Beta | Solicitar ausencias por horas (lite) | Mayo de 2021

Este artículo contiene información de utilidad para los usuarios que están probando la primera versión beta de la nueva funcionalidad que permite solicitar ausencias por horas en Personio. ¡Muchas gracias por participar en esta prueba!

Haz clic en el botón Seguir que se encuentra en la esquina superior derecha para recibir por correo electrónico información actualizada sobre esta prueba beta.

 

Fases de la prueba beta

El calendario previsto para esta prueba beta es el siguiente:

Fecha

Descripción

17 de mayo

Inicio – Versión 0.9: se activarán en tu cuenta de Personio las funcionalidades que figuran a continuación.

A partir de la semana 20

Corrección de bugs o errores de software

Historial de ausencias para los tipos de ausencia por horas

Vista en detalle de los periodos de ausencias por horas en el cronograma de ausencias

Julio

Datos de ausencias en los informes personalizados

ID personalizado para cada tipo de ausencia en los informes personalizados

Agosto

Versión 1.0: solicitud de ausencias por horas con reglas básicas para las políticas de devengo

 

Análisis de las pruebas beta

Solicitud de ausencias por horas (lite) – versión 0.9

En esta fase de la prueba beta estarán disponibles las siguientes funcionalidades:

  • Administradores/gerentes de RR. HH.:
    • Crear nuevos tipos de ausencias de una o varias horas (p. ej., citas médicas, asuntos personales, etc).
    • Establecer ciertos requisitos para los tipos de ausencia por horas (p. ej., subida de los documentos correspondientes).
    • Permitir el acceso de los empleados a los tipos de ausencias por horas a través de la sección Permisos de acceso.
    • Configurar los permisos de acceso al calendario para los distintos tipos de ausencias por horas.
  • Empleados
    • Ver tus propias ausencias por horas a través de la pestaña Ausencia. *
    • Solicitar ausencias por horas a través de Personio (web): 
      • Ausencias parciales (p. ej., un par de horas en el transcurso del día).
      • Ausencias de jornada completa. 
      • Ausencias de varios días.
    • Ver tus propias ausencias por horas y las de otros empleados en la Línea temporal de ausencias. **
  • Responsables de la aprobación (cuando corresponda)
    • Recibir notificaciones por correo electrónico para revisar las solicitudes de ausencias por horas.
    • Ver las peticiones de revisión de las ausencias por horas, y aprobarlas o no, según corresponda. 

* Una vez creado el tipo de ausencia por horas, los empleados tendrán que tener asignado el permiso Ver para poder consultar sus ausencias en la pestaña Ausencia de su perfil del empleado, y el permiso Proponer para poder solicitarlas. Encontrarás más información sobre los permisos de acceso en este artículo.

** Dependiendo de los ajustes de acceso al calendario, los empleados verán todas las ausencias de un tipo particular, las ausencias de sus subordinados directos, las ausencias de su propio equipo/departamento/subempresa/oficina, o ninguna.


Solicitud de ausencias por horas – versión 1.0

En la próxima iteración se prevé añadir las siguientes funcionalidades:

  • Crear y configurar políticas de devengo básicas para los tipos de ausencias por horas.
  • Asignar a los empleados las políticas de devengo creadas para los tipos de ausencias por horas.
  • Ver el saldo de horas de los empleados para los tipos de ausencias por horas.
  • Gestionar el saldo de horas de los empleados para los tipos de ausencias por horas.

Cómo

Crear y configurar un tipo de ausencia por horas

absence_in_hours_settings_es.gif

  1. Ve a Ajustes > Ausencia, introduce un nombre para el nuevo tipo de ausencia por horas y haz clic en el símbolo "+" .
  2. A continuación, selecciona un color de calendario y una categoría.
  3. En la opción Unidad de tiempo , selecciona Horas en lugar de Días. Ten en cuenta que una vez creado el tipo de ausencia ya no podrás modificar la opción Unidad de tiempo.
  4. A continuación, determina si los empleados tienen que subir un certificado cuando soliciten este tipo de ausencia.
  5. Determina también si los empleados que actualmente sustituyen a alguien pueden solicitar este tipo de ausencia.
  6. En la opción Ajustes de validez, podrás definir el modo en que se calcula la duración efectiva de las ausencias por horas (si se incluyen o no los fines de semana y los días festivos).
  7. En esta sección, podrás determinar también si el tiempo registrado a través de la pestaña Registro de jornada durante este tipo de ausencia debe considerarse como tiempo de trabajo y, por lo tanto, como horas extras (en este caso, deberás activar el seguimiento de horas extras para ese empleado).
  8. Por último, haz clic en Añadir tipo de ausencia para guardar los ajustes.

Asignar permisos de acceso al nuevo tipo de ausencia

absence_in_hours_access_approval_es.gif

  1. Para asignar los permisos de acceso correspondientes al nuevo tipo de ausencia, ve a Ajustes > Roles de usuario y selecciona el rol Todos los empleados (o el rol que corresponda si solo quieres que puedan solicitar este tipo de ausencia determinados empleados) y haz clic en la pestaña Permisos de acceso situada en la línea del encabezado.
  2. A continuación, expande la sección Ausencia y, en Ver, marca al menos la casilla Propio. De esta forma, los empleados con este rol podrán ver el nuevo tipo de ausencia que has creado. Si además quieres que puedan enviar solicitudes de ausencia, tendrás que ir también al permiso Proponer y marcar la casilla Propio. 
  3. Por último, haz clic en Guardar cambios.
  4. Ahora ve a Ajustes > Aprobaciones y selecciona el nuevo tipo de ausencia que has creado en la línea del encabezado. 
  5. A continuación, haz clic en Añadir paso de aprobación y define a un responsable. Aquí podrás elegir entre cuatro opciones: Empleado específico, Empleado con rol, Supervisor o Supervisor del supervisor. Y, si lo necesitas, también puedes crear filtros de empleado. Para guardar los ajustes realizados, pulsa en Guardar.

Solicitar y aprobar ausencias por horas

absence_in_hours_request_approval_es.gif

  1. En primer lugar, inicia sesión como empleado sin permisos de administrador.
  2. A continuación, ve a Mi perfil > Ausencia y selecciona en el calendario el día para el que quieres solicitar la ausencia por horas que acabas de crear. 
  3. En el menú desplegable Tipo de ausencia, elige el nuevo tipo de ausencia por horas, determina el inicio y el fin de la ausencia que quieres solicitar y, si lo deseas, añade un comentario.
  4. Por último, haz clic en Solicitar ausencia para enviar la solicitud y que la revise el supervisor correspondiente. 

Tu opinión

Esta prueba beta nos ayuda a saber de primera mano qué aspectos de nuestra versión "lite" de la solicitud de ausencias por horas podrían mejorarse. Por tanto, nos encantaría conocer tu opinión.

Envíanos tus comentarios directamente a través del siguiente formulario para que podamos analizarlos y tenerlos en cuenta para mejorar la funcionalidad. Recuerda que puedes enviarnos este formulario todas las veces que quieras.

 

Preguntas frecuentes 

¿Dónde puedo seleccionar la unidad de tiempo para un nuevo tipo de ausencia?

Para crear un tipo de ausencia por horas, has de hacerlo a través de la opción Unidad de tiempo (Ajustes > Ausencia > Editar > Unidad de tiempo).

¿Es posible modificar la unidad de tiempo después de haber creado el tipo de ausencia?

En estos momentos no es posible cambiar la unidad de tiempo una vez que se ha creado el nuevo tipo de ausencia. 

¿Puedo solicitar un sustituto para las ausencias por horas?

En estos momentos no es posible solicitar sustitutos para las ausencias por horas.

¿Es posible crear un requisito de certificado para las ausencias por horas?

Sí, es posible crear un requisito de certificado para las ausencias por horas.

¿Es posible definir políticas de devengo para las ausencias por horas?

Sí, es posible definir políticas de devengo específicas para las ausencias por horas.

¿Cómo saben los empleados cuánto puede durar una ausencia por horas?

Las ausencias por horas pueden comenzar y terminar en el mismo día, abarcar toda la jornada laboral o extenderse a lo largo de varios días. Además, las ausencias pueden ser de jornada completa o parcial.

En todos los casos, la duración efectiva de las solicitudes de ausencia por horas se calcula en función de su fecha de inicio y finalización, y de si coincide o no con el horario de trabajo del empleado. Además, en los ajustes de validez del tipo de ausencia, podrás determinar si se deben considerar los días festivos como días libres. 

¿Cuál es la duración mínima para una ausencia por horas?

El formulario de ausencias permite a los empleados introducir una hora de inicio y de finalización en intervalos de 30 minutos. No obstante, es posible también introducir horas de inicio y finalización manualmente. La duración mínima de las ausencias por horas es de 1 minuto.

¿Se pueden solicitar ausencias por horas desde la app móvil de Personio?

En estos momentos las ausencias por horas solo se pueden solicitar desde la versión web de Personio.

¿La introducción de las ausencias por horas implica que los valores de las ausencias registradas en días (p. ej., 8,33 días) se sustituirán por valores hh:mm?

Si bien las ausencias por horas utilizarán el formato hh:mm, los saldos de ausencias seguirán contabilizándose en días.

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