Prueba beta | Solicitar ausencias por horas | Septiembre de 2021

Este artículo contiene información de utilidad para los usuarios que están probando la primera versión beta de la nueva funcionalidad que permite solicitar ausencias por horas en Personio. ¡Muchas gracias por participar en esta prueba!

Haz clic en el botón Seguir que se encuentra en la esquina superior derecha para recibir por correo electrónico información actualizada sobre esta prueba beta.

 

Fases de la prueba beta

El calendario previsto para esta prueba beta es el siguiente:

Fecha

Descripción

17 de mayo

Inicio – Versión 0.9: se activarán en tu cuenta de Personio las funcionalidades que figuran a continuación.

A partir de la semana 20

Corrección de bugs o errores de software

Historial de ausencias para los tipos de ausencia por horas

Vista en detalle de los periodos de ausencias por horas en el cronograma de ausencias

Agosto

Datos de ausencias en los informes personalizados

ID personalizado para cada tipo de ausencia en los informes personalizados

Septiembre

Versión 1.0: solicitud de ausencias por horas con reglas básicas para las políticas de devengo

 

Análisis de las pruebas beta

Solicitud de ausencias por horas (lite) – versión 0.9

En esta fase de la prueba beta estarán disponibles las siguientes funcionalidades:

Administradores/gerentes de RR. HH.:

  • Crear nuevos tipos de ausencias de una o varias horas (p. ej., citas médicas, asuntos personales, etc).
  • Establecer ciertos requisitos para los tipos de ausencia por horas (p. ej., subida de los documentos correspondientes).
  • Permitir el acceso de los empleados a los tipos de ausencias por horas a través de la sección Permisos de acceso.
  • Configurar los permisos de acceso al calendario para los distintos tipos de ausencias por horas.

Novedades en la versión 1.0 — Solicitud de ausencias por horas 

  • Crear y configurar políticas de devengo específicas para los tipos de ausencias por horas:
    • Derechos anuales.
    • Modo de concesión: anual o mensual.
    • Momento de la concesión del devengo mensual: principio o fin de mes.
    • Prorratear los derechos al inicio y al final de la relación laboral: no prorratear, prorratear en función de los meses de trabajo, prorratear en función de los días de trabajo.
  • Gestionar las políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas:
    • Ver las políticas de devengo y sus especificaciones en los ajustes de los tipos de ausencias.
    • Asignar o anular la asignación de políticas de devengo en la lista de empleados o desde el perfil del empleado que corresponda.
  • Ver el historial de políticas de devengo de los empleados para los tipos de ausencias por horas, siempre que se tenga asignada una política.
  • Ver el historial de saldos de los empleados para los tipos de ausencias por horas, siempre que se tenga asignada una política.
  • Ver el saldo de horas de los empleados para los tipos de ausencias por horas, siempre que se tenga asignada una política.

Empleados

  • Ver tus propias ausencias por horas a través de la pestaña Ausencia. *
  • Solicitar ausencias por horas a través de Personio (web): ausencias parciales (p. ej., un par de horas en el transcurso del día), ausencias de jornada completa o ausencias de varios días.
  • Ver tus propias ausencias por horas y las de otros empleados en la Línea temporal de ausencias. **

Responsables de la aprobación (cuando corresponda)

  • Recibir notificaciones por correo electrónico para revisar las solicitudes de ausencias por horas.
  • Ver las peticiones de revisión de las ausencias por horas, y aprobarlas o no, según corresponda. 

* Una vez creado el tipo de ausencia por horas, los empleados tendrán que tener asignado el permiso Ver para poder consultar sus ausencias en la pestaña Ausencia de su perfil del empleado, y el permiso Proponer para poder solicitarlas. Encontrarás más información sobre los permisos de acceso en este artículo.

** Dependiendo de los ajustes de acceso al calendario, los empleados verán todas las ausencias de un tipo particular, las ausencias de sus subordinados directos, las ausencias de su propio equipo/departamento/subempresa/oficina, o ninguna.

 

Cómo

Crear y configurar un tipo de ausencia por horas.

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  1. Ve a Ajustes > Ausencia, introduce un nombre para el nuevo tipo de ausencia por horas y haz clic en el botón "+" .
  2. A continuación, selecciona un color de calendario y una categoría.
  3. En la opción Unidad de tiempo, selecciona Horas en lugar de Días. Ten en cuenta que una vez creado el tipo de ausencia ya no podrás modificar la opción Unidad de tiempo.
  4. A continuación, determina si los empleados están obligados a subir un certificado cuando soliciten este tipo de ausencia.
  5. Determina también si los empleados que actualmente sustituyen a alguien pueden solicitar este tipo de ausencia.
  6. En la opción Ajustes de validez, podrás definir el modo en que se calcula la duración efectiva de las ausencias por horas (si se incluyen o no los fines de semana y los días festivos).
  7. En esta sección, podrás determinar también si el tiempo registrado a través de la pestaña Registro de jornada durante este tipo de ausencia debe considerarse como tiempo de trabajo y, por lo tanto, como horas extras (en este caso, deberás activar el seguimiento de horas extras para ese empleado).
  8. Por último, haz clic en Añadir tipo de ausencia para guardar los ajustes.

Asignar permisos de acceso al nuevo tipo de ausencia

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  1. Para asignar los permisos de acceso correspondientes al nuevo tipo de ausencia, ve a Ajustes > Roles de usuario y selecciona el rol Todos los empleados (o el rol que corresponda si solo quieres que puedan solicitar este tipo de ausencia determinados empleados) y haz clic en la pestaña Permisos de acceso situada en la línea del encabezado.
  2. A continuación, expande la sección Ausencia y, en Ver, marca al menos la casilla Propio. De esta forma, los empleados con este rol podrán ver el nuevo tipo de ausencia que has creado. Si además quieres que puedan enviar solicitudes de ausencia, tendrás que ir también al permiso Proponer y marcar la casilla Propio. 
  3. Por último, haz clic en Guardar cambios.
  4. Ahora ve a Ajustes > Aprobaciones y selecciona el nuevo tipo de ausencia que has creado en la línea del encabezado. 
  5. A continuación, haz clic en Añadir paso de aprobación y define a un responsable. Aquí podrás elegir entre cuatro opciones: Empleado específico, Empleado con rol, Supervisor o Supervisor del supervisor. Y, si lo necesitas, también puedes crear filtros de empleado. Para guardar los ajustes realizados, pulsa en Guardar.

Crear y configurar políticas de devengo para los tipos de ausencias por horas

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  1. Ve a Ajustes > Ausencia y selecciona el tipo de ausencia por horas para el que quieres crear una política de absentismo.
  2. Desplázate hacia abajo y pulsa en Nueva política de absentismo. A continuación, introduce el nombre de la política, el derecho anual (en horas), el ciclo de concesión y, si has seleccionado el ciclo mensual, completa el campo Derecho concedido en
  3. Selecciona qué regla de prorrateo se aplicará al comienzo de la relación laboral y al final de la relación laboral.

Asignar a los empleados las políticas de devengo creadas para los tipos de ausencias por horas

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  1. Ve a la lista de empleados directamente desde los ajustes de la política o haciendo clic en el icono de la barra de menú lateral.
  2. Selecciona los empleados a los que quieres asignar una política de devengo marcando las casillas correspondientes y haz clic en Acciones > Cambiar política de devengo.
  3. Elige el tipo de ausencia por horas y la política de devengo que quieres asignar, y en Aplicación especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
  4. Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios.

Si lo prefieres, también puedes asignar una política de devengo de forma individual directamente en el perfil del empleado. 

  1. Para ello, solo tienes que ir al perfil del empleado correspondiente y acceder a la pestaña Ausencias
  2. Ahora selecciona el tipo de ausencia por horas en la barra de la derecha y haz clic en Cambiar política de devengo. 
  3. Selecciona la política de devengo que quieres asignar y, en Aplicación, especifica a partir de cuándo será efectivo el cambio.
  4. Por último, pulsa en Actualizar política para confirmar los cambios.

Obtener una visión general de las ausencias independientemente de la unidad de tiempo seleccionada

reports-custom_reports-absence-report_es.gif

  1. Ve a Informes > Informes personalizados.
  2. Haz clic en Crear un informe personalizado para configurar un nuevo informe.
  3. Introduce un nombre y una descripción para el nuevo informe personalizado.
  4. En Tipo de informe selecciona período y define la fecha.
  5. En columnas de la tabla, añade los atributos que quieras incluir en el informe.
  6. A continuación, puedes seleccionar o bien la sección ATRIBUTOS DE LAS AUSENCIAS (6 COLUMNAS) completa o bien tipos de ausencia específicos. Al seleccionar la sección completa, se incluirán las siguientes columnas para cada tipo de ausencia: tipo de ausencia, id personalizado (NUEVO: se puede definir opcionalmente para los tipos de ausencia), fecha de inicio, fecha de finalización, duración en días y duración en horas.

Solicitar y aprobar ausencias por horas

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  1. En primer lugar, inicia sesión como empleado sin permisos de administrador.
  2. A continuación, ve a Mi perfil > Ausencia y selecciona en el calendario el día para el que quieres solicitar la ausencia por horas que acabas de crear. 
  3. En el menú desplegable Tipo de ausencia, elige el nuevo tipo de ausencia por horas, determina el inicio y el fin de la ausencia que quieres solicitar y, si lo deseas, añade un comentario.
  4. Por último, haz clic en Solicitar ausencia para enviar la solicitud y que la revise el supervisor correspondiente. 

Tu opinión

Esta prueba beta nos ayuda a saber de primera mano qué aspectos de nuestra versión "lite" de la solicitud de ausencias por horas podrían mejorarse. Por tanto, nos encantaría conocer tu opinión.

Envíanos tus comentarios directamente a través del siguiente formulario para que podamos analizarlos y tenerlos en cuenta para mejorar la funcionalidad. Recuerda que puedes enviarnos este formulario todas las veces que quieras.

 

Preguntas frecuentes 

¿Dónde puedo seleccionar la unidad de tiempo para un nuevo tipo de ausencia?

Para crear un tipo de ausencia por horas, has de hacerlo a través de la opción Unidad de tiempo (Ajustes > Ausencia > Editar > Unidad de tiempo).

¿Es posible modificar la unidad de tiempo después de haber creado el tipo de ausencia?

En estos momentos no es posible cambiar la unidad de tiempo una vez que se ha creado el nuevo tipo de ausencia. 

¿Puedo solicitar un sustituto para las ausencias por horas?

En estos momentos no es posible solicitar sustitutos para las ausencias por horas.

¿Es posible crear un requisito de certificado para las ausencias por horas?

Sí, es posible crear un requisito de certificado para las ausencias por horas.

¿Es posible definir políticas de devengo para las ausencias por horas?

Sí, es posible definir políticas de devengo específicas para las ausencias por horas.

¿Cómo saben los empleados cuánto puede durar una ausencia por horas?

Las ausencias por horas pueden comenzar y terminar en el mismo día, abarcar toda la jornada laboral o extenderse a lo largo de varios días. Además, las ausencias pueden ser de jornada completa o parcial.

En todos los casos, la duración efectiva de las solicitudes de ausencia por horas se calcula en función de su fecha de inicio y finalización, y de si coincide o no con el horario de trabajo del empleado. Además, en los ajustes de validez del tipo de ausencia, podrás determinar si se deben considerar los días festivos como días libres. 

¿Cuál es la duración mínima para una ausencia por horas?

El formulario de ausencias permite a los empleados introducir una hora de inicio y de finalización en intervalos de 30 minutos. No obstante, es posible también introducir horas de inicio y finalización manualmente. La duración mínima de las ausencias por horas es de 1 minuto.

¿Se pueden solicitar ausencias por horas desde la app móvil de Personio?

En estos momentos las ausencias por horas solo se pueden solicitar desde la versión web de Personio.

¿La introducción de las ausencias por horas implica que los valores de las ausencias registradas en días (p. ej., 8,33 días) se sustituirán por valores hh:mm?

Si bien las ausencias por horas utilizarán el formato hh:mm, los saldos de ausencias seguirán contabilizándose en días.

 

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