Este artículo explica las firmas electrónicas cualificadas (FEC) en Personio, cuándo usar una y cómo funciona la verificación de identidad.
Una firma electrónica cualificada es el nivel más alto de firma electrónica en virtud de la ley de la UE. Es el único tipo que equivale a una firma manuscrita en la UE, según el Reglamento eIDAS. Personio ofrece firmas electrónicas cualificadas a través de DocuSign como un complemento de pago, disponible solo en el plan Core Pro.
Antes de empezar
Para firmar un documento con una firma electrónica cualificada, todos los firmantes tienen que completar un paso de verificación de identidad. Puedes proporcionar una ID oficial y grabar un vídeo corto, o usar Identity Wallet de DocuSign con la identidad verificada almacenada en ella.
El nombre y los apellidos legales del firmante del perfil de Personio o del perfil del candidato tienen que coincidir con los del documento oficial de identidad.
Cuándo usar una firma calificada
Si necesitas una firma calificada depende del tipo de documento y de las leyes aplicables al documento en pregunta. Consulta a un asesor legal para evaluar tu situación específica. Recomendamos crear una matriz de tipo de documento para tipo de firma para los empleados de tu país. Consulta la validez legal de las firmas electrónicas para obtener más información general sobre los tipos de firma.
Solicitar una firma cualificada
Puedes solicitar una firma cualificada de la misma manera que solicitas cualquier otra firma en Personio. Cuando solicitas firmas electrónicas para los documentos de los empleados o creas una oferta de trabajo con un contrato (disponible en breve), escoge Cualificada como el tipo de firma al enviar la solicitud.
Ten en cuenta que:
Al solicitar la firma cualificada de una persona, el nombre y los apellidos legales que figuran en el perfil de Personio o en el perfil del candidato tienen que coincidir con los del documento oficial de identidad. Por ejemplo, no incluyas títulos como “Dr.”. Si los nombres no coinciden, la verificación de identidad no será válida.
Verificar la identidad para firmar
Las firmas cualificadas requieren un paso adicional de verificación de identidad.
Para verificar la identidad y firmar:
- inicia sesión en Personio y abra su bandeja de entrada. Busque y seleccione la tarea de solicitud de firma.
- Haz clic en Continuar. El entorno de firma se abre en otra pestaña. Si la pestaña nueva no se abre automáticamente, haz clic en “Firmar documento”.
- Revisa el documento. Haga clic donde dice firmar o arrastre y suelte el campo de firma desde la izquierda hacia el documento.
- Si es la primera vez que utilizas DocuSign, tendrás que adoptar una firma. Puedes seleccionar una firma, dibujarla o subir una. Haz clic en Adoptar y firmar.
- En la parte superior, haz clic en Finalizar.
- Si el correo electrónico ya está registrado con Identity Wallet de DocuSign, verás la opción de usarlo. Escoge “Usar Identity Wallet”, desbloquéala con la clave de acceso y ve al paso 7.
- Si no se ha registrado Identity Wallet para el correo electrónico o si escoges no usarla, pasarás por un flujo de verificación de identidad. Comprueba que tienes una conexión a internet estable y que te encuentras en un espacio correctamente iluminado. Ten preparado el ID.
- Introduce el número de teléfono para recibir un enlace de verificación de identidad.
- En el teléfono, haz clic en el enlace del mensaje de texto de Docusign.
- Selecciona el documento que vas a usar. Sigue minuciosamente las instrucciones para presentar el ID, grabar el vídeo selfi y completar las pruebas.
- Espera el resultado de la verificación. Normalmente, recibes el resultado de la verificación en pocos minutos.
- Una vez que la verificación finalice, puedes crear una Identity Wallet de Docusign para el uso futuro de la identidad verificada, o continuar sin ella.
- Regresa al documento y haz clic en Finalizar.
- Introduce el código que has recibido en el teléfono, acepta los términos y condiciones.
- Haz clic en Firmar.
Tipos de ID aceptados: carnés de ID nacionales de la UE, permisos de residencia de la UE, documentos de viaje para refugiados de la UE y la mayoría de los pasaportes internacionales. Personio no acepta permisos de conducir del Reino Unido ni tarjetas de ID nacionales rumanas emitidas antes de 2021. Puedes encontrar una lista completa de todos los documentos de ID aceptados para todos los países del mundo aquí.
Usa Identity Wallet de Docusign
Si firmas documentos cualificados habitualmente, Identity Wallet de Docusign te ahorra mucho tiempo. Puedes usar la identidad almacenada y verificada después de crearla con Docusign y verificar la identidad. Para usarla, desbloquéala con la clave de acceso en futuras solicitudes de firma, en lugar de repetir el proceso de verificación completo.
Identity Wallet de Docusign se conecta con tu correo electrónico y tiene una validez de 3 años. Después, tienes que volver a verificar tu identidad. Puedes ver y gestionar Identity Wallet en la cuenta de Docusign que has configurado al crearla.
Si la verificación falla:
El cargo por firmas cualificadas cubre el proceso de verificación de identidad. Se aplica independientemente del resultado.
Después de un intento fallido, la solicitud de firma se bloquea. Personio envía una notificación al solicitante sobre el intento fallido y los motivos a través de una tarea de la bandeja de entrada de Personio. A partir de ahí, también puede volver a enviar la solicitud para que el firmante intente verificar la identidad de nuevo.
Tarificación y facturación
Las firmas electrónicas cualificadas cuestan 6 € por firmante y por documento. Personio contabiliza el uso y envía una factura mensual con los costes del mes anterior.
Para descubrir más sobre las firmas electrónicas cualificadas, consulta estos recursos: