Este artículo explica cómo firmar un documento con una firma electrónica cualificada y cómo verificar la identidad. Este tipo de firma solo está disponible para los clientes que tengan activada la aplicación de firmas cualificadas. Para acceder a esta aplicación, consulta Resumen de las firmas electrónicas cualificadas. O bien, compara los tipos de firma que ofrece Personio y su validez legal.
Antes de empezar
Para firmar un documento con una firma electrónica cualificada, todos los firmantes tienen que completar un paso de verificación de identidad. Antes de comenzar la verificación de identidad, comprueba lo siguiente:
- Coincidencia del nombre legal: el nombre y los apellidos legales, tal como aparecen en Personio o en el perfil del candidato, tienen que coincidir exactamente con el ID oficial. Esta es la razón más común de fallo en la verificación. Si el nombre no coincide, la verificación falla y no puedes firmar. Ponte en contacto con el administrador de Personio si necesitas actualizar el nombre. Para obtener más información, consulta en el centro de ayuda de DocuSign.
- ID oficial válido: comprueba que el documento de identidad esté en vigor y que aparezca en la lista de documentos de ID aceptados por DocuSign.
- Teléfono móvil: necesitas un teléfono móvil para recibir un enlace de verificación por mensaje de texto y capturar vídeos de verificación.
- Identity Wallet de DocuSign (opcional): si configuras la Identity Wallet, ten a mano la llave de acceso o las credenciales de inicio de sesión.
Estos son los tipos de ID aceptados: carnés de ID nacionales de la UE, permisos de residencia de la UE, documentos de viaje para refugiados de la UE y la mayoría de los pasaportes internacionales. Personio no acepta permisos de conducir del Reino Unido ni tarjetas de ID nacionales rumanas emitidas antes de 2021. Puedes encontrar una lista completa de todos los documentos de ID aceptados para todos los países del mundo en el sitio web de DocuSign.
Formas de verificar la identidad para obtener una firma electrónica cualificada
Para completar una firma electrónica cualificada, firma el documento como de costumbre. Una vez que añadas la firma, el sistema te pedirá que verifiques la identidad. Puedes utilizar uno de los siguientes métodos:
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Identity Wallet de DocuSign (recomendado para firmantes frecuentes): tras verificar tu identidad una sola vez, podrás guardar los datos en una Identity Wallet de DocuSign vinculada a tu correo electrónico. La próxima vez que tengas que utilizar una firma cualificada, desbloquea la cartera con una llave de acceso en lugar de repetir el proceso de verificación estándar. La verificación guardada será válida durante tres años. Después de eso, tienes que repetir la verificación.
- Verificación estándar (sin Identity Wallet): si firmas ocasionalmente o si utilizas una firma cualificada por primera vez, utiliza este método. En el momento de firmar, tienes que fotografiar el ID, completar las indicaciones interactivas en tiempo real y grabar un breve vídeo selfi.
Verificar la identidad con Identity Wallet de DocuSign
Si ya has registrado tu correo electrónico en Identity Wallet de DocuSign, verás la opción de usarlo para la verificación de identidad. Sigue estos pasos para firmar un documento y verificar la identidad con Identity Wallet:
- Abre la solicitud de firma a través de la bandeja de entrada de Personio o a través del correo electrónico de DocuSign.
- Revisa el documento y fírmalo como de costumbre.
- Haz clic en Finalizar.
- Haz clic en Usar Identity Wallet.
- Inicia sesión con la llave de acceso.
- Revisa Identity Wallet para asegurarte de que la información sea correcta y, a continuación, haz clic en Siguiente.
- Una vez que la verificación se haya realizado, vuelve al documento y haz clic en Finalizar.
- Introduce el código que has recibido en el teléfono móvil.
- Acepta los términos y condiciones.
- Haz clic en Firmar.
Verificar la identidad sin Identity Wallet
Si no tienes registrada ninguna cuenta de Identity Wallet para el correo electrónico, o si escoges no usar una, tendrás que completar un proceso de verificación de identidad. Comprueba que tienes una conexión a internet estable y que te encuentras en un espacio correctamente iluminado. Ten a mano el ID y sigue los pasos que se indican a continuación:
- Abre la solicitud de firma a través de la bandeja de entrada de Personio o a través del correo electrónico de DocuSign.
- Revisa el documento y fírmalo como de costumbre.
- Haz clic en Finalizar.
- Se abre la ventana de verificación de identidad. Haz clic en Siguiente.
- Selecciona el código del país, introduce el número de teléfono móvil y haz clic en Siguiente.
- En el teléfono móvil, abre el mensaje de texto de DocuSign y haz clic en el enlace.
- Utilizando uno de los documentos aceptados, sigue las instrucciones para fotografiar el ID, completa las indicaciones interactivas y captura un vídeo selfi.
- Espera el resultado de la verificación. Normalmente, recibes el resultado de la verificación en pocos minutos.
- Una vez que la verificación se complete, puedes crear una Identity Wallet de DocuSign para usar la identidad verificada en el futuro o continuar sin una.
- Regresa al documento y haz clic en Finalizar.
- Introduce el código que has recibido en el teléfono móvil.
- Acepta los términos y condiciones.
- Haz clic en Firmar.
La verificación de identidad de la firma cualificada no se ha completado
Si falla el intento de verificación de identidad, el sistema bloquea la solicitud de firma. Personio notifica automáticamente al solicitante en la bandeja de entrada, junto con el motivo del fallo. El solicitante tiene que revisar los datos y volver a enviar la solicitud de firma antes de que intentar verificar su identidad nuevamente.
Los cargos por firma cualificada cubren el coste de la verificación de identidad. Personio aplica este cargo por cada intento de verificación, independientemente de si tiene éxito o no.
Revisa las razones comunes por las que fallan los intentos de verificación y cómo solucionarlas.