Preguntas frecuentes sobre las firmas electrónicas

 

En este artículo damos respuesta a las preguntas más frecuentes sobre las firmas electrónicas. 

¿Quién puede solicitar firmas electrónicas? 
Para solicitar la firma electrónica de un documento, el empleado en cuestión debe tener los permisos de acceso necesarios.
Puedes asignar estos permisos para los documentos de los empleados a través de los roles de empleado. Se requiere al menos el permiso Ver para el perfil público y el permiso Editar para la categoría de documentos correspondiente dentro de Documentos
Los permisos de acceso necesarios para solicitar firmas electrónicas en el proceso de oferta se definen a través de los roles de reclutamiento: se requiere al menos el permiso Ver para la sección Candidatos y el permiso Editar para las ofertas
¿Puedo utilizar firmas electrónicas en plantillas de documentos existentes? 
Esto solo es posible para los documentos que requieren únicamente la firma de una persona (el empleado) y, por tanto, no necesitan un marcador de posición de firma. Consulta este artículo para obtener más información sobre el proceso.
En caso de que los documentos requieran varias firmas electrónicas (p. ej., los contratos de empleo), tendrás que editar tus plantillas en un procesador de texto, insertar marcadores de posición de firma y subir de nuevo la plantilla a Personio.
En este artículo encontrarás más información sobre cómo crear plantillas de documentos con marcadores de posición de firma. 
¿Para qué documentos puedo utilizar la firma electrónica? 
Desde el punto de vista técnico, puedes utilizar la firma electrónica para todos los documentos de Personio (p. ej., contratos de trabajo, acuerdos adicionales, formularios de consentimiento, etc.). Consulta estos artículos para obtener más información sobre la Utilización de la firma electrónica para los documentos de los empleados y la Utilización de la firma electrónica en el proceso de oferta laboral.
Si tienes dudas sobre la seguridad y validez legal de las firmas electrónicas, te recomendamos que consultes a un abogado o asesor jurídico.
Personio se limita a proporcionar los requisitos técnicos y la herramienta para el uso de las firmas electrónicas, pero no asume ninguna responsabilidad al respecto.
¿A quién puedo seleccionar como firmante? 
Para firmar los documentos de los empleados, el estado del empleado en cuestión debe ser Activo o Onboarding para poder ser seleccionado como firmante. Además, debe tener almacenada una dirección de correo electrónico válida en su perfil de empleado. No es posible solicitar firmas electrónicas de empleados inactivos.
A través del área de Reclutamiento podrás solicitar a los candidatos (y a los empleados involucrados en el proceso de selección) que firmen electrónicamente documentos como, por ejemplo, las propuestas de contrato. Para ello, asegúrate de que la dirección de correo electrónico almacenada en el perfil del candidato es correcta. Consulta este artículo para obtener más información sobre el uso de las firmas electrónicas en el proceso de oferta.
¿Cómo puedo cambiar el orden de los firmantes? 
Se puede cambiar el orden de los firmantes en los respectivos ajustes del documento. Ve a Ajustes > Documentos y selecciona la plantilla deseada. Esta debe contener marcadores de posición de firmas para al menos dos firmantes diferentes. A continuación, haz clic en Quién firma primero para modificar el orden de las firmas usando la función de arrastrar y soltar. 
¿Qué debo hacer si un firmante no recibe el correo electrónico con la solicitud de firma electrónica?
Primero, comprueba que la dirección de correo electrónico guardada en el perfil del empleado (o del candidato) es correcta. El estado del empleado en cuestión debe ser Activo o Incorporación. Pide al firmante que revise la carpeta de correo no deseado y compruebe si su bandeja de entrada está llena.
Si has podido identificar la razón por la que el correo electrónico no llegó a su destinatario, corrige el problema y vuelve a enviar la solicitud haciendo clic en el botón Solicitar de nuevo. Este botón aparece una vez la solicitud de firma electrónica anterior ha expirado. Si el problema persiste, ponte en contacto con nuestro equipo de Atención al Cliente. 
¿Puedo modificar el tamaño de la firma?
Si se trata de un documento de un empleado que solo incluye una firma y, por tanto, no requiere ningún marcador de posición de firma, el firmante puede modificar el tamaño del recuadro para hacerla más grande.
Desafortunadamente esto no es posible si el documento utiliza marcadores de posición de firma. 
¿Qué tipos de firmas electrónicas ofrece Personio?
Para el uso de firmas electrónicas trabajamos con la empresa española SignatureIT y el tipo de firma que ofrecemos es la firma electrónica avanzada. En este artículo encontrarás más información sobre la validez legal.
¿Hasta qué punto son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?
La validez legal de la firma electrónica en determinados documentos depende, en última instancia, de la legislación del país correspondiente. Para obtener más información, consulta este artículo 

Si tienes dudas sobre la seguridad y validez legal de las firmas electrónicas, te recomendamos que consultes a un abogado o asesor jurídico.
Personio se limita a proporcionar los requisitos técnicos y la herramienta para el uso de las firmas electrónicas, pero no asume ninguna responsabilidad al respecto. 
¿Cómo puedo saber si he agotado mi cuota mensual de firmas electrónicas?
Podrás consultar cuál es tu cuota mensual de firmas electrónicas y cuántas de ellas ya has utilizado tanto en el widget correspondiente de tu panel como en la página de resumen de firmas electrónicas
Cuando ya hayas consumido el 70 % de tu cuota, recibirás un aviso en tu panel con el número de firmas electrónicas que aún tienes disponibles. Consulta este artículo para averiguar de cuántas firmas digitales dispones y cómo puedes modificar esa cantidad. Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar directamente con nuestro Equipo de Desarrollo.

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