes que hacer cambios retroactivos con fecha de entrada en vigor anterior al 1 de diciembre de 2025.
- Hemos mejorado la lógica de cálculo del margen de horas extras mensual. Si utilizas un margen de horas extras mensual en la política de horas extras, revisa cómo funciona ahora.
- El sistema ahora calcula las horas extras y las horas de menos independientemente del estado de empleado. Esto puede ser relevante si tienes empleados con el atributo de estado Inactividad temporal o Inactivo. Si no quieres que se acumulen horas de menos durante este tiempo, tienes dos opciones:
- Desactiva los ajustes de registro de déficits en la política de horas extras del empleado. Si otros empleados comparten esa política, duplica y desactiva el registro de déficits en la copia. Si no, asigna una política existente que ya tenga desactivado el registro de déficits, de modo que el cambio solo afecte al empleado correspondiente.
- Añade un periodo de ausencia para la ausencia. Establece el siguiente ajuste del tipo de ausencia en “sí”: ¿Reducir las horas objetivo y contar las horas registradas como horas extras durante la ausencia?
Comprender cómo se recalculan las horas extras
Siempre que hagas un cambio que afecte al saldo de horas extras (por ejemplo, al editar entradas del registro de jornada o entradas de ausencias anteriores), Personio recalculará automáticamente los saldos afectados. Esto te ayuda a mantener la precisión de los registros.
- Cómo funcionaba antes: el sistema anterior limitaba estrictamente los recálculos hasta una única fecha límite fija: el 1 de noviembre de 2025. No recalculaba automáticamente el saldo para ningún cambio anterior a esa fecha. El sistema anterior también aplicaba la fecha límite a toda la cuenta.
- ¿Qué cambios se aplicarán a las políticas existentes? Vamos a dejar de aplicar límites máximos de uso en toda la cuenta. En cambio, el límite estará vinculado a las políticas de horas extras individuales.
Políticas de horas extras vigentes
Para todas las políticas de horas extras vigentes, el sistema ahora utiliza el 1 de diciembre de 2025 como fecha límite funcional para el cálculo de las horas extras. Sabiendo esto, aquí puedes ver qué ocurrirá al hacer un cambio con fecha anterior:
- Cambios con fecha de entrada en vigor a partir del 1 de diciembre de 2025: el sistema recalcula automáticamente los saldos de horas extras afectados.
- Cambios con fecha de entrada en vigor anterior al 1 de diciembre de 2025: los saldos permanecen bloqueados de forma segura. El sistema conserva las entradas del historial sin activar recálculos automáticos.
Ten en cuenta que:
Si tienes que hacer un cambio y recalcular las horas extras con fecha de entrada en vigor anterior al 1 de diciembre de 2025, no recomendamos reasignar ni editar una política para ello. Esto puede activar un recálculo completo de todas las políticas y sobrescribir los valores históricos. Esto es irreversible. Si tienes que hacer esos ajustes, ponte en contacto con el servicio de ayuda de Personio para que te oriente.
Lo que verás en la cuenta
Para proteger los datos históricos de cambios no deseados, Personio crea automáticamente otra definición de la política. A continuación, verás las siguientes definiciones en la cuenta:
- A partir del 1 de diciembre de 2025: esta es la definición nueva de la política y la que estará activa y será editable en el futuro. Aplica la lógica del sistema nuevo.
- Antes del 1 de diciembre de 2025: esta definición conserva sus datos históricos utilizando la lógica del sistema anterior.
Es posible que observes ambas definiciones enumeradas bajo una política de horas extras determinada. Por ejemplo, puede verlos en los ajustes de la política de horas extras. También puedes consultarlas en la vista general histórica de la política de horas extras de la página del empleado. Esto es totalmente previsible y sirve como registro de auditoría de la transición. Los empleados seguirán viendo un único saldo de horas extras. La configuración dual existe exclusivamente en segundo plano para mantener a salvo los datos históricos.
Crear políticas nuevas para el futuro
Cualquier política nueva de horas extras que crees a partir de ahora aplicará el plazo estándar de recálculo rotativo. En lugar de basarse en fechas límite fijas, el sistema recalcula automáticamente las entradas dentro de un rango dinámico, aplicando la lógica del sistema de horas extras nuevo:
- 10 años hacia atrás (a partir del 1 de enero del año natural de hace 10 años).
- 2 años hacia delante (con fin el 31 de diciembre del año natural en un plazo de 2 años).
Por ejemplo, en 2026, esta ventana se ejecuta del 1 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2028. El plazo avanza un año cada 1 de enero, así que siempre abarca el mismo lapso con respecto a la actualidad.
Comprender los cambios en el margen de horas extras mensual
Si la política de horas extras horas extras utiliza un margen de horas extras mensual, sigue leyendo para saber cómo funciona después de la migración.
Cómo se compensan los déficits con respecto al umbral
Ha cambiado el orden en que el sistema compensa el déficit con respecto al margen de horas extras mensual. Así es como se compara el cálculo antes y después de la migración.
| Antes | Después |
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El sistema aplicaba el margen mensual antes de compensar cualquier déficit del mes anterior. Esto significaba que las horas extras tenían que cubrir el umbral antes de que el sistema las contabilizara para el saldo de horas extras. Ejemplo: La política de horas extras de Julia tiene un límite mensual de 10 horas.
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El sistema compensa primero cualquier déficit del mes anterior y luego aplica el umbral. Ejemplo: La política de horas extras de Julia tiene un límite mensual de 10 horas.
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Cómo afectan al umbral los ajustes y los restablecimientos del saldo
Un ajuste de saldo no se contabiliza en el umbral. Si efectúas algún ajuste en el saldo durante un mes, este pasará a formar parte del saldo inicial del mes siguiente. Esto no ha cambiado.
Ejemplo de ajuste del saldo:
La política de horas extras de Alfred tiene un límite mensual de 10 horas.
- Finaliza junio con un excedente de 6 horas.
- En julio, ha registrado 12 horas extras. Por otra parte, un gerente de RR. HH. realiza un ajuste de saldo de -3 horas para corregir un error anterior.
Los ajustes de saldo no pasan por el cálculo del umbral. El sistema calcula el saldo de julio utilizando únicamente el superávit y las horas extras registradas:
- De las 12 horas extras que Alfred registra, el límite de 10 horas significa que solo 2 horas cuentan para el saldo.
- Sumado a su excedente de 6 horas de junio, el resultado es un total de 8 horas.
- El sistema luego aplica el ajuste de -3 horas directamente a esas 8.
- El saldo de Alfred a finales de julio es de 5 horas.
El restablecimiento del saldo funciona de manera diferente. Si configuras un restablecimiento del saldo a mitad de mes, Personio considerará el saldo nuevo como el punto de partida para el resto del mes. El sistema ignora las horas extras o las horas de menos de principios de ese mes al calcular el umbral.
Ejemplo de restablecimiento del saldo:
La política de horas extras de Alfred tiene un límite mensual de 10 horas.
- Acumula 12 horas extras en la primera quincena de julio.
- El 15 de julio, un administrador configura el restablecimiento del saldo en 5 horas.
Al establecer un saldo nuevo, se restablece el punto de partida para el cálculo del umbral. El sistema calcula el resto de julio utilizando únicamente el restablecimiento y las horas extras registradas posteriormente:
- El cálculo del umbral para julio ignora las 12 horas que Alfred ha registrado antes del restablecimiento.
- A partir del 15 de julio, el sistema considera 5 horas como el saldo inicial para el resto del mes. El umbral de 10 horas se aplica de nuevo a todo lo que registre después de ese momento.
- Tiene previsto trabajar 8 horas extras más antes de que termine julio. Esto no supera el umbral de 10 horas, así que aún no se contabiliza en el saldo. (Recuerda que el cálculo del umbral para julio ignora las 12 horas que Alfred ha registrado antes del restablecimiento).
- El saldo de Alfred a finales de julio se mantiene en 5 horas.
Otros cambios
Muchos de los cambios que se describen a continuación son pequeños y no afectarán al trabajo diario. Los hemos incluido aquí para ofrecer una mayor transparencia. Esto incluye algunos casos límite de cálculo específicos, que el sistema nuevo ahora gestiona correctamente por diseño.
| Evento/comportamiento | Antes | Después |
| Casos límite de cálculo | ||
| Ausencia con fecha futura y horas de menos |
Solicitar una ausencia para una fecha futura reducía el saldo de horas extras de inmediato. Registrar 0 horas en una fecha futura también creaba un déficit de inmediato. Esta es una solución alternativa que los empleados podrían haber utilizado para programar una ausencia a falta de una funcionalidad que permita a los empleados registrar las horas extra acumuladas. |
El saldo solo cambia en la fecha futura. Esto se aplica tanto si proviene de una solicitud de ausencia como si procede de un déficit con fecha futura, incluyendo los días registrados como 0 horas. Los empleados pueden registrar 0 horas en una fecha futura para programar informalmente horas extra acumuladas. Sin embargo, ahora esto se comporta como cualquier otro cambio con fecha futura: el saldo solo se actualiza cuando llega esa fecha, no de inmediato. Puedes remunerar las horas extras como ausencia en nombre del empleado. |
| Registro de jornada no aprobado y horas extras semanales | Con una política de horas extras semanales, el sistema excluía el registro de jornada no aprobado del cálculo de las horas extras semanales hasta que se aprobase. El widget Horas extras de la pestaña Registro de jornada también mostraba un indicador separado para las horas extras pendiente. | El sistema ahora calcula las horas extras semanales en tiempo real, independientemente del estado de aprobación. Esto significa que el saldo refleja el registro de jornada de forma inmediata. El widget Horas extras de la pestaña Registro de jornada muestra solo las horas extras aprobadas y ya no muestra un indicador de horas extras pendientes por separado. |
| Contratación o rescisión de contrato a mitad de semana | El sistema consideraba la primera o la última semana de empleo de un trabajador como una semana laboral completa, incluso si no trabajaba todos los días de ella. |
El sistema considera que el empleado solo puede trabajar parcialmente durante su primera y última semana de empleo. El sistema prorratea las horas objetivo en función de los días de trabajo real del empleado. Ejemplo: Un empleado nuevo tiene un horario de trabajo de lunes a viernes, 8 horas al día. Sin embargo, empiezan a trabajar un miércoles. El sistema establece el objetivo de horas para esa primera semana en 24 horas (3 días) en lugar de 40. |
| Horas extras semanales cuando una semana abarca dos meses | Si un mes terminaba a mitad de semana, el sistema no generaba el umbral para esa semana. |
El sistema genera el umbral en función de la fecha de registro de jornada, así que se aplica correctamente incluso cuando una semana abarca dos meses. Ejemplo: En una semana que va de lunes a domingo y cuyo mes cambia el miércoles, el sistema aplica la siguiente lógica:
La misma lógica se aplica si se utiliza una política de horas extras diarias. |
| Medio día festivo más un periodo de medio día ausencia el mismo día | Cuando un día festivo de medio día y un periodo de ausencia de medio día coincidían en el mismo día, las dos deducciones se sumaban sin límite. Esto a veces suponía un minuto más que un día completo. | El sistema ahora limita la deducción combinada a un día completo, independientemente de cuántos eventos de medio día coincidan en ese día. Así se elimina la discrepancia de redondeo de un minuto. |
| Otros cambios en los cálculos | ||
| Fecha de creación del pago frente a fecha de entrada en vigor | La fecha en que se ha creado el pago y la fecha en que el empleado ha recibido el pago son la misma. |
La entrada de línea en la página de horas extras ahora aparece en la fecha en que se crear un pago, no en la fecha de entrada en vigor del pago. Además, el saldo de horas extras se reduce el día en que se crea el pago. La pestaña Salario del empleado muestra el pago correspondiente al mes de la fecha de entrada en vigor. Obtén más información sobre el pago de horas extras. |
| Cálculo del saldo de horas extras |
El saldo de horas extras era una suma de todos los elementos de horas extras trabajadas a lo largo del tiempo (pasado, presente y futuro). Incluía horas extras, déficits, ajustes, remuneraciones y umbrales. Siempre tenía el mismo valor, independientemente del día en que se consultara. Al generar un informe, el saldo de horas extras que aparecía incluía cualquier elemento con fecha futura. |
El saldo actual es ahora una instantánea del saldo en el momento específico y excluye elementos futuros. Esto hace que el saldo sea más fiable de cara a los informes, ya que refleja solo lo que es cierto hoy, sin elementos futuros. Consulta el desglose del saldo actual para saber más sobre lo que se incluye en el saldo actual. |
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