Control de calidad (Gestión de personal)

En este artículo veremos qué ajustes debes comprobar antes de introducir Personio en tu empresa. Todos estos ajustes son necesarios para el buen funcionamiento de tu cuenta de Personio.

 

Ajustes necesarios

Comprueba que se han configurado correctamente los siguientes ajustes.  

Ajustes generales

  • Se ha introducido la dirección completa de la oficina (salvo que se trate de una oficina en remoto). Esto es importante porque los portales de empleo externos solicitan esta información de forma predeterminada cuando se utiliza la sección de reclutamiento. Para obtener más información sobre este tema, haz clic aquí.
  • Si en tu empresa, aparte de los festivos por convenio, tenéis medio día libre el 24 o el 31 de diciembre, comprueba que se ha creado un calendario de festivos personalizado en  Ajustes > Días festivos y este se ha asignado a las oficinas correspondientes. Para obtener más información, haz clic aquí.
  • Se han añadido los datos de hasta dos empleados autorizados para instrucciones y ayuda en Ajustes > Ayuda, así como un saludo y un número de teléfono. Estos empleados serán los únicos con autorización para presentar solicitudes de asistencia técnica y, si es necesario, dar instrucciones.

Crea una vista personalizada de la lista de empleados que contenga todos los atributos relevantes para que puedas comprobar fácilmente que todos los datos están completos. Descubre cómo personalizar columnas y guardar vistas aquí.

  • Se ha introducido una fecha de contratación para todos los empleados (internos). Encontrarás más información al respecto aquí.
  • Se ha añadido a cada empleado un supervisor dentro de su perfil. En este artículo te contamos a qué funciones está vinculado este ajuste. Puedes omitir este paso en el caso de empleados sin supervisor (p. ej., empleados de nivel C).
  • Se ha asignado un salario fijo o por hora para todos los empleados. 
  • Las horas semanales introducidas en Información personal > Información de RR. HH. en el perfil del empleado corresponden al horario de trabajo definido en la pestaña Registro de jornada. Puedes comprobarlo rápidamente utilizando la lista de empleados. Para ello, tendrás que guardar una vista que contenga tanto las horas semanales como el horario de trabajo. Ten en cuenta que la definición del horario de trabajo es fundamental para poder calcular correctamente el saldo de asistencia y las vacaciones. Haz clic aquí para obtener información más detallada.
  • Se ha asignado una política de devengos de vacaciones a cada empleado. Descubre aquí cómo asignar una política de devengos. 

Nómina preliminar

  • Personio te permite crear diferentes grupos contables para los cuales se generan exportaciones separadas. Para ello podrás utilizar todos los atributos del tipo lista de opciones. Si has creado grupos contables (p ej., en función del tipo de salario), este atributo debe completarse para todos los empleados. Descubre aquí cómo crear una vista previa de tu nómina mediante la definición de grupos contables y períodos de facturación.

Integración de DATEV(solo para Alemania)

Si no utilizas la integración de DATEV, puedes omitir estos dos puntos.

Horarios de trabajo

  • Comprueba que el número total de horas dentro de cualquier horario de trabajo definido en Ajustes > Registro de jornada corresponde al número de horas especificado en el nombre del horario de trabajo. Por ejemplo, si has creado un horario de trabajo llamado "Tiempo parcial 20 h, de L a V", el horario de trabajo debe contener un total de veinte horas.

Ausencias y políticas de devengos

  • Para tipos de ausencia como Baja por enfermedad, Hijo enfermo o Teletrabajo, se ha activado el ajuste que permite a los sustitutos solicitar estas ausencias. De esta forma, si, por ejemplo, el empleado que está sustituyendo a un compañero se pone enfermo, también podrá solicitar el tipo de ausencia Baja por enfermedad en Personio. Encontrarás más información al respecto aquí
  • Asegúrate de que se ha activado la función ¿Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extras? para todos los tipos de ausencia que implican una ausencia real en tu empresa. Esta función debe desactivarse para los tipos de ausencia en los que los empleados estén trabajando, por ejemplo, para el Teletrabajo. Para conocer qué efectos tiene la activación de este ajuste, consulta este artículo del Centro de ayuda
  • Si se ha activado la generación de devengos para un tipo de ausencia (p. ej., Vacaciones pagadas), comprueba que se ha configurado la política de devengos correspondiente. Descubre aquí cómo configurar políticas de devengos. 

Roles de empleado, permisos de acceso  y procesos de aprobación

  • Todos los empleados tienen asignado un rol de empleado en Ajustes > Roles de empleado.
  • El rol Todos los empleados y los demás roles de empleado tienen acceso a las secciones de datos personales, categorías de documentos y tipos de ausencia que acabas de crear.
  • El rol Todos los empleadostiene asignado el permiso Proponer para la categoría de documento Certificados de ausencia.
  • Los supervisores tienen acceso a los datos de los empleados y los tipos de ausencias necesarios a través del rol Todos los empleados o de un rol de supervisor (nivel de acceso Mis subordinados).
  • Se han creado los recordatorios necesarios y se han concedido los permisos de visualización correspondientes para cada sección.
  • Se ha configurado el calendario de ausencias agregado y determinado qué permisos de acceso tendrá cada rol respecto de los diferentes calendarios.
  • Se han definido los procesos de aprobación correspondientes y los permisos de acceso de los responsables para las secciones pertinentes. Para obtener más información, haz clic aquí.

Como administrador puedes iniciar sesión con la cuenta de cualquier empleado en Personio para comprobar la configuración de sus permisos de acceso. Para ello, haz clic en el icono Acceder como este empleado que encontrarás en la esquina superior derecha del perfil de cada empleado.

Onboarding y offboarding

  • Comprueba que se ha designado a los responsables de los grupos de onboarding y offboarding. A través de la pestaña Grupos podrás crear grupos específicos de empleados que se encargarán de los diferentes pasos de onboarding/offboarding. Encontrarás más información al respecto en este artículo.

 

Ajustes opcionales

Para sacar el máximo partido a tu cuenta de Personio, te recomendamos que también compruebes los siguientes ajustes.

Si quieres que te informemos de las posibles interrupciones del servicio de Personio, suscríbete a las actualizaciones de nuestra página de estado.

Ajustes generales

  • Se ha añadido el logotipo de empresa y se ha completado toda la información necesaria en Ajustes > Empresa. Encontrarás más información al respecto aquí
  • Si se han guardado secciones y atributos personalizados en varios idiomas, comprueba que se hayan introducido todas las traducciones necesarias. Para obtener más información al respecto, haz clic aquí
  • Se han eliminado todos los departamentos y equipos que no se utilizan.
  • Se han establecido las horas de trabajo semanales de cada departamento. Para obtener más información al respecto, haz clic aquí

Ausencias y políticas de devengos

  • Se han añadido todos los tipos de ausencia relevantes para el cálculo de la nómina en Ajustes > Salario y nómina > Añadir un tipo de ausencia para que aparezcan reflejados en las respectivas nóminas.
  • Se ha activado el ajuste ¿Habilitar las solicitudes de medio día? para las ausencias correspondientes en tu empresa (p. ej., Vacaciones pagadas).

Onboarding y offboarding

  • Se han creado los pasos de onboarding y offboarding para todas las plantillas correspondientes. 
  • Se han añadido elementos a los pasos de onboarding y offboarding.  
  • Si se ha incluido el tipo de elemento Documento para descargar en un paso de onboarding/offboarding, comprueba que ese documento se haya subido correctamente. Para más información, haz clic aquí.

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