Las políticas de ausencias regulan cómo los empleados solicitan y acumulan días/horas libres. Son un método eficiente de gestionar los diferentes tipos de ausencia, como las ausencias remuneradas y la baja por enfermedad. Cada tipo de ausencia puede tener varias políticas, lo que proporciona flexibilidad para satisfacer las diversas necesidades de los empleados y las demandas de la organización.

Un empleado solo puede tener una política por tipo de ausencia a la vez. Es posible que tengas que usar otra política debido a una reestructuración, actualizaciones de la política o cambios de rol.

Ten en cuenta que: Es necesario contar con una política de ausencias para cualquier tipo de ausencia que un empleado pueda solicitar. Sin ella, los empleados no pueden ver ni solicitar el tipo de ausencia. También necesitan, como mínimo, permisos para proponer para ese tipo de ausencia.

Antes de empezar

• Para cambiar a otra política de ausencias o desasignarla, es necesario que tengas permiso de edición para la sección Historial de ausencias/saldos.
• Para editar, archivar, eliminar o duplicar una política de ausencias, es necesario que tengas permiso de edición para la sección Configuración de la cuenta > Ausencias.

Cálculos nuevos del saldo y conflictos

Al editar una política de ausencias o al cambiar la asignación de una política, el sistema puede recalcular los saldos de ausencia, las ausencias retribuidas y, en algunos casos, el registro de jornada y los saldos de horas extras de los empleados. También puede marcar conflictos con sus periodos de ausencia existentes. En esta sección se analiza lo siguiente:

• ¿Cuándo se produce un cálculo nuevo?
• ¿Qué ajustes activan cada tipo de cálculo nuevo?
• ¿Qué conflictos señala el sistema?

¿Cuándo activa un cálculo nuevo el sistema?

El sistema activa un cálculo nuevo en cualquiera de los casos indicados más abajo. Afecta solo a los periodos de ausencia reservados completamente después de la fecha de inicio real de la política.

• Edita la política de ausencias y establece la fecha de entrada en vigor en el pasado. El sistema recalcula los saldos de cada empleado al que se le ha asignado la política.
• Asigna otra política de ausencias con una fecha de entrada en vigor anterior a la fecha actual.
• Sustituye una asignación de política de ausencias anterior con otra política.

No todos los ajustes activan un cálculo nuevo. Por ejemplo, cambiar un requisito de certificado no obliga a recalcular los saldos. La tabla de abajo muestra qué ajustes sí lo hacen.

¿Qué ajustes activan cada cálculo nuevo?

Los cambios se dividen en tres áreas de impacto:

• Periodos de ausencia: la duración de los períodos existentes. A su vez, esto puede impactar en el saldo de ausencias.
• Saldo de ausencias: ajustes de las ausencias retribuidas que modifican el saldo general.
• Registro de jornada y horas extras: horas objetivo y elementos de horas extras.

¿Qué conflictos señala el sistema?

Los tres casos (editar, asignar o sustituir una política de ausencias) también pueden causar conflictos con los periodos de ausencia existentes de un empleado. El sistema te avisa antes de que el cambio entre en vigor para que puedas decidir cómo gestionar los periodos afectados. Los conflictos pueden surgir debido a las siguientes discrepancias:

Por ejemplo, La política de ausencias actual no contiene ningún requisito de certificado. Un empleado tiene programada una ausencia del 25 al 27 de febrero. El 1 de febrero, editas la política de ausencias para que requiera un certificado, y este cambio entra en vigor de forma inmediata. El certificado ahora es obligatorio a partir del segundo día de ausencia. Para el periodo de ausencia existente, el sistema crea una tarea de certificado pendiente en la bandeja de entrada.

Editar, cambiar o duplicar: selecciona la acción correcta

Antes de hacer cambios, decide qué acción se ajusta mejor a tu propósito. Las tres acciones cubren tres objetivos diferentes.

¿Cuándo hay que editar una política de ausencias?

Edita una política de ausencias cuando el cambio se tenga que aplicar a quienes estén sujetos a ella en ese momento:

• Quieres añadir o cambiar una norma que todos los empleados asignados en ese momento tienen que cumplir.
• El cambio tiene que entrar en vigor a partir de una fecha específica, y se tiene que transferir automáticamente a la definición nueva a los empleados asignados en ese momento.
• Vas a corregir un error en los ajustes de la política que se tiene que aplicar a todos los empleados asignados en ese momento.

Por ejemplo, la normativa cambia en tu país y se tiene que aplicar la norma de devengo nueva a todo que tenga asignada la política estándar de ausencias remuneradas.

¿Cuándo hay que mover a los empleados a otra política de ausencias?

Cambia a los empleados a otra política cuando solo algunos de ellos requieran normas diferentes:

• Un subconjunto de empleados requiere normas diferentes a las del resto (cambio de rol, reubicación o reestructuración).
• Quieres mantener intacta la política original para los empleados que sigan sujetos a ella.
• La política adecuada ya existe; tan solo tienes que mover a parte del personal a esa política.

Por ejemplo, un empleado se traslada de la entidad alemana a la entidad francesa y tiene que cumplir la política francesa de inactividad temporal anual.

¿Cuándo hay que duplicar una política de ausencias?

Duplica una política de ausencias cuando necesites una variante de una política que coexista con la original:

• Quieres que la mayoría de los ajustes sean los mismos que los de una política existente, pero con algunas diferencias para un grupo específico.
• Ambas versiones tienen que coexistir a largo plazo, y diferentes empleados tienen que permanecer en distintas políticas.

Por ejemplo, ofreces a todos los empleados una política estándar de ausencias remuneradas. Quieres introducir una variante mejorada para ejecutivos, con el mismo devengo, pero con un límite más alto de ausencias retribuidas.

Revisar las políticas de ausencias

Tienes varias maneras de revisar las políticas de ausencias, dependiendo de lo que tengas que comprobar. Puedes ver qué política se ha asignado a cada empleado de la organización, consultar el historial completo de asignaciones para un solo empleado o revisar cómo han cambiado los ajustes de una política a lo largo del tiempo. Las secciones siguientes describen cada opción.

Revisar asignaciones de políticas de ausencias en bloque

Para ver de un vistazo qué política de ausencias tiene asignada cada empleado, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Organización.
2. En la parte superior de la lista, haz clic en Columnas. Escribe “política” y selecciona el tipo de ausencia cuya asignación quieres revisar.
3. La columna relevante aparece a la derecha. Muestra todos los empleados a los que tienes acceso. Es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha para verlo.

Revisar el historial de políticas de ausencias de un empleado específico

Sigue estos pasos para revisar el historial completo de políticas de ausencias de un empleado específico. Se incluyen las fechas de cualquier asignación de política pasada y futura.

1. Ve al perfil del empleado.
2. Haz clic en Ausencias.
3. En el lado derecho de la pantalla, haz clic en la ausencia para cuyas asignaciones de políticas quieras consultar.
4. Haz clic en Políticas.
5. Aquí puedes ver una lista de todas las políticas asignadas al empleado, con las fechas correspondientes y la descripción de cada una de ellas.

Revisa las definiciones de la política de ausencias

Cada vez que editas una política de ausencias, el sistema crea una definición para ella. Esto significa que las políticas de ausencias pueden tener diferentes ajustes que son válidos en distintos momentos. Si has editado una política de ausencias, puedes revisar las definiciones para comprender cómo ha cambiado a lo largo del tiempo. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Ausencias.
3. Busca el tipo de ausencia cuyas definiciones de política quieras consultar y haz clic en él.
4. Desplázate hacia abajo y haz clic en la política de ausencias pertinente.
5. Si hay algún cambio programado, verás una nota en la parte superior derecha de la sección. Haz clic en Ver para saber más.
6. También puedes hacer clic en el icono de tres puntos > Historial de definiciones.
7. Aquí puedes consultar todas las definiciones anteriores y actuales, así como los cambios programados para la política. Haz clic en cualquiera de ellos para ver los ajustes y la descripción del cambio que haya dejado la persona que ha editado de la política.

Editar una política de ausencias

Antes de editar los ajustes de cualquier política de ausencias, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando editas los ajustes de una política de ausencias, el sistema crea una definición para ella. De esta forma, puedes decidir cuándo entra en vigor la definición nueva: ahora, en el pasado o en el futuro. Puedes revisar todas las definiciones pasadas y futuras de las políticas, si las has editado en algún momento.
• Las definiciones tienen una fecha de entrada en vigor, pero no una fecha de fin. Cada definición nueva se aplica a partir de la fecha de entrada en vigor y sobrescribe cualquier definición posterior a ella. Esto significa que no puedes cambiar una definición anterior de forma aislada. Cualquier modificación con una fecha de entrada en vigor anterior sobrescribe las definiciones que la siguen.
• Cuando editas los ajustes de una política de ausencias, se pueden activar cálculos nuevos.
• Solo puedes tener programado un cambio de política a la vez. No puedes poner en cola, por ejemplo, un cambio para este año y otro para el siguiente.

Para editar una política de ausencias, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
3. Selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
4. Desplázate hacia abajo hasta la política pertinente y haz clic en ella.
5. Haz clic en el icono de los tres puntos > Editar.
6. Aplica los cambios y haz clic en Establecer una fecha de entrada en vigor. Puedes usar los enlaces de navegación de la izquierda para desplazarte por los ajustes.
7. Amplía la sección en la parte superior de la pantalla para revisar los cambios de la política. Selecciona la fecha de entrada en vigor de la definición nueva.
8. Revisa el impacto que tendrán los cambios en los saldos, los periodos de ausencia, las ausencias retribuidas, el estado de empleado y el salario. Confirma el cambio.
9. Redacta una nota en la que se describan los cambios en la política. Esto aparece en la lista de definiciones de la política y te ayudará a comprender más adelante por qué se han hecho los cambios o qué ha cambiado.
10. Guarda los cambios.

Cambiar a los empleados a una otra política de ausencias

Antes de continuar, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando mueves a los empleados a una política de ausencias nueva, el sistema aplica los ajustes actualizados y puede activar cálculos nuevos.
• Si un empleado ya tiene asignada una política de ausencias con ausencias retribuidas limitadas, no puedes reemplazarla por una política de ausencias retribuidas ilimitadas, y viceversa. Para cambiar entre una política con limitaciones respecto a las ausencias retribuidas y sin ellas, tienes que desasignar primero la política de ausencias existente.
• Si una política tiene más de una definición, la fecha de entrada en vigor de la asignación nueva determina qué ajustes de la definición utiliza el sistema para los cálculos:

Cambiar la política de ausencias de un solo empleado

1. Ve al perfil del empleado > Ausencias.
2. Ve a Saldos de ausencias a la derecha.
3. En la pestaña Asignado, encontrarás todos los tipos de ausencia para los que el empleado tiene una política asignada en ese momento.
4. Haz clic en el tipo de ausencia correspondiente > Políticas.
5. Haz clic en Cambiar política.
6. Selecciona la opción de política de ausencias nueva.
7. En En vigor desde, ten en cuenta lo siguiente:
   • Si se trata de una política de ausencias con ausencias retribuidas ilimitadas: Puedes asignarla a partir de una fecha específica. Si quieres asignarla a partir de la fecha de contratación del empleado, tienes que desasignar la política existente.
   • Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas, puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la tabla que aparece más abajo.
8. Asignar la política.

Opciones de “En vigor desde”

Consejo: Para mantener la exactitud de los saldos de ausencias anteriores, asigna la política nueva del periodo vigente, del periodo siguiente o de una fecha específica.

Cambiar las políticas de ausencias de varios empleados

1. Ve a Organización > Lista de personal.
2. Opcional: Aplica filtros para restringir la selección.
3. Selecciona la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados pertinentes.
4. Haz clic en Editar políticas de tiempo > Asignar política de ausencias.
5. Selecciona el tipo de ausencia y la política correspondiente.
6. En “En vigor desde”, ten en cuenta lo siguiente:
   • Si se trata de una política con ausencias retribuidas ilimitadas: Puedes asignarla desde la fecha de contratación del empleado o seleccionar una fecha específica.
   • Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas, puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la tabla que aparece más abajo.
7. Confirma los cambios.

Opciones de “En vigor desde”

Cambiar las políticas de ausencias de varios empleados mediante una importación

También puedes cambiar una política de ausencias en bloque mediante una importación. Esta opción es especialmente útil si necesita:

• Asigna políticas de ausencia a nuevos empleados rápidamente y reduce el tiempo dedicado a la configuración manual.
• Asignar políticas a varios empleados y tipos de ausencia al mismo tiempo.
• Cambiar una asignación de política para un grupo de empleados que cambian de ubicación o departamento, por ejemplo.

Obtén más información en nuestro artículo sobre este tema.

Duplicar una política de ausencias

Para crear una política separada y paralela en lugar de una definición, duplica la original y edita la copia. El duplicado:

• Incluye los mismos ajustes que la política de ausencia original.
• No está asignado a ningún empleado.

Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
3. Selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
4. Desplázate hacia abajo hasta la política pertinente y haz clic en ella.
5. Haz clic en el icono de tres puntos > Crear copia y confirma esta opción.
6. El sistema selecciona el duplicado. Haz clic en el icono de los tres puntos > Editar.
7. Edita los ajustes según sea necesario y confirma la actualización, dejando una descripción del cambio de la política duplicada.
8. Vuelve a hacer clic en el icono de tres puntos y actualiza el nombre y la descripción de la política.

Desasignar una política de ausencia

Desasigna una política de ausencias cuando se la hayas asignado por error a un empleado. Hazlo cuando quieras volver a la política anterior. Cuando desasignas una política:

• El sistema aplica la política anterior al empleado. Esto significa que se pueden aplicar los conflictos descritos anteriormente.
• En el caso de las políticas con un límite de ausencias retribuidas, desasignar una política de ausencias puede activar cálculos nuevos, en función de la política asignada previamente.
• El empleado tiene que tener al menos una política de ausencias en su historial para poder solicitar y modificar los periodos existentes. Si retiras todas las políticas de un empleado, no podrás editar ningún periodo de este tipo de ausencia. Asigna una política nueva para que vuelvan a funcionar correctamente. El sistema calcula los periodos en función de los ajustes de la política nueva.

Para desasignar una política de ausencias, sigue estos pasos:

Desasignar una política de ausencias para un solo empleado

Para un solo empleado, puedes desasignar una o varias políticas de ausencias específicas al mismo tiempo. Todas tienen que pertenecer al mismo tipo de ausencia.

1. Ve al perfil del empleado > Ausencias.
2. Ve a Saldos de ausencias, en la parte derecha.
3. Haz clic en el tipo de ausencia pertinente > Políticas.
4. Haz clic en el icono de la papelera junto a la política o las políticas que quieras desasignar.
5. Confirma los cambios.

Desasignar una política de ausencias para varios empleados

Si desasignas una política de ausencias para varios empleados en bloque, solo podrás desasignar a todos a la vez. Esto se aplica a un único tipo de ausencia. Cuando hagas esto:

• Los empleados ya no pueden solicitar este tipo de ausencia.
• Los periodos de ausencia existentes ya no se pueden editar.

1. Ve a Organización > Lista de personal.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Selecciona la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados pertinentes.
4. Haz clic en Editar políticas de tiempo > Cambiar política de ausencias.
5. Selecciona el tipo de ausencia pertinente y selecciona Desasignar todas las políticas de ausencias en el menú desplegable.
6. Confirma los cambios.

Archivar una política de ausencias

Archiva una política de ausencias en el caso en que no tengas que asignarla a otros empleados, pero otros empelados aún estén usándola. Archivar también ayuda a evitar el desorden en tus ajustes de ausencias. Cuando archivas una política de ausencias:

• Ya no se puede asignar a los empleados.
• Los empleados que estén usando la política sí la verán.
• El sistema la utilizará para calcular las ausencias retribuidas y crear periodos de ausencias. Los saldos y las ausencias retribuidas permanecen intactos.
• Esta acción es permanente: una vez que archives una política, no podrás desarchivarla. Puedes duplicar una política archivada.

1. Ve a Ajustes > Gestión del tiempo > Ausencias y selecciona el tipo de ausencia pertinente.
2. Desplázate hacia abajo hasta la política pertinente.
3. Haz clic en la política; a continuación, haz clic en el icono de tres puntos > Archivar y confirma.

Eliminar una política de ausencia

Elimina una política de ausencias para retirar las que has creado para hacer pruebas. También puedes eliminar las políticas que nunca hayas asignado a nadie. Cuando eliminas una política:

• Ya no aparece en ninguna sección de Personio.
• Perderás todos los ajustes relacionados.
• Esta acción es permanente: una vez que elimines una política, no podrás restaurarla.

Solo puedes eliminar una política de ausencias si no se la has asignado a ningún empleado. Esto se aplica a los periodos vigentes, pasados ​​y futuros. Antes de seguir los pasos que se indican a continuación, asigna primero otra política de ausencias a los empleados pertinentes.

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias.
3. Selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
4. Desplázate hacia abajo y haz clic en la política de ausencia que quieras eliminar.
5. Haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar y confirma.