Estamos cambiando la forma en que gestionamos las inactividades temporales de larga duración. Algunos ejemplos de inactividad temporal de larga duración son la baja por paternidad, los años sabáticos y las bajas por enfermedad prolongadas. Aquí tienes un vista general de los cambios:

• Previamente: podías programar inactividades temporales de larga duración desde el perfil del empleado utilizando el icono de tres puntos y seleccionando Programar inactividad temporal. 
• Ahora: gestionarás inactividades temporales de larga duración a través de tus políticas y periodos de ausencia. 

Este cambio no conlleva la pérdida de ningún dato existente. Todos los periodos de inactividad temporal que ya aparecen en tu cuenta permanecen visibles y siguen transcurriendo con normalidad. Lo único que cambia es dónde debes crear y gestionar las inactividades temporales de larga duración a partir de ahora.

Si tu cuenta tiene registrados periodos de inactividad temporal, sigue leyendo para saber qué tienes que hacer. En la mayoría de ocasiones, no se requiere ninguna acción. Si tienes programados periodos de inactividad temporal para el futuro, es posible que tengas que revisarlos y retirarlos para dar paso a periodos de ausencia. Puedes hacerlo cuando actualices las políticas de ausencias para incluir el prorrateo de la remuneración, el cambio de estado y el prorrateo de ausencias retribuidas. 

Por qué estamos cambiando la gestión de las inactividades temporales de larga duración

Aquí presentamos un vista general de los cambios que estamos implementando y cómo mejorarán tu experiencia en la gestión de inactividades temporales de larga duración:

• Un único lugar para gestionar todas las inactividades temporales: Vamos a incorporar las inactividades temporales de larga duración a Gestión del tiempo. Todos las ausencias, tanto de corta como de larga duración, se gestionarán ahora a través de un flujo unificado en lugar de dos sistemas desconectados.
• Configuración flexible: Estamos sustituyendo la lógica de prorrateo predefinida, aplicable solo en Alemania, por reglas de inactividad temporal personalizables según la política. Con este cambio, puedes configurar el impacto en la remuneración, el estado de empleado y las ausencias retribuidas para cualquier mercado o tipo de inactividad temporal.
• Mejoras en la interfaz de usuario: Estamos actualizando la interfaz de usuario de la política de ausencias para que sea más clara, incluyendo ejemplos y descripciones más precisas.
• Cumplimiento automatizado: Estamos implementando el cumplimiento automatizado mediante la configuración de políticas específicas para cada mercado. Con este cambio, podrás evitar soluciones manuales propensas a errores para los mercados que no son alemanes.
• Editar una política de ausencias asignada: Podrás editar una política de ausencias existente y establecer una fecha de entrada en vigor a partir de la cual se aplicarán los ajustes nuevos. Ya no será necesario recurrir a la solución alternativa de duplicar una política y reasignarla. En el panel de la política de ausencias, verás un registro de cambios de las asignaciones, así como otros detalles sobre cualquier modificación realizada.

Qué va a cambiar

La tabla que aparece a continuación resume lo que puedes esperar una vez que la actualización esté activa para tu cuenta.

Línea temporal de la transición

Podrás acceder a los ajustes nuevos de inactividades temporales de larga duración a finales de julio de 2026. Esto se aplica a todos aquellos que hayan utilizado previamente la función Programar inactividad temporal.

Explora la nueva experiencia de políticas de ausencias

Ahora gestionarás las inactividades temporales de larga duración a través de tus políticas de ausencias. Puedes acceder a las políticas de ausencias en Ajustes > Gestión del tiempo > Ausencias. Selecciona un tipo de ausencia para revisar sus políticas.

Puedes consultar la documentación completa de la funcionalidad aquí:

• Crear políticas de ausencias (experiencia nueva)
• Gestionar políticas de ausencias (experiencia nueva)

Lo que tienes que hacer

Es necesario editar las políticas de ausencias para que los periodos de ausencia crear los efectos necesarios para una gestión de inactividades temporales a largo plazo. Esto incluye el prorrateo de la remuneración, los cambios de estado y los ajustes de las ausencias retribuidas por vacaciones, que el sistema aplica de forma flexible y automática en función de los ajustes de la política. Aquí tienes un vista general rápida de lo que necesitas hacer:

1. Edita tu política de ausencias y activa las reglas de inactividad temporal que necesites. Esto incluye el prorrateo de la remuneración, los cambios de estado y las normas de ausencias retribuidas. Antes de confirmar y guardar los cambios, revisa su impacto en el flujo de edición de la política.
2. Es posible que aparezca un resumen del conflicto si los cambios realizados coinciden con los periodos de inactividad temporal creados con la funcionalidad anterior. Personio mostrará una lista de todas las entradas de inactividad temporal superpuestas detectadas que requieran acción, así como el número de empleados afectados.
   • Accede al Calendario de equipo utilizando los enlaces que aparecen en el archivo CSV proporcionado en el resumen del conflicto. Los periodos de inactividad temporal marcados aparecen con la etiqueta "Periodo de inactividad temporal" y un estilo visual distintivo en gris oscuro.
     • Elimina cada periodo de inactividad temporal marcado. Si todos los periodos de inactividad temporal existentes ya han finalizado o están en curso, añade reglas de inactividad temporal a largo plazo a las políticas de ausencias pertinentes. A partir de ahí, podrás empezar a utilizar las políticas para los nuevos periodos de ausencia de inmediato.
     • Si tienes periodos de inactividad temporal existentes con fechas de inicio futuras, haz lo siguiente: 
       • Incluye las reglas de inactividad temporal de larga duración en las políticas de ausencias pertinentes. 
       • Corrige cualquier duplicación marcada en el resumen del conflicto. 
3. Revisa los casos excepcionales y observa si alguno de ellos se aplica a tu caso. Estos no aparecerán en el resumen del conflicto y requieren una vía de resolución independiente.

Antes de comenzar, confirma que se han otorgado los siguientes permisos:

• Para añadir reglas de inactividad temporal a las políticas de ausencias, necesitas permisos para editar en la sección Configuración de la cuenta > Ausencias.
• Para ver y eliminar periodos de inactividad temporal del calendario, necesitas permisos para editar para Datos del personal > Información de RR. HH.
• Para que los empleados puedan ver sus propios periodos de ausencia en el calendario, necesitan al menos permisos de visualización para el tipo de ausencia correspondiente.

Añadir reglas de inactividad temporal de larga duración a las políticas de ausencias pertinentes

Recomendamos a todos los clientes que añadan reglas de inactividad temporal de larga duración en sus políticas de ausencias. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Ausencias.
3. Selecciona el tipo de ausencia que utilizas para las inactividades temporales de larga duración, por ejemplo, baja parental o baja por enfermedad prolongada. Abre la política correspondiente.
4. Haz clic en el icono de los tres puntos para editar la política.
5. Las siguientes secciones de la política se refieren a las inactividades temporales de larga duración: Remuneración, Estado de empleado e Impacto en ausencia retribuida. Obtén más información sobre los efectos a largo plazo para las políticas de ausencias. Puedes aplicar las recomendaciones para casos de uso comunes utilizando la información de la plantilla de política de ausencias correspondiente.
6. Establece la fecha de entrada en vigor en Hoy. Esta es la opción recomendada para la mayoría de los clientes por las siguientes razones: 
   • Una fecha futura deja un vacío durante el cual los nuevos periodos de ausencia no tendrán las reglas de inactividad temporal correctas aplicadas hasta que los cambios entren en vigor.
   • Una fecha demasiado lejana en el pasado genera más conflictos por duplicaciones, lo que crea una limpieza innecesaria.

7. Si el sistema detecta periodos de inactividad temporal futuros que se superponen con las nuevas reglas de la política, aparece un resumen del conflicto. Lee la sección siguiente para obtener orientación.

   

8. Revisa los cambios en la política y guárdalos.

Si gestionas varios tipos de inactividad temporal, por ejemplo, bajas parentales y bajas por enfermedad prolongada, repite este procedimiento para cada política pertinente.

Aplicar recomendaciones de plantilla de política de ausencias

Las plantillas de política de ausencias recomiendan ajustes para Remuneración, Estado de empleado e Impacto en ausencia retribuida. Sin embargo, estas recomendaciones solo se aplican al crear una nueva política.

Si estás editando una política existente y no estás seguro de qué configurar, sigue estos pasos:

1. Explica detalladamente el nuevo flujo de creación de política para ese tipo de ausencia.
2. Selecciona la plantilla del país y observa los ajustes recomendados (sin guardarlos).
3. Aplica esos ajustes a tu política existente. 

No recomendamos crear nuevas políticas, ya que esto implicará más trabajo de configuración por tu parte.

Qué hacer si aparece un resumen del conflicto

Si los cambios realizados coinciden con los periodos de inactividad temporal creados con la funcionalidad anterior, aparecerá un resumen del conflicto. En ella se detallan todos los periodos de inactividad temporal que requieren acción para garantizar la exactitud de los datos de tus empleados. 

Por qué esto es importante: Cuando se configura una política con reglas de inactividad temporal de larga duración, tanto la nueva política como el periodo de inactividad temporal existentes intentan aplicar esas reglas simultáneamente. Esto duplica efectivamente el ajuste y puede provocar errores en la remuneración, el estado o las ausencias retribuidas.

El resumen del conflicto incluye:

• cada periodo de inactividad temporal marcado por empleado y rango de fechas, y
• un archivo CSV descargable con enlaces directos al calendario para cada empleado afectado.

Si aparece un resumen del conflicto, sigue estos pasos:

1. Descarga el archivo CSV y ábrelo.

2. Utiliza los enlaces para acceder al periodo de inactividad temporal marcado en el Calendario de equipo. Los periodos de inactividad temporal aparecen con la etiqueta "Periodo de inactividad temporal" y un estilo distinto, separado de los periodos de ausencia regulares.

   

3. Elimina cada periodo de inactividad temporal marcado del Calendario de equipo. 

Ahora, solo el periodo de ausencia controla los efectos sobre el prorrateo de la remuneración, el estado y el prorrateo de ausencias retribuidas.

Ejemplo
Julia tiene un periodo de inactividad temporal por baja parental en el calendario desde el 1 de agosto de 2026 hasta el 31 de diciembre de 2026. Está vinculado al tipo de ausencia “Baja parental”.

Editas la política de baja parental para añadir el prorrateo de la remuneración, con fecha de entrada en vigor de hoy (julio de 2026). El sistema detecta que tanto el periodo de inactividad temporal existente como la nueva política aplicarán reglas de prorrateo a la remuneración de Julia. Lo marca como duplicado y aparece el resumen del conflicto.

Para corregir la duplicación, elimina el periodo de inactividad temporal existente de Julia. El periodo de ausencia (su ausencia en el Calendario de equipo) se mantiene. La nueva política gestiona el prorrateo automáticamente para todo el periodo, ya que la inactividad temporal comienza después de la fecha de entrada en vigor.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Al eliminar los periodos de inactividad temporal existentes, el periodo de ausencia asociado para cada empleado permanece intacto y aún se puede ver en el calendario. El sistema solo retira el periodo de inactividad temporal existente y sus reglas predefinidas.
• Las nuevas normas de la política entrarán en vigor a partir de la fecha de entrada en vigor.

Revisar los casos excepcionales

Consejo:
Para identificar a los empleados afectados por los casos excepcionales que se describen a continuación, consulta el archivo CSV adjunto al correo electrónico de preaviso que has recibido. En él se muestran los periodos de inactividad temporal existentes en tu cuenta en la fecha en que se envió el correo electrónico.

Los casos excepcionales que se describen a continuación no aparecerán en el resumen del conflicto y requieren una vía de resolución independiente.

Periodos de inactividad temporal indefinidos sin fecha de finalización

Los periodos de inactividad temporal indefinidos existentes no tienen fecha de finalización. Esto significa que el sistema los considera como si todavía estuvieran “activos”. Dado que ya no es posible editar los periodos de inactividad temporal existentes, no se pueden cerrar añadiendo una fecha de finalización. La resolución depende de si el periodo de inactividad temporal tiene un tipo y periodo de ausencia vinculado. También depende de cuándo comenzó el periodo de inactividad temporal.

La edición de políticas solo permite fechas de vigencia retroactivas al inicio del periodo anterior (1 de enero de 2025 para este año). La siguiente tabla muestra la vía de resolución para este escenario.

Los periodos de inactividad temporal indefinidos que comenzaron antes de enero de 2025 no están cubiertos por una edición de la política. La siguiente tabla muestra la vía de resolución para este escenario.

Periodos de inactividad temporal sin un tipo ni un periodo de ausencia vinculados (con una fecha de finalización)

Si alguien creó previamente un periodo de inactividad temporal sin vincular un periodo de ausencia, no aparecerá en el resumen del conflicto. Esto se debe a que no existe ningún periodo de ausencia con el que pueda entrar en conflicto. Si se deja como está, seguirá funcionando con el sistema antiguo hasta su fecha de finalización. Esto está bien si no necesitas editar la inactividad temporal antes de que finalice.

Si necesitas realizar cambios, resuélvelo de la siguiente manera:

1. Crea una nueva política de ausencias con las reglas de inactividad temporal requeridas.
2. Asigna la política de ausencias al empleado, con una fecha de entrada en vigor a partir de la fecha correspondiente.
3. Crea un nuevo periodo de ausencia para el empleado desde cero. Utiliza la importación masiva si tienes que gestionar varios casos.
4. Elimina el periodo de inactividad temporal existente.

Si no registras las ausencias de tus empleados utilizando Ausencias

Si no utilizas la funcionalidad Ausencias en Personio para registrar las ausencias de tus empleados, tendrás dos opciones para gestionar los periodos de inactividad temporal en Personio en el futuro: 

1. Recomendado: Configurar los tipos de ausencia y las políticas de ausencias. De esta forma, el sistema puede gestionar automáticamente los cambios de remuneración, estado y ausencias retribuidas en caso de inactividades temporales de larga duración. 
2. Ajustar manualmente la remuneración, el estado y las ausencias retribuidas de los empleados ante cualquier nueva inactividad temporal de larga duración. 

Para la Opción 1, recomendamos realizar nuestro curso de Academy sobre cómo configurar ausencias en Personio. Esto explica cómo hacer lo siguiente: 

• Crear un tipo de ausencia para cada categoría de inactividad temporal de larga duración que gestionas. Esto podría incluir, por ejemplo, baja parental, baja por enfermedad prolongada, año sabático, etc.
• Crear una política de ausencias para cada tipo y configurar las reglas que necesites: prorrateo de la remuneración, cambios en el estado de empleado e impacto en las ausencias retribuidas. 
• Asignar la política a los empleados y configurar los permisos necesarios para que todo esté listo antes de programar cualquier actividad nueva. 

Una vez que hayas configurado tus políticas, puedes crear nuevas inactividades temporales de larga duración directamente como periodos de ausencia en el calendario del empleado.

Preguntas frecuentes