Este artículo explica la aplicación de firmas electrónicas cualificadas en Personio, cuándo utilizar firmas cualificadas y los requisitos de verificación de identidad.
Una firma electrónica cualificada es el nivel más alto de firma electrónica en virtud de la ley de la UE. Es el único tipo de firma equivalente a una firma manuscrita con tinta húmeda en la UE, según el Reglamento eIDAS.
Acceso a las firmas cualificadas
- Suscripción: Para añadir la aplicación de firmas cualificadas de pago a la cuenta, la organización tiene que tener el plan Core Pro.
- Permisos: Necesitas permisos para mejorar los planes y las aplicaciones y activar las firmas cualificadas para la organización. Cualquier usuario con permisos para solicitar firmas también podrá solicitar firmas electrónicas cualificadas una vez que actives la aplicación.
Cuándo utilizar una firma electrónica cualificada
Los requisitos para utilizar una firma electrónica cualificada varían según las leyes locales y los tipos de documento. Consulta a un asesor legal para que evalúe tu situación específica e identifique qué documentos requieren firmas cualificadas.
Recomendamos crear una matriz que asigne cada tipo de documento del empleado con el nivel de firma requerido en todas las ubicaciones en las que operes.
Consulta el resumen sobre la validez legal de las firmas electrónicas para obtener más información sobre los tipos de firma.
Activar firmas electrónicas cualificadas
Para añadir la aplicación de firmas electrónicas cualificadas a la suscripción, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En Cuenta y ayuda, haga clic en Suscripción y facturación.
- Haz clic en Añadir aplicaciones.
- Selecciona la casilla junto a Firmas electrónicas cualificadas.
- Revisa la selección y luego haz clic en Ir al resumen.
- Acepta los términos y condiciones y haz clic en Mejorar plan.
Aparece una confirmación de la mejora de la suscripción.
Verificar la identidad para obtener firmas electrónicas válidas.
Para completar una solicitud de firma electrónica cualificada, tienes que verificar tu identidad. Para ello, puedes escoger lo siguiente:
- Seguir el proceso de verificación estándar.
- Utilizar Identity Wallet de DocuSign.
Lea más sobre cada método de verificación y cómo utilizarlos.
Los firmantes y solicitantes tienen que revisar los requisitos de verificación de identidad para ayudar a prevenir intentos de verificación fallidos.
Solicitar una firma electrónica cualificada
Puedes solicitar una firma cualificada de la misma manera que solicitas cualquier otra firma en Personio. Escoge Cualificada como tipo de firma antes de enviarla.
Ten en cuenta que:
Al solicitar la firma cualificada de una persona, el nombre y los apellidos legales que figuran en el perfil de Personio o en el perfil del candidato tienen que coincidir con los del documento oficial de identidad. Por ejemplo, no incluyas títulos como “Dr.”. Si los nombres no coinciden, la verificación de identidad no será válida.
Tarificación y facturación
Personio cobra a tu cuenta por cada firmante, por cada documento y por cada intento de verificación de identidad. Este cargo cubre el proceso de verificación de identidad y se aplica a cada intento, independientemente de si tiene éxito o no.
Personio contabiliza el uso que hace la organización y envía una factura mensual por la actividad del mes anterior.
Ten en cuenta que:
Para evitar un intento de verificación fallido y el cargo asociado, comprueba los requisitos de verificación y cómo solucionar los problemas de verificación de identidad antes de solicitar una firma electrónica cualificada.
Más información
Para descubrir más sobre las firmas electrónicas cualificadas, consulta estos recursos: