Gestionar los documentos de los candidatos

En este artículo encontrarás toda la información necesaria para gestionar los documentos de los candidatos que se encuentran en la sección Documentos de la pestaña Perfil de cada una de las candidaturas. A continuación, te explicamos las diferentes categorías de documentos que tienes a tu disposición, cómo asignar documentos a las distintas categorías, y cómo definir los permisos de acceso de los empleados que participan en el proceso de selección. 

Permisos de acceso a los documentos de los candidatos

Los documentos de los candidatos generalmente contienen datos sensibles que no todos los empleados que participan en el proceso de selección deben ver o editar. Nuestra recomendación es que utilices los roles de reclutamiento para asignar permisos de acceso específicos a las diferentes categorías de documentos. Para ello, ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Roles > Documentos del candidato. 

Dispones de dos tipos de permisos: el permiso Ver y el permiso Editar. Al asignar el permiso Editar se asigna también automáticamente el permiso Ver. Los documentos de los candidatos se dividen en las siguientes categorías: 

Para las categorías Ofertas, Sin clasificar y Archivo adjunto de mensaje saliente se aplican reglas especiales. Encontrarás más información en el apartado Categorías especiales. 

El permiso Ver

Con el permiso Ver podrás:

• Consultar los documentos que se encuentran en la pestaña Perfil de la candidatura, pero no podrás subir documentos ni modificar las categorías de los documentos existentes.
• Ver los archivos adjuntos de la pestaña Mensajes de la candidatura, siempre y cuando tu rol de reclutamiento tenga asignado, como mínimo, el permiso Ver para la pestaña Mensajes. 

El permiso Editar

Con el permiso Editar tendrás que tener en cuenta lo siguiente:

• Para que los empleados puedan acceder al modo de edición de la sección Documentos dentro de la pestaña Perfil de cada candidatura, tendrán que tener asignado al menos el permiso Editar para una de las categorías de documentos. Entonces podrán subir documentos o modificar las categorías de los documentos existentes.
• Lógicamente solo podrán asignar documentos a las categorías para las que tengan permiso de edición. En caso de que haya categorías para las que solo tengan asignado el permiso Ver, estas aparecerán sombreadas en el modo de edición. 
• Con el permiso Editar también se pueden asignar directamente categorías a los archivos adjuntos de los correos electrónicos en la pestaña Mensajes. Encontrarás más información al respecto en el apartado Gestionar las categorías de documentos en el perfil del candidato. 

Ten en cuenta que si un empleado con el permiso Editar para una categoría en particular modifica la categoría del documento y le asigna una categoría en la que no tiene asignado dicho permiso, no podrá deshacer el cambio posteriormente. En otras palabras, podrá ver el documento siempre y cuando tenga concedido el permiso Ver para la nueva categoría que acaba de asignar, pero ya no podrá modificarla. De igual modo, si tampoco tiene asignado el permiso Ver para la nueva categoría, dejará de tener acceso al documento. 

Categorías especiales: 

Gestionar las categorías de documentos en el perfil del candidato

A través del perfil del candidato, podrás subir nuevos documentos relacionados con su candidatura y asignarles las categorías correspondientes. Hay dos formas de asignarle una categoría al documento de un candidato: a través de la pestaña Perfil o a través de la pestaña Mensajes. A continuación te explicamos ambas opciones: 

A través de la pestaña Perfil

1. Ve a la candidatura correspondiente y haz clic en la pestaña Perfil.
2. Si el perfil del candidato aún no contiene ningún documento, haz clic en el botón Subir documentos. Si la sección ya contiene documentos, haz clic en el icono del lápiz para acceder a la ventana desde la que podrás subir nuevos documentos.
3. Sube los documentos y asigna la categoría de documento que corresponda en cada caso utilizando las opciones del menú desplegable.
   

Recuerda que si tienes los permisos de edición necesarios para la categoría, también podrás reasignar los documentos existentes a una categoría diferente. 

A través de la pestaña Mensajes

En la pestaña Mensajes se pueden ver, junto con los correos recibidos, todos los documentos que los candidatos envían como archivos adjuntos durante el proceso de selección. Desde esta pestaña podrás asignar directamente categorías a estos documentos que, a su vez, se guardarán simultáneamente en la sección Documentos de la pestaña Perfil.

Ten en cuenta que...
▶︎ El rol de reclutamiento debe tener concedido al menos el permiso Ver para acceder a los Mensajes. 
▶︎ Para definir la categoría del documento directamente en la pestaña Mensajes, es necesario tener permisos de edición para la categoría Sin clasificar, ya que todos los documentos entrantes de los candidatos pertenecen por defecto a esta categoría.

1. Ve a la candidatura correspondiente y haz clic en la pestaña Mensajes. 
2. Usa el menú desplegable junto al documento correspondiente para clasificar el archivo directamente. Si solo tienes asignado el permiso Ver, podrás acceder al contenido del archivo y ver el nombre de ese archivo, pero no podrás asignarle una categoría.
   
   

Recuerda que los documentos que se envían a los candidatos a través de la pestaña Mensajes reciben, por defecto, la categoría Archivo adjunto de mensaje saliente. 

Definir las categorías de documentos en el formulario de solicitud

Si utilizas el portal de empleo de Personio, puedes hacer que tus candidatos tengan la opción de asignar una categoría a los documentos que envían junto con el formulario de candidatura. Para especificar qué categorías de documentos podrán subir los candidatos a través del formulario de candidatura, sigue los pasos a continuación:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo > Ajustes del formulario de candidatura.
2. En Campos de carga de documentos, se incluyen por defecto las categorías CV y Otros documentos. 
3. Haz clic en Seleccionar campos para activar otras categorías y define si se trata de campos obligatorios para los candidatos.

De esta forma, cuando los candidatos utilicen el formulario para enviar su candidatura, tendrán la posibilidad de subir los documentos de las categorías que hayas especificado previamente y a los documentos que suban se les asignará automáticamente esa categoría. Si quieres modificar la categoría en el perfil del candidato posteriormente, necesitarás derechos de edición correspondientes a la categoría que tenga asignada el documento en ese momento.

Consejo: si añades categorías a la API de reclutamiento, también podrás enviar documentos categorizados desde tu propio portal de empleo de empresa. Para más información, consulta nuestro centro de desarrollo Developer Hub.