Migrar atributos principales – Personio

Si llevas tiempo usando Personio, probablemente tengas atributos personalizados configurados, como el cumpleaños, el estado civil o la nacionalidad. Son campos que traduces y actualizas para registrar los datos de los empleados.

Personio está introduciendo ahora los atributos principales: versiones estandarizadas de estos atributos comunes, definidos y mantenidos por Personio. La entrada de cada atributo se valida según los estándares del sector. Nuestra interfaz de migración te ofrece una forma guiada y controlada de pasar de los atributos personalizados a los principales a tu ritmo y sin riesgo de pérdida de datos.

Migrar a atributos principales te proporciona una estructura coherente que funciona perfectamente entre integraciones, informes y funcionalidades del producto. Es de autoservicio, y tú decides qué atributos migrar, cuándo hacerlo y cuáles de los datos de los empleados existentes se van a trasladar. Hasta que lo confirmes, no cambiará nada en la cuenta.

Este artículo te guía a través del proceso de migración: qué preparar, cómo ejecutarlo y qué hacer después.

Atributos principales nuevos

Los atributos disponibles dependen de la configuración de la cuenta. El género ya es un atributo principal en todas las cuentas y solo aparecerá aquí si también tienes un atributo de género específico de la integración que migrar. La fecha de nacimiento ya es un atributo principal en la mayoría de las cuentas, así que normalmente tampoco aparecerá.

Atributo	ID universal	Definición y detalles
Nacionalidad	citizenship	La ciudadanía de la persona. Tipo de dato: campo de una lista de opciones. Se usa para sustituir el atributo anterior “Nacionalidad”. Personio mantiene y traduce la lista de ciudadanías disponibles.
Estado civil	marital_status	El estado civil de una persona. Tipo de dato: campo de una lista de opciones. Se usa para sustituir atributos anteriores como “¿Casado/a? (estado civil)” o “Estado civil”. Personio mantiene y traduce la lista de estados disponibles.
Correo electrónico personal	personal_email	Un correo electrónico personal que pertenece a la persona y que se puede utilizar para comunicarse directamente con ella cuando sea necesario. Tipo de dato: Correo electrónico Máx. 255 caracteres. Validación de formato integrada para garantiza que el correo electrónico es válido.
Número de teléfono móvil	personal_mobile_phone_number	El número de teléfono móvil que se puede utilizar para iniciar sesión o recibir notificaciones importantes. Tipo de dato: Número de teléfono Formato y validación específicos de cada país: aplica el formato internacional de números telefónicos con un + seguido de 2-15 dígitos, donde el primer dígito no puede ser 0.
ID de empleado	company_employee_id	El identificador interno de un empleado en la empresa. Tipo de dato: Campo de texto Máx. 255 caracteres.
Género	gender	El género oficial reconocido por las autoridades y utilizado en los documentos legales. Tipo de dato: campo de una lista de opciones. Personio mantiene y traduce la lista de géneros disponibles.
Fecha de nacimiento	date_of_birth	La fecha de nacimiento de una persona tal como aparece en sus documentos oficiales de identidad. Tipo de dato: Fecha

Antes de empezar

Quién puede realizar la migración

Para acceder a ella, necesitas permisos de administrador o permiso para los ajustes de información personal en Personio.

Nota:
La migración es optativa. Hasta que decidas hacerlo, no cambiará nada en la cuenta. Puedes migrar un atributo ahora y otros más adelante, en el momento más conveniente para el equipo.

Qué hay que preparar

La migración es una acción significativa y puntual que no se puede revertir ni repetir para el mismo atributo.

Personio te proporciona una lista de tareas que revisar antes y después de la migración. La mayoría de las actualizaciones se tienen que hacer después de la migración. Antes de la migración, te recomendamos que revises las siguientes tareas:

Aprueba o rechaza cualquier cambio pendiente de datos de los empleados en los atributos que tienes intención de migrar. Los cambios pendientes (propuestos, pero no aprobados) se pierden durante la migración. Solo se transfieren los valores aprobados.
Descarga una copia de seguridad de los miembros y permisos de todos los roles de empleado en Ajustes > Roles y permisos, si los usas para definir los miembros de un rol o para las normas de permisos personalizadas.

Abrir la herramienta de migración

Ve a Ajustes y abre la sección Datos personales.
En Configuración, selecciona Migrar a atributos principales.
La herramienta de migración se abre y muestra la lista de atributos principales disponibles, cada uno con un estado (No iniciado, Progreso guardado o Completado) y un botón Iniciar o Continuar. Encuentra el atributo que quieras configurar y selecciona Iniciar.

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Paso 1: Configurar el atributo

Cuando abres una migración, primero ves una vista previa del atributo principal, su etiqueta y la descripción tal y como se define en Personio.

Escoge cómo configurar los valores de los atributos:

Migrar valores (recomendado): copia valores de uno o más atributos compatibles existentes. El historial de atributos y los cambios programados también se migrarán.
Añadir como atributo vacío: crea el atributo principal sin datos. Puedes rellenarlo manualmente en adelante.

Opción 1 (recomendada): Selecciona “Migrar valores” si quieres copiar valores de uno o más atributos existentes:

En ¿De qué atributos existentes tenemos que copiar valores?, abre el desplegable y selecciona un atributo fuente. Solo se muestran los atributos compatibles con el atributo principal. Para Estado civil, Ciudadanía y Género, está restringido para garantizar que los valores de opción se puedan copiar correctamente.
Para añadir más fuentes, selecciona + Añadir atributo. Colócalos en orden de preferencia usando la palanca de arrastre de la izquierda. Para cada empleado, Personio utiliza el primer atributo de la lista que tiene un valor. Si ese atributo no tiene valor para un empleado, pasa al siguiente.
En ¿Dónde tiene que aparecer este atributo?, escoge la sección donde se colocará el atributo principal nuevo. Los usuarios con acceso a esa sección también tendrán acceso al atributo principal recién añadido y a sus valores migrados de datos de los empleados.
Selecciona Ver tareas para continuar al paso 2.

Nota:
La sección o secciones actuales del atributo fuente se muestran como referencia. Si colocas el atributo nuevo en otra sección, se añadirá una tarea en el siguiente paso para ayudarte a revisar los permisos de acceso.

Aviso:
El formato de los datos puede cambiar. Los atributos principales utilizan un formato estandarizado. Para atributos de la lista de opciones como Género y Ciudadanía, los valores compatibles se migran automáticamente. En caso de que un valor del atributo fuente no se pueda asignar a un valor válido del atributo principal, el valor original se conserva. Después de la migración, se tiene que actualizar manualmente con un valor válido en el perfil del empleado (para actualizaciones individuales) o en la Lista de personal (para actualizaciones en bloque). Descubre más detalles sobre cómo actualizar los datos de los empleados aquí.

Opción 2: Escoge “Añadir como atributo vacío” si quieres añadir valores manualmente más adelante:

En ¿Dónde tiene que aparecer este atributo?, escoge la sección donde se colocará el atributo principal nuevo. Los usuarios con acceso a esa sección también tendrán acceso al atributo principal recién añadido.
Selecciona Ver tareas para continuar al paso 2.

Nota:
Si escoges Añadir como atributo vacíoen el paso 1, no se archivan los atributos existentes ni se copian los valores. El atributo principal se crea en la sección que has seleccionado y está disponible inmediatamente en los perfiles de los empleados. Puedes empezar a capturar datos en él en adelante.

Paso 2: Completar tareas

Este paso muestra todo lo que tienes que revisar y hacer antes y después de la migración. La lista permanece disponible incluso después de que hayas confirmado, y puedes volver a ella en cualquier momento.

Tareas previas a la migración

Tienes que completar las siguientes tareas antes de que la migración se confirme como copia de seguridad:

Permisos de acceso (Roles y permisos): si los usas para definir normas de permisos personalizadas, descarga una copia de seguridad de los permisos de todos los roles de empleado en Ajustes > Roles y permisos > Menú de tres puntos > Permisos de exportación para todos los roles (CSV).
Revisión de los permisos de acceso de la sección: El acceso a la sección nueva puede ser diferente al de la sección fuente. Si tienes que actualizar los permisos de acceso, primero descarga una copia de seguridad de los roles de empleado. A continuación, migra los atributos. Por último, actualiza los permisos de acceso. Esto solo se muestra cuando el atributo nuevo está en una sección diferente al atributo fuente.

Revisa las tareas indicadas a continuación antes de que se confirme la migración, ya que la configuración de informes existente o las solicitudes de aprobación de datos del empleado afectadas se perderán en el proceso:

Actualizaciones de atributos (cambios propuestos): cualquier cambio pendiente propuesto para el atributo fuente se perderá tras la migración. Revísalos ahora y aprueba o rechaza cada uno para no perder nada.
Informes: Si tienes informes que incluyan el atributo fuente, no aparecerá tras la migración y tendrás que actualizarlos para que hagan referencia al atributo nuevo.

Tareas posteriores a la migración

Para algunas áreas, Personio puede detectar exactamente dónde se usa el atributo fuente y enumerará los elementos específicos que tienes que actualizar. En otras áreas, Personio no puede detectar el uso automáticamente. Aparecen como comprobaciones generales que tienes que completar si el área es relevante en cuanto a la configuración.

Puedes completar las siguientes tareas una vez que la migración esté terminada y exista el atributo principal nuevo.

Tareas obligatorias:

Se mostrarán si se corresponden con la configuración de la cuenta.

Workflows: el atributo fuente se utiliza en un workflow. El enlace en la tarea te lleva directamente al workflow afectado, para que puedas revisar y actualizar la configuración del workflow para usar el atributo principal nuevo.
Permisos personalizados en los roles: el atributo fuente se utiliza en uno o más filtros personalizados para los ámbitos de los permisos. Tienes que actualizar la configuración del rol con el atributo principal recién creado. El enlace en la tarea te lleva directamente al rol afectado para que puedas revisar y editar los permisos cuando sea necesario.
Condiciones del miembro del rol: el atributo fuente se ha utilizado en una condición personalizada para asignar a miembros del rol. Tienes que actualizar la configuración del rol en Ajustes > Roles y permisos > Editar miembros con el atributo principal nuevo tras la migración.
Atributos de los empleados legibles para las integraciones: El atributo fuente está activado para una o más integraciones personalizadas en Ajustes > Credenciales de la API con el ámbito Empleados. la tarea enumera la integración afectada por nombre. Tras la migración, el atributo principal nuevo aparece enCredenciales de la API > Permisos de acceso > Atributos de empleado legibles para cada integración personalizada, pero el acceso no se activa automáticamente. Aunque las lecturas del atributo fuente archivado siguen funcionando exactamente como antes, las escritura en el atributo fuente archivado fallarán. Deshabilita el acceso al atributo fuente y activa el acceso al atributo principal nuevo antes de actualizar los scripts para que la integración siga funcionando en adelante.
Ciclos de remuneración: el atributo fuente se usa en un ciclo de remuneración que aún no ha empezado. La tarea enumera los ciclos afectados por nombre, así que puedes actualizar los ajustes del ciclo y las hojas de trabajo para que utilicen el atributo principal nuevo.
Tabla de nómina preliminar: el atributo fuente se ha añadido como una columna en la tabla de nómina. Tras la migración, el atributo fuente archivado dejará de ser visible y tendrás que añadir el atributo principal nuevo a Nómina > Gestionar > Datos de nómina.
Grupos contables: El atributo fuente se utiliza para definir uno o más grupos contables. La tarea enumera las entidades legales afectadas, así que puedes ir a Nómina preliminar > Gestionar y seleccionar el atributo principal nuevo en el desplegable “Agrupar por” para cada una.

Tareas genéricas:

estas siempre se muestran. Comprueba si son aplicables a la configuración de la cuenta y completa lo que sea necesario.

Plantillas de documentos: si alguna de las plantillas de documento usa el atributo fuente, dejará de funcionar tras la migración. Descarga la plantilla, actualiza el nombre del atributo y vuelve a subirla.
Encuestas: si los informes de encuestas utilizan el atributo fuente, pueden mostrar resultados incompletos. Actualiza las encuestas para que utilicen el atributo principal nuevo.

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¿Qué se actualiza automáticamente?

Pasos de onboarding y offboarding: si usas el atributo fuente en un paso de onboarding u offboarding o en una plantilla de correo electrónico, se actualiza automáticamente.
Lista de personal: si usas el atributo fuente en una vista guardada de la Lista de personal, se actualiza automáticamente.
Recordatorios: si usas el atributo fuente en cualquier configuración de recordatorio, el recordatorio se actualiza automáticamente.

Paso 3: Revisar, configurar y migrar

Esta pantalla muestra un resumen de la migración:

Los atributos fuente y el orden en que se usarán.
La sección en la que se colocará el atributo principal nuevo.

Revisa el resumen detenidamente. Cuando esté todo listo, selecciona Migrar.

La migración se ejecuta en segundo plano. Puedes salir de la página. El progreso se guarda y la lista de tareas sigue disponible.

Después de la migración

Una vez completada la migración, aparece una pantalla de confirmación que muestra lo siguiente:

Qué valores se han migrado y de qué atributos fuente.
La sección a la que se ha añadido el atributo principal nuevo.
La lista de tareas para los pasos restantes.

Los atributos fuente ahora están archivados. Ya no aparecen en los perfiles de los empleados, pero los datos se conservan. Si es necesario, los administradores pueden restaurarlos en cualquier momento en Datos personales.

Revisa las tareas pendientes de la lista de tareas para terminar la configuración.

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Preguntas frecuentes

¿Qué son los atributos principales y por qué tendría que usarlos?

Los atributos principales son campos de datos de los empleados estandarizados que Personio define y mantiene por ti. Comparados con los atributos personalizados existentes, están listos para funcionar con todas las integraciones y contienen nombres, descripciones y texto de ayuda en 18 idiomas. Además, marcan automáticamente los datos no válidos. Estandarizarlos también ayuda a generar informes y funcionalidades de producto más fiables, que dependen de que estos campos estén presentes y estructurados sistemáticamente.

¿Tengo que hacer la migración? ¿Es obligatorio?

No. La migración es optativa y tú controlas cuándo se hace. Los atributos principales nuevos aparecerán en los ajustes como disponibles para su configuración, pero nada cambia hasta que tú lo decidas. Puedes migrar un atributo ahora y otros en otro momento, cuando el equipo esté listo.

¿Qué ocurre cuando migro un atributo?

Configuras el atributo principal nuevo y escoges cómo rellenarlo: o bien migrar los valores de uno o más atributos existentes, o bien añadirlos como atributos vacíos y rellenarlos en otro momento. Si migras valores, Personio los copia en el atributo principal nuevo, y el atributo original (fuente) se archiva para evitar duplicados. Verás un paso de revisión que resume lo que ocurrirá antes de que se aplique algo.

¿Dónde se crea el atributo y quién puede acceder a él?

Durante la configuración, escoge en qué sección se creará el atributo. El atributo asume entonces los permisos de acceso asignados a esa sección, de modo que el personal que pueda ver y editar la sección pueda ver y editar el atributo nuevo. Colócalo en la sección que te permita tener la configuración de acceso que quieres.

¿Se puede usar algún atributo como atributo fuente?

No. Solo se ofrecen atributos compatibles con el atributo principal. Al principio, Personio filtra la lista para mostrar solo atributos compatibles (por ejemplo, solo aquellos cuyo tipo y forma se pueden asignar al campo nuevo). Es posible que no haya ningún atributo compatible, en cuyo caso se puede añadir el atributo principal como vacío.

¿Cómo se copian los valores si selecciono varios atributos fuente?

Puedes escoger más de un atributo fuente para rellenar un solo atributo principal, yel orden en que los colocas importa. Para cada empleado, Personio utiliza el primer valor disponible de la lista ordenada: si el primer atributo fuente no tiene valor para ese empleado, prueba con el siguiente y así sucesivamente, hasta encontrar un valor para rellenar el campo. Esto te permite configurar primero el atributo preferido y usar los demás como respaldos para empleados donde esté en blanco.

¿Y si no tengo ningún atributo compatible desde el que migrar?

Puedes añadir el atributo principal como atributo vacío. Esto proporciona el campo nuevo estandarizado a la cuenta sin copiar valores existentes, para que puedas empezar a capturar datos en él en adelante. En este caso, no se archiva nada porque no hay ningún atributo fuente involucrado.

¿Cuál es la diferencia entre “migrar valores” y “añadir como atributo vacío”?

Migrar valores copia los datos de los atributos existentes al atributo principal nuevo y luego archiva los atributos fuente para que no se dupliquen los campos. Añadir como vacío solo crea el atributo principal sin datos y deja los atributos existentes intactos. Escoge “Migrar valores” cuando quieras transmitir los datos actuales. Escoge “Vacío” cuando empieces de cero o no exista ninguna fuente compatible.

¿Tendré que hacer cambios antes o después de migrar?

Sí, casi con toda seguridad. La migración es un paso importante y, normalmente, requerirá algo de trabajo manual por tu parte, especialmente si usas la API (PAPI), workflows personalizados o integraciones que hagan referencia al atributo. Personio te muestra las acciones específicas que tienes que emprender en el flujo de migración, pero considéralo un cambio deliberado de plan, no un cambio de un solo clic: procede con precaución y cumple las acciones indicadas.

¿Tengo que migrar todos los atributos a la vez?

No. La migración es optativa y tú controlas cuándo se hace. Puedes migrar un atributo ahora y otros en otro momento, cuando el equipo esté listo.

¿Qué tengo que hacer antes de la migración?

Antes de empezar, revisa la lista de verificación previa a la migración que aparece en el flujo. Principalmente, aprueba o rechaza cualquier cambio pendiente (propuesto, pero no aprobado) para los atributos implicados. Estos se pierden durante la migración y solo se trasladan los cambios aprobados. Comprueba también dónde se usa el atributo fuente en Personio (véase la siguiente pregunta) para poder planificar cualquier actualización posterior.

¿La migración va a interrumpir las integraciones, las exportaciones o las plantillas de documento?

Algunas áreas se actualizan automáticamente y otras requieren una actualización manual por tu parte. Las vistas guardadas de la Lista de personal se actualizan automáticamente con el atributo nuevo. Tendrás que actualizar los lugares que hacen referencia al atributo antiguo por nombre, incluyendo las integraciones de la PAPI, las plantillas de documentos (que de otro modo dejan de funcionar), los ciclos de remuneración que aún no han comenzado, los informes de encuestas (que pueden mostrar resultados incompletos) y cualquier grupo, rol, flujo de trabajo, recordatorio o lista de control de acceso al calendario que utilice el atributo. El flujo de migración indica exactamente cuáles de las configuraciones se ven afectadas.

¿Puedo deshacer la migración de un atributo?

No puedes deshacer la migración en sí: es una acción única que se realiza cuando se configura el atributo principal, y no puedes volver a ejecutarla ni ejecutarla parcialmente para el mismo atributo. Sin embargo, puedes desarchivar el atributo fuente: los valores vuelven a estar disponibles exactamente como antes, así que no se pierde ningún dato. Existirán tanto el atributo antiguo como el nuevo y no se sincronizarán automáticamente, algo que genera complicaciones, así que revisa la lista de comprobación y confirma el paso de revisión para continuar.

¿Qué pasa con el atributo antiguo después de migrar sus valores?

Se archiva. De este modo, el registro histórico permanece intacto mientras el campo antiguo deja de estar activo, para que no acabes con dos atributos que contengan la misma información. Después, podrás acceder a la lista de atributos migrados para ver qué se ha traslado y comprobar si quedan datos por gestionar. (Si necesitas recuperar los valores antiguos, puedes desarchivar el atributo fuente. Consulta la pregunta 12).

El atributo nuevo usa un formato diferente al anterior (por ejemplo, país como código ISO). ¿Seguirán funcionando los datos?

Los valores compatibles se migran para ti, pero dado que los atributos principales usan un formato estandarizado, la forma en que se almacena o muestra un valor puede cambiar tras la migración (por ejemplo, un país de texto libre se convierte en un código de país ISO de tres letras). Los valores que no se pueden asignar automáticamente pueden requerir una corrección manual, y es posible que veas avisos de validación donde los datos no cumplen con el formato nuevo. El paso de revisión y la lista de tareas posteriores a la migración señalan todo lo que requiera atención.

¿Los datos seguirán traducidos? ¿Y qué pasa con los valores históricos?

Sí. Los atributos principales vienen con nombres, opciones, descripciones y texto de ayuda en 18 idiomas. Personio los mantiene. Los valores históricos se conservan como parte de la migración siempre que sea posible.

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