Como ya sabrás, estamos cambiando la forma de gestionar las inactividades temporales de larga duración en Personio. Anteriormente, programabas las inactividades temporales de larga duración utilizando los tres puntos en el perfil del empleado. En adelante, lo programarás de la misma manera que cualquier otra ausencia, después de configurar las normas de inactividad temporal de larga duración de la política para cada tipo de ausencia pertinente. Puedes configurar estas normas para que ciertos periodos de ausencia tengan efectos específicos en el prorrateo de la remuneración, el estado de empleado y el impacto en la ausencia remunerada.

En estos momentos, estamos en proceso de transición del sistema antiguo al nuevo. Si aún no lo has hecho, consulta nuestro artículo sobre la transición para obtener más información y conocer los pasos que dar. Este artículo aborda y resuelve problemas comunes que podrían surgir durante y después de esta transición.

Antes de empezar

Familiarízate con los siguientes conceptos, ya que son la fuente más común de confusión:

¿Qué periodos puedo eliminar del Calendario de equipo?

Si aún no lo has hecho, primero añade las normas de inactividad temporal de larga duración a las políticas de ausencias pertinentes, como se describe en nuestro artículo de transición. Si las normas que añadas se solapan con los periodos de inactividad temporal existentes, Personio las marca en un resumen de conflictos y crea un archivo CSV que puedes descargar.

Elimina solo los periodos de inactividad temporal que aparezcan con la etiqueta “leave_period” en el archivo y que se muestren con una etiqueta gris de “Periodo de inactividad temporal” en el Calendario de equipo. Además, elimina solo los periodos de inactividad temporal que estén cubiertos completamente por una política de ausencias que tenga activas las normas nuevas.

Para comprobar si las normas nuevas de la política ya cubren el periodo de ausencia de un empleado, sigue estos pasos:

1. Ve a Gestión del tiempo > Calendario de equipo.
2. Encuentra el periodo de ausencia correspondiente en Calendario de equipo. Puedes buscar por el nombre del empleado para encontrarlo rápidamente.
3. Haz clic en el periodo de ausencia. Esto abre una vista de resumen.

Importante:
No es necesario eliminar los periodos de inactividad temporal activos en estos momentos, a menos que necesites editarlos (por ejemplo, cambiar la fecha de inicio o fin). Si lo haces, asegúrate de que una política de ausencias con las normas nuevas de inactividad temporal de larga duración, así como un periodo de ausencia, cubran todo el plazo de la inactividad temporal antes de eliminarlo. Todos los demás periodos de inactividad temporal existentes seguirán ejecutándose en el sistema anterior, como antes.

Sin embargo, si necesitas cambiar un periodo de inactividad temporal que ha comenzado antes de la fecha de entrada en vigor de la política, no te recomendamos editar la política existente para establecer una fecha de entrada en vigor anterior, ya que se generan conflictos innecesarios que tendrás que solucionar. Sigue los pasos detallados para crear una política (duplicada) y asígnala retroactivamente.

Solución de problemas con el estado de empleado

El estado de empleado no se actualiza a “Inactividad temporal”.

Este es el problema más común tras la transición. Tiene dos causas principales.

El periodo de ausencia ha comenzado antes de la fecha de entrada en vigor de la política de ausencias.

Esta es la causa más probable. Las normas nuevas de la política solo se aplican a los periodos de ausencia cuya fecha de inicio sea igual o posterior a la fecha de entrada en vigor que has establecido al editar la política. Si estableces la fecha de entrada en vigor en “hoy” (como se recomienda en nuestro artículo de transición), las normas nuevas de la política no cubren ninguna inactividad temporal que haya comenzado antes de hoy.

Comprobación: abre el periodo de ausencia en el Calendario de equipo o en la página Ausencias del perfil del empleado. Si la fecha de inicio del periodo es anterior a la fecha de entrada en vigor de la política de ausencias y el elemento Impactos de la política de ausencias no aparece en el resumen, esta es la causa.

Solución: tienes que asignar al empleado una política de ausencias que cubra todo el periodo de ausencia desde su fecha de inicio. Sigue estos pasos:

1. Crea una política de ausencias duplicando la existente. Añade las normas de inactividad temporal de larga duración requeridas y luego asígnasela al empleado afectado a partir de la fecha de inicio del periodo de ausencia (o a partir de la fecha de contratación del empleado si la inactividad temporal comienza antes de enero de 2025). Una vez que la política nueva entre en vigor durante ese periodo, aplicará sus normas al periodo de ausencia existente.
2. Si la fecha de contratación no aparece como opción, primero desasigna la política vigente del empleado y, a continuación, asigna la nueva. La fecha de contratación estará disponible una vez que no haya ninguna política asignada en ese momento. Consulta en la tabla de esta sección del artículo la lista completa de opciones para “en vigor a partir de”. Estas opciones dependen de las ausencias retribuidas y de si se asigna a un solo empleado o a varios a la vez.

Ten en cuenta que:
No intente cambiar la fecha de entrada en vigor en los ajustes de la política de ausencias vigente ni reasignar la misma política desde una fecha anterior. Ninguno de los dos enfoques funciona porque la definición existente de los ajustes sigue aplicándose desde la fecha original. Tienes que crear otra política.

Eliminé el periodo de inactividad temporal anterior antes de que la política de ausencias cubriera dicho periodo.

En este caso, el empleado tenía una entrada existente de “Periodo de inactividad temporal” en gris en el calendario, y la has eliminado por error antes de asignar una política que cubriera completamente el periodo de ausencia. Por lo tanto, los efectos del antiguo periodo de inactividad temporal, incluido el cambio de estado, se eliminaron sin que nada los reemplazara.

Solución: Asigna al empleado una política duplicada con las normas correctas de inactividad temporal de larga duración, que entrará en vigor en la fecha de inicio de la inactividad temporal o antes. El periodo de ausencia que ya figura en el calendario tendrá entonces las normas de estado, remuneración y ausencias retribuidas aplicadas desde su fecha de inicio.

La actualización de estado aún no se ha procesado.

El sistema procesa de forma asíncrona los cambios de estado provocados por las normas de la política. Los cambios pueden tardar hasta 30 minutos en aparecer. Si acaba de editar o asignar una política, espere 30 minutos antes de investigar más a fondo.

Solución de problemas relacionados con remuneración y ausencias retribuidas

No se aplican las normas de remuneración o ausencias retribuidas.

La misma lógica que rige los cambios de estado también se aplica al prorrateo de la remuneración y a la reducción de las ausencias retribuidas. La política, o una definición de esta, se tiene que aplicar íntegramente durante todo el periodo de ausencia.

Compruebe lo siguiente:

1. ¿La política se ha asignado en una fecha igual o anterior a la fecha de inicio de la inactividad temporal? Si no, sigue los pasos anteriores para crear una política (duplicada) y asígnala a partir de la fecha correcta.
2. ¿La política que contiene las normas nuevas se aplica de forma continua durante toda la duración de la inactividad temporal? Si existe alguna laguna en la asignación de la política o en sus definiciones, significa que las normas solo se aplican a la parte cubierta.

Ten en cuenta que:
Esta nota solo es relevante para los clientes de Personio Payroll. Si todas sus entidades legales utilizan Personio Payroll, el paso de prorrateo de remuneración no estará disponible para su configuración. En cambio, para los empleados gestionados a través de Personio Payroll, el prorrateo de la remuneración se automatiza en función de las preguntas adicionales que respuesta en el proceso de solicitud de ausencia. Puedes y es necesario configurar las normas para Estado de empleado e Impacto en la ausencia remunerada.

El umbral definido en la política de ausencias no se activa como estaba previsto.

Si ha configurado una política de ausencias para cambiar el estado o prorratear la remuneración después de un cierto número de días, el umbral solo cuenta los días consecutivos dentro de un único periodo de ausencia continuo. Las entradas de periodo de ausencia separados no añadir automáticamente para alcanzar el umbral definido, incluso si los periodos son cerrar entre sí.

Ejemplo:

Un empleado está enfermo durante 30 días, regresa al trabajo y luego vuelve a estar enfermo durante 20 días. El segundo periodo comienza otro conteo desde el día 1. El sistema no agrupa datos de entradas separadas. En lo que respecta a la norma alemana (42 días en los últimos 6 meses), esto significa que no se puede confiar en que el sistema marque automáticamente cuándo un empleado supera el umbral de los 42 días si la baja por enfermedad se divide en varios periodos.

Cómo gestionar las inactividades temporales acumuladas a lo largo de varios periodos

Si la obligación legal es contabilizar los días de baja por enfermedad acumulados durante varios periodos con la misma causa subyacente, tienes dos opciones:

Opción 1: Prolongar un único periodo de ausencia continuas (recomendado siempre que sea posible).

Prolongue el mismo periodo de ausencia a medida que lleguen otros certificados médicos, en lugar de crear entradas separadas. Esto solo funciona para ausencias consecutivas sin interrupciones entre ellas. Cada vez que se extiende el periodo, la política se recalcula automáticamente a partir de la fecha de inicio original, lo que garantiza un cálculo preciso del umbral sin necesidad de seguimiento manual ni workflows.

• Cuándo usarlo: este es el escenario más común (ausencias consecutivas, periodos seguidos sin interrupciones).
• Cómo funciona: totalmente automatizado. La política gestiona de todos los cálculos. No ha sido necesaria ninguna intervención manual.

Opción 2: Crear periodos separados y gestionarlos manualmente

Si necesitas crear entradas separadas para los periodos de ausencia (por ejemplo, con intervalos entre ausencias), tendrás que actualizar manualmente el estado, la remuneración y las ausencias retribuidas del empleado para cada periodo, de manera que reflejen los requisitos legales. Este enfoque requiere un mayor esfuerzo administrativo, pero puede ser necesario en determinadas situaciones, especialmente en lo que respecta a las baja por enfermedad.

Para hacer un seguimiento de los días acumulados, utilice el workflow en Automatizaciones > Ausencias > Baja por enfermedad de larga duración. Recibirás una notificación cuando un empleado alcance un número determinado de días de ausencia. Una vez que un empleado supera el umbral establecido, recomendamos crear un periodo de ausencia indefinida en adelante si continúa ausente.

• Cuándo usarlo: Esto es necesario cuando hay pausas entre los periodos de baja por enfermedad.
• Cómo mantenerse al tanto: El workflow ayuda a controlar los días acumulados en diferentes periodos y activa la actualización manual cuando se alcanza el umbral.

Nota:
Si utilizas Personio Payroll, el sistema realizará automáticamente una comprobación previa a la baja por enfermedad durante el procesamiento de nóminas en la pestaña Cumplimiento, y marcará cuándo un empleado ha alcanzado el umbral de las normas de baja por enfermedad. Como alternativa, el sistema permite revisar y vincular manualmente los periodos de ausencia, lo que da como resultado los códigos de pago correspondientes.

Escoge el enfoque que mejor se adapte al workflow y a los requisitos legales.

Solución de problemas de visibilidad del calendario

Un periodo de inactividad temporal que no esperaba ahora visible en el calendario.

Durante esta transición, todos los periodos de inactividad temporal creados previamente se harán visibles en Calendario de equipo con una etiqueta gris que dice “Periodo de inactividad temporal”. Algunos se crearon sin un tipo de ausencia vinculado y, por lo tanto, antes no aparecían en el calendario.

Estos periodos de inactividad temporal siempre han existido en el sistema. Con esta actualización no se han creado periodos inactividad temporal; simplemente, ahora son visibles en el calendario. Si no necesitas editar, no necesitas hacer acción. Seguirán funcionando bajo el antiguo sistema hasta su fecha de finalización.

Si necesita editar alguno, consulte la sección de casos excepcionales del artículo sobre la transición.

El campo Estado ya no muestra las fechas de inactividad temporal.

Anteriormente, el campo Estado del empleado mostraba los detalles de la inactividad temporal en línea. Por ejemplo, “Inactividad temporal parental desde el 01.03.2026 hasta el 28.02.2027”. Tras esta actualización, el campo Estado enlaza con el Calendario de equipo, mostrando todos los periodos de inactividad temporal creados previamente como una barra gris marcada como “Periodo de inactividad temporal”.

Esta sección se aplica únicamente si las antiguas inactividades temporales de larga duración estaban vinculadas a un tipo de ausencia. Si solo has utilizado la función “Programar inactividad temporal” sin especificar un tipo de ausencia, el Calendario de equipo y la pestaña de ausencias del empleado son los únicos lugares donde puedes ver esas inactividades temporales. No se pueden filtrar ni incluir en los informes del sistema nuevo, ya que no se han incluido en el análisis anteriormente.

Para encontrar información sobre la inactividad temporal para periodos vinculados a un tipo de ausencia, tienes dos opciones:

1. Ve a Análisis > Crear informe y selecciona la plantilla Periodos de ausencia, filtrando por los tipos de ausencia de inactividad temporal de larga duración. Aquí se muestran todos los periodos de ausencia en cualquier rango de fechas.
2. Abre el Calendario de equipo y aplica un filtro para los tipos de ausencia relevantes y la opción “Ausente este mes”. Ten en cuenta que: Este filtro solo muestra los datos del mes vigente y no te servirá para ver los periodos de inactividad temporal pasados ​​o futuros. Para consultar los periodos de inactividad temporal de otros meses (como se podía ver anteriormente en el atributo Estado de empleado), utiliza el informe de análisis.

Puedes guardar la vista que prefieras para acceder a ella fácilmente en el futuro.

El estado de un empleado ha vuelto a ser Activo después de que haber eliminado un periodo de inactividad temporal en curso.

Esto ha ocurrido porque el periodo de inactividad temporal que has eliminado aún estaba vigente. Era lo único que provocaba el cambio de estado, así que nada reemplazaba su efecto una vez que lo eliminabas. El periodo de ausencia en el calendario aún no estaba cubierto por una política con normas de estado.

Solución:

1. Crea una política (o editar una existente si no se han hecho cambios). Configura el ajuste del estado de empleado para que cambie a Inactividad temporal a partir del día correspondiente.
2. Asigne la política al empleado con vigencia a partir de una fecha igual o anterior a la fecha de inicio del periodo de ausencia. Si editas una definición existente, esta se aplicará automáticamente a los periodos de ausencia de los empleados que la tengan asignada en estos momentos.
3. El estado se actualiza en un plazo de 30 minutos una vez que la política se haya asignado por completo durante todo el periodo.

Para evitar esto: Confirma mediante la casilla de verificación “Impacto en la política de ausencias” anterior que una política con normas de inactividad temporal ya cubre el periodo de ausencia. De lo contrario, podrías retirar los efectos de las inactividades temporales sin nada que los reemplace. Verifique esto antes de eliminar el periodo de inactividad temporal gris correspondiente.

Ponte en contacto con el servicio de atención técnica

Si has seguido los pasos anteriores y el problema continúa, ve a la sección Ayuda de la cuenta de Personio para ponerte en contacto con nosotros. Al ponerte en contacto, incluye lo siguiente:

• El/los ID de empleado afectado(s)
• El tipo de ausencia y el nombre de la política
• La fecha de entrada en vigor que usted establezca en la política
• La fecha de inicio del periodo de ausencia

Comparte tu opinión

Ve a Ajustes > Ausencias y danos feedback sobre la actualización a través del banner de la parte superior de la página > Dar feedback.