Gestión de los documentos de los candidatos

En este artículo encontrarás toda la información necesaria para gestionar los documentos que se encuentran en la sección Documentos de la pestaña Perfil de cada uno de los perfiles de candidato. A continuación, te explicamos las diferentes categorías de documentos que tienes a tu disposición, cómo asignar documentos a las distintas categorías, y cómo definir los permisos de acceso de los empleados que participan en el proceso de selección. 

Permisos de acceso a los documentos de los candidatos

Los documentos de los candidatos generalmente contienen datos sensibles que no todos los empleados que participan en el proceso de selección deben ver o editar. Nuestra recomendación es que utilices los roles de reclutamiento para asignar permisos de acceso específicos a las diferentes categorías de documentos. Para ello, ve a Ajustes > Reclutamiento > Roles > Documentos del candidato. 

Dispones de dos tipos de permisos: el permiso Ver y el permiso Editar. Al asignar el permiso Editar se asigna también automáticamente el permiso Ver. Los documentos de los candidatos se dividen en las siguientes categorías: 

Para las categorías Oferta, Sin clasificar y Archivo adjunto de mensaje saliente se aplican reglas especiales. Encontrarás más información a continuación. 

Estas reglas se aplican generalmente a la asignación de los permisos Ver y Editar para las siguientes categorías de documentos: 

El permiso Ver

1. Con el permiso Ver podrás consultar los documentos que se encuentran en la pestaña Perfil del candidato, pero no podrás subir documentos ni modificar las categorías de los documentos existentes.
2. Asimismo, podrás ver los archivos adjuntos de la pestaña Mensajes del perfil del candidato, siempre y cuando tu rol de reclutamiento tenga asignado, como mínimo, el permiso Ver para la pestaña Mensajes. 

El permiso Editar

1. Con este permiso, los empleados podrán subir documentos o modificar las categorías de los documentos existentes en la sección Documentos de la pestaña Perfil del perfil del candidato. 
2. Para que los empleados puedan acceder al modo de edición de la sección Documentos, tendrán que tener asignado al menos el permiso Editar para una de las categorías de documentos.
3. Lógicamente solo podrán asignar documentos a las categorías para las que tengan permiso de edición. En caso de que haya categorías para las que el usuario solo tenga asignado el permiso Ver, estas aparecerán sombreadas en el modo de edición/subida. 
4. Con el permiso Editar también se pueden asignar directamente categorías a los archivos adjuntos de los correos electrónicos en la pestaña Mensajes. Encontrarás más información al respecto en este apartado. 

Si un empleado con el permiso Editar para una categoría en particular (p. ej., Cartas de presentación) modifica la categoría del documento, y le asigna una categoría en la que no tiene asignado dicho permiso, no podrá deshacer el cambio posteriormente. En otras palabras, podrá ver el documento siempre y cuando tenga concedido el permiso Ver para la nueva categoría que acaba de asignar, pero ya no podrá modificarla. De igual modo, si tampoco tiene asignado el permiso Ver para la nueva categoría, dejará de tener acceso al documento. 

Particularidades: 

• Categoría de documento Oferta:
  Los permisos de acceso de esta categoría están vinculados con los de la pestaña Ofertas. Solo se pueden asignar los permisos Ver o Editar para la categoría de documento Oferta si también se otorgan al rol de reclutamiento los permisos de acceso correspondientes para las Ofertas. 
• Categoría de documento Archivo adjunto de mensaje saliente:
  Esta categoría se asigna a todos los documentos que se envían a los candidatos a través de la pestaña Mensajes del perfil del candidato. Los permisos de acceso de esta categoría están vinculados con los de la pestaña Mensajes del perfil del candidato. De modo que solo se pueden asignar los permisos Ver o Editar para la categoría de documento Archivo adjunto de mensaje saliente si también se otorgan al rol de reclutamiento los permisos de acceso correspondientes para la pestaña Mensajes. 
  ⚠️ Los documentos de las ofertas que se envían a través de la pestaña Oferta no se incluyen en esta categoría. Para definir los permisos de acceso para estos documentos, ve a Roles > Ofertas.
• Categoría de documento Sin clasificar:
  Los permisos de acceso a esta categoría se deben conceder con cautela, ya que se asigna automáticamente a todos los documentos entrantes (p. ej., los recibidos por correo electrónico) y, por tanto, puede abarcar diferentes tipos de documentos de los candidatos.
  ⚠️ Puede ser que los empleados con permisos de acceso a la pestaña Mensajes no tengan asignado el permiso Ver o Editar para la categoría Sin clasificar. En este caso, cuando los candidatos envían documentos por correo electrónico, los empleados solo ven que hay un archivo adjunto con la categoría Sin clasificar, pero no pueden ni acceder a su contenido ni editarlo. Además, en su caso, este documento tampoco aparecerá en la sección Documentos del perfil del candidato. 

Gestionar las categorías de documentos en el perfil del candidato

A través del perfil del candidato, podrás subir nuevos documentos relacionados con su candidatura y asignarles las categorías correspondientes. Hay dos formas de asignarle una categoría al documento de un candidato: a través de la pestaña Perfil o a través de la pestaña Mensajes. A continuación te explicamos ambas opciones: 

1. A través de la pestaña Perfil
   Ve al perfil del candidato correspondiente y haz clic en la pestaña Perfil. Si el perfil del candidato aún no contiene ningún documento, haz clic en el botón Subir documentos. Si la sección ya contiene documentos, haz clic en el icono del lápiz para acceder a la ventana desde la que podrás subir nuevos documentos y asignar las categorías correspondientes mediante el menú desplegables. Además, si tienes los permisos de edición necesarios para la categoría, también podrás reasignar los documentos existentes a una categoría diferente. 
   
   
2. A través de la pestaña Mensajes
   En esta pestaña se pueden ver, junto con los correos recibidos, todos los documentos que los candidatos envían como archivos adjuntos durante el proceso de solicitud de empleo. Desde esta pestaña podrás asignar directamente categorías a estos documentos que, a su vez, se guardarán simultáneamente en la sección Documentos de la pestaña Perfil. Ten en cuenta que, para ello, el rol de reclutamiento debe tener concedido al menos el permiso Ver para acceder a los Mensajes. 
   Recuerda que para definir la categoría del documento directamente en la pestaña Mensajes, es necesario tener permisos de edición para la categoría Sin clasificar, ya que todos los documentos entrantes de los candidatos pertenecen por defecto a esta categoría. Una vez que has comprobado que dispones de los permisos necesarios, usa el menú desplegable junto al documento correspondiente para clasificar el archivo directamente. Si solo tienes asignado el permiso Ver, podrás acceder al contenido del archivo y ver el nombre de ese archivo, pero no podrás asignarle una categoría. Si no tienes asignado ningún tipo de permiso, solo verás que hay un archivo adjunto, pero no podrás acceder a su contenido.
   Los documentos que se envían a los candidatos a través de la pestaña Mensajes reciben, por defecto, la categoría Archivo adjunto de mensaje saliente. 

Definición de las categorías de documentos en el formulario de solicitud

Si utilizas el portal de empleo de Personio, puedes hacer que tus candidatos tengan la opción de asignar una categoría a los documentos que envían junto con el formulario de solicitud de empleo. Para hacerlo, ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo > Campos del formulario de solicitud y especifica qué categorías de documentos podrán subir los candidatos a través del formulario de solicitud. Por defecto, se incluyen las categorías CV y Otros documentos. Además, también podrás definir si la categoría correspondiente es un campo obligatorio para los candidatos. 

De esta forma, cuando los candidatos utilicen el formulario de solicitud para enviar su candidatura, tendrán la posibilidad de subir los documentos de las categorías que hayas especificado previamente. De esta forma, a los documentos que hayan subido se les asignará automáticamente esa categoría. Si quieres modificar la categoría en el perfil del candidato posteriormente, necesitarás derechos de edición correspondientes a la categoría que tenga asignada el documento en ese momento, tal como comentamos en el capítulo Asignación de categorías de documentos.