Este artículo contiene información de utilidad para los usuarios que están probando la primera versión beta de la nueva funcionalidad que permite registrar automáticamente el déficit de horas de los empleados. ¡Muchas gracias por participar en esta prueba!
Consejo
Haz clic en el botón Seguir que se encuentra en la esquina superior derecha para recibir por correo electrónico información actualizada sobre los diferentes avances y fases beta.
Fases de la prueba beta
El calendario previsto para esta prueba beta es el siguiente:
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Fecha
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Descripción
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A partir de la semana 10
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Invitación a la fase beta
- Puedes unirte a la prueba beta a través de la ventana emergente que aparecerá en tu cuenta de Personio.
Inicio de la fase beta
- Se activarán en tu cuenta de Personio las funcionalidades que figuran a continuación.
- La fase de pruebas termina con el lanzamiento oficial de las funcionalidades.
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Análisis de la prueba beta
En esta fase de la prueba beta estará disponible la siguiente funcionalidad:
Registro automático del déficit de horas:
Se creará automáticamente un registro de horas en negativo cuando un empleado no registre su jornada laboral en un día hábil. Las configuraciones se pueden realizar individualmente por horario de trabajo.
Cómo activar el registro automático del déficit de horas
Para activar el registro automático del déficit de horas para un horario de trabajo, tendrás que seguir estos pasos:
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Haz clic en Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Registro de jornada.
- Crea un nuevo horario de trabajo o haz clic en uno existente. El horario de trabajo aparecerá a la derecha de la pantalla.
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Haz clic en Editar junto al nombre del horario de trabajo.
- Desplázate hasta la sección Horas extras y horas de menos. Para registrar las horas extras, selecciona el botón Sí junto a Hacer un seguimiento de las horas extras. Para registrar el déficit de horas, selecciona el botón Sí junto a ¿Realizar un seguimiento de las horas de menos?.
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Aparecerá una nueva opción de configuración. Para activar la funcionalidad, selecciona el botón Sí junto a ¿Realizar un seguimiento de las horas de menos para los días sin horas registradas? .
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Haz clic en Guardar el horario de trabajo en la parte inferior de la ventana.
Ten en cuenta que...
Si activas esta funcionalidad para un horario de trabajo, afectará a los datos que se hayan registrado previamente. Es decir, si activas la funcionalidad para el horario de trabajo A, se creará automáticamente un déficit de horas para cada día hábil del año anterior en el que el empleado (que tiene asignado ese horario) no haya registrado su jornada.
Para evitar que esto suceda, puedes crear un nuevo horario de trabajo con la funcionalidad activa, y asignárselo a los empleados de hoy en adelante.
Consejo
Para poder activar el registro automático del déficit de horas, necesitarás permisos de administrador o los permisos de acceso correspondientes para la sección Registro de jornada. Estos permisos se pueden definir en Ajustes > ORGANIZACIÓN Y PERSONAL > Roles de empleado > [rol respectivo] > Permisos de acceso > Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
Efecto en la pestaña Registro de jornada
Cada vez que actives el registro automático del déficit de horas para un horario de trabajo, la siguiente acción tendrá lugar en todos los perfiles de los empleados que tengan dicho horario asignado.
A las 2:00 de la mañana, nuestro sistema analizará todos los días anteriores desde que se asignó el horario de trabajo al empleado. Si, según su horario de trabajo, el empleado debía haber trabajado en uno de esos días, pero no se registraron horas de trabajo ni ausencias, se creará automáticamente un déficit de horas para ese día y aparecerá el mensaje Sin registro de jornada.
Cómo desactivar el registro automático del déficit de horas
El registro automático del déficit de horas se puede desactivar en cualquier momento. Si desactivas la función, todos los déficits de horas registrados automáticamente desaparecerán de la pestaña Registro de jornada de los empleados que tengan asignado ese horario de trabajo.
Para desactivar la función, ve a Ajustes > HORAS DE TRABAJO Y AUSENCIAS > Registro de jornada, haz clic en el horario de trabajo correspondiente y, en ¿Realizar un seguimiento de las horas de menos para los días sin horas registradas?, selecciona No.
Feedback
Como cliente de la versión beta, tienes la oportunidad de contribuir activamente al perfeccionamiento de la funcionalidad que te permite registrar la jornada de los empleados. La nueva función para el registro automático del déficit de horas que estás probando se encuentra en una fase inicial de desarrollo y nos encantaría conocer tu opinión al respecto. Recibirás automáticamente una notificación en Personio 5 días después de haber activado la función en los ajustes. Cuanto antes recibamos tu feedback, mejor, ya que así podremos analizarlo y tenerlo en cuenta para futuras mejoras.
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Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre con los datos anteriores si se activa el registro automático del déficit de horas para un horario de trabajo ya creado?
Si activas el registro automático del déficit de horas para un horario de trabajo ya creado, la funcionalidad afectará a los datos de jornada registrados anteriormente. Por ejemplo, si el empleado A tenía un horario de trabajo X asignado desde el 1 de enero hasta hoy, entonces para cada día hábil en ese horario de trabajo que el empleado debía trabajar, pero no lo hizo, se creará automáticamente un déficit de horas. De modo que si el empleado no ha registrado su jornada laboral durante varios días hábiles de su horario de trabajo, verá grandes cambios en su saldo de horas extras. Por tanto, es importante informar con antelación a los empleados sobre la nueva funcionalidad y los cambios que conlleva.
¿Qué puedo hacer si no quiero que se vean afectados los datos anteriores de un horario de trabajo?
Si no quieres que el registro automático del déficit de horas se aplique con carácter retroactivo, te recomendamos que actives esta nueva funcionalidad en un nuevo horario de trabajo.
¿Qué sucede si activo el registro automático del déficit de horas y decido desactivarlo más tarde?
Si cambias de opinión con respecto al registro automático del déficit de horas de los empleados, puedes desactivarlo en cualquier momento y Personio revertirá los datos por completo. Si desactivas el registro automático del déficit de horas, todos los déficits de horas que se crearon automáticamente para ese horario de trabajo se borrarán, y todos los saldos de horas extras volverán a ser los que eran antes de activar la funcionalidad.
¿Los empleados tienen que seguir registrando períodos de 0 horas para los días hábiles que no trabajan?
No, una vez que actives el registro automático del déficit de horas para un horario de trabajo concreto, los empleados que tengan asignado ese horario de trabajo ya no tendrán que crear un período de 0 horas para aquellos días hábiles en los que no hayan trabajado.
¿Qué sucede con los días que ya tienen 0 horas de trabajo registradas?
Si activas el registro automático del déficit de horas, solo se creará un déficit de horas para los días hábiles del horario de trabajo que no tengan horas registradas. De modo que si ya hay un período de 0 horas registrado para ese día, no se creará un déficit de horas.
¿Por qué han dejado de aparecer los días con 0 horas de trabajo registradas en el informe sobre los períodos de asistencia?
Porque, al activar la nueva funcionalidad, ya no es necesario crear períodos de 0 horas para los días hábiles no trabajados.
¿Qué sucede si tengo una integración que registra automáticamente períodos de 0 horas?
Algunos de nuestros socios de integración, como ZEP, registran automáticamente períodos de 0 horas. Informaremos a estos socios de la nueva funcionalidad que hemos incorporado y dependerá de ellos desactivar el registro automático de los períodos de 0 horas. Ellos se encargarán de notificarte si lo han desactivado. No obstante, aunque no lo desactiven y sigan registrando los períodos de 0 horas mientras tengas activada la nueva funcionalidad, no tendrá ningún efecto en el sistema.
Tengo tipos de ausencia por enfermedad que no tienen activado el seguimiento de las horas extras y, ahora, con la nueva funcionalidad, se registra un déficit de horas por cada día de ausencia. ¿Cómo puedo solucionarlo?
Dispones de varias opciones.
1. En los ajustes del tipo de ausencia correspondiente, puedes activar la opción ¿Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extras? De esta manera, si alguien trabaja 2 horas durante una ausencia, el período registrado se computará como horas extras, y si no trabaja ese día, no se generará un déficit de horas.
2. Puedes crear un ajuste manual para corregir todos los déficits de horas que se hayan creado durante esa ausencia.
3. Puedes desactivar el registro automático del déficit de horas.
¿Qué debo comunicar a mis empleados?
Recomendamos informar a los empleados de que los días que no registren su jornada se generará automáticamente un déficit de horas, y que ya no es necesario registrar períodos de 0 horas para los días hábiles no trabajados. También recomendamos informarles de que, al activar esta función por primera vez, puede haber un cambio en su saldo de horas extras debido a los déficits de horas creados.
¿Qué ocurre cuando un empleado vuelve de un periodo de baja?
Cuando un empleado vuelve de un período de baja y el estado cambia de inactividad temporal a activo, se crearán horas de menos para el período en el que el empleado no haya registrado nada. Recomendamos registrar una ausencia para ese período en el que el empleado estuvo de baja para evitar que se creen horas de menos para los últimos días vacíos.
¿Por qué se registran las horas de menos a pesar de que tengo una ausencia reservada ese día?
La causa más probable es la configuración del tipo de ausencia. Comprueba los ajustes de tu tipo de ausencia en Ajustes > Ausencia > [Tipo de ausencia] > Ajustes de validez. Aquí encontrarás la opción "¿Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extras?". Si configuras esta opción en No, se registrarán las horas de menos, ya que esta opción significa que tus empleados deben registrar el tiempo durante esta ausencia. Si configuras esta opción en Sí, las horas objetivo generales de los empleados se reducirán y no será necesario realizar un registro de las horas. Ten en cuenta que los cambios en las ausencias activas y usadas afectarán a las entradas anteriores.
¿Y si sólo son los empleados recientes quienes necesitan hacer un seguimiento del tiempo?
Como las horas de trabajo deben establecerse desde el día de inicio del empleado, recomendamos crear un nuevo calendario de horas de trabajo y asignarlo al día desde el que el empleado necesite hacer el seguimiento del tiempo. De esta forma, te aseguras de que no se creen horas de menos para los últimos días vacíos.
