En este artículo te explicamos el área Automatizaciones en Personio, un espacio centralizado para crear workflows automatizados basados en los requisitos únicos de tu organización. Las automatizaciones te ayudan a gestionar tareas repetitivas en Personio a gran escala y a mejorar la eficiencia de tu equipo.

Los usuarios autorizados pueden acceder al área haciendo clic en Automatizaciones en la barra de navegación. Hay tres pestañas: Descripción general, Workflows y Actividad, que puedes usar para realizar un seguimiento del progreso de tus workflows, según el tipo.

• Supervisa los workflows relacionados con el ciclo de vida del empleado a través de la pestaña Descripción general; el onboarding, el offboarding, las firmas electrónicas y las solicitudes de aprobación. 
• Para monitorear los workflows creados con el creador de workflows, los administradores y usuarios autorizados pueden usar la pestaña Workflows o la pestaña Actividad.

A continuación encontrarás más información sobre cada pestaña. 

Pestaña Información general

Esta pestaña tiene un panel de control que muestra información clave sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados de tu organización, como onboarding, offboarding, solicitudes de aprobación y solicitudes de firma electrónica. Puedes configurar estos workflows en los ajustes de tu cuenta.

El panel de control te ayuda a seguir el progreso de estos workflows, verificar el estado de cada tarea e identificar cualquier cuello de botella. Los widgets aparecen en el panel de control en función de los permisos de acceso de los usuarios, y cada widget se relaciona con un workflow específico.

Nota: 
La pestaña Descripción general no muestra los datos de los nuevos workflows personalizados que crees con el creador de workflows. Para realizar un seguimiento de estos, utiliza las pestañas Workflows y Actividad. 

Los widgets de onboarding y offboarding

Estos widgets muestran todos los empleados actualmente asignados a rutas de onboarding u offboarding. Puedes ver el número total de rutas activas y las rutas que están atrasadas y en proceso. Desde estos widgets, puedes: 

• Supervisar el progreso de los workflows de onboarding/offboarding haciendo clic en Ver todos los empleados en onboarding/offboarding en la parte inferior del widget correspondiente.
• Detectar cualquier ruta retrasada debido a pasos atrasados y ponerte en contacto con el empleado responsable para obtener más información.
• Gestionar tus plantillas de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha del widget (visible solo para administradores).
• Agregar integraciones de Marketplace a tus workflows de onboarding y offboarding haciendo clic en el icono del relámpago en la esquina superior derecha del widget. Esto te permite automatizar ciertos procesos, como otorgar a los usuarios acceso a las herramientas.

El widget de solicitudes de aprobación

El widget Solicitudes de aprobación abiertas solo es visible para los administradores. Haz clic en un tipo de aprobación para ver una vista más detallada de todas las solicitudes actualmente a la espera de una decisión, y los empleados designados como responsables de aprobación para cada una. Desde este widget, puedes:

• Detectar cualquier solicitud de aprobación vencida para que puedas ponerte en contacto con el responsable de aprobación principal para obtener más información.
• Gestionar tus conjuntos de reglas de aprobación haciendo clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha (solo visible para los administradores).

Consulta Gestionar la aprobación para obtener más información.

Consejo:
Si alguna de tus reglas de aprobación se ha migrado a la nueva experiencia, supervísala y adminístrala usando las pestañas Workflows y Actividad.

Widget de firmas activas

Este widget muestra una descripción general de todas las solicitudes de firma abierta para todos los empleados. Incluye el número de solicitudes de firma firmadas, denegadas, aún pendientes y entregadas sin éxito debido a una dirección de correo electrónico no válida. Desde este widget, puedes:

• Detectar cualquier solicitud de firma vencida, y ponerte en contacto con el firmante para obtener más información, o solucionar rápidamente cualquier solicitud de firma fallida.
• Acceder a una vista más detallada de todas las solicitudes de firma abiertas haciendo clic en Ver todas las firmas.
• Descargar el documento que contiene una firma abierta haciendo clic en el nombre del documento.
• Navegar hasta el perfil de empleado del firmante haciendo clic en el nombre del firmante.
• Acceder a los ajustes para administrar tus plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje ubicado en la esquina superior derecha (solo visible para los administradores).
• Llevar un mejor registro de todas las firmas incluidas en tu plan de Personio.

El widget de firmas activas solo es visible para los administradores. Si eres administrador y no puedes ver el widget, asegúrate de cumplir todos los requisitos previos. 

Pestaña Workflows

La pestaña Workflows muestra una lista de todos los workflows creados con el creador de workflows. Puedes encontrar información clave, como el nombre de cada workflow, la fecha de creación, el creador, el número de desencadenantes, la hora de la última activación y el estado.

Puedes activar, desactivar, copiar o eliminar los workflows personalizados que hayas creado en esta pestaña. Consulta Supervisar y gestionar workflows para obtener más información.

Haz clic en Crear workflow para abrir el creador de workflows, donde podrás crear más workflows personalizados que se adapten a las necesidades de tu empresa.

Pestaña Actividad

Una vez que hayas creado workflows con el creador de workflows, puedes usar la pestaña Actividad para supervisar los que están en curso o completados. Selecciona un workflow de la lista para ver su progreso en detalle, incluidas las marcas de tiempo e información adicional sobre cada paso.

Consulta Supervisión y gestión de workflows para obtener más información. 

La pestaña Actividad no incluye información sobre los workflows del ciclo de vida de los empleados, como onboarding, offboarding, firmas electrónicas y solicitudes de aprobación. Para supervisar el progreso de estos workflows, ve a Automatizaciones > Descripción general y haz clic en Ver todo en la parte inferior del widget correspondiente.