Este artículo explica cómo registrar todas las solicitudes activas de firma electrónica. El administrador puede acceder a esta información a través del widget Firmas activas en el área Automatizaciones. En esta área, también puedes registrar el contingente mensual de firmas de tu organización. Tu organización tiene un número fijo de solicitudes de firma disponibles cada mes, en función de tu plan Personio. 

Widget de firmas activas

Utiliza el widget Firmas activas para registrar el estado de todas las solicitudes de firma abiertas en tu organización. El administrador puede acceder a este widget a través de Automatizaciones > Descripción general > Firmas activas. Muestra el número de solicitudes activas por estado. “Activo” incluye todas las solicitudes de firma que aún no han vencido. 

Hay cuatro estados de solicitud diferentes: pendiente, firmado, denegado y dirección de correo electrónico no válida. Haz clic en un estado en el widget para ver los documentos con ese estado, el firmante y la fecha de vencimiento de la solicitud. 

Para ver una vista más detallada de las solicitudes de firma, haz clic en Ver todas las firmas en la parte inferior del widget. Esto abre la página Descripción general de firmas.

Página de resumen de firmas

La página Resumen de firmas muestra todas las firmas electrónicas solicitadas en detalle y qué parte del contingente de firmas mensual de tu organización se ha utilizado. Puedes filtrar u ordenar la vista por Estado, Remitente, Fecha de solicitud, Fecha de vencimiento y más. 

El administrador puede acceder a la página Resumen de firmas siguiendo estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Resumen. 
2. Busca el widget Firmas activas.
3. Haz clic en Ver todas las firmas para abrir la página Descripción general de firmas. 

En ambos casos, siempre se mostrará la siguiente información: 

• Documento: haz clic en el nombre del documento para ver una vista previa del archivo. Verás la versión que se envió originalmente. Una vez que todos los firmantes hayan firmado un documento, puedes descargar el archivo PDF firmado aquí. 
• Fecha de la solicitud: fecha en la que el remitente solicitó la firma del firmante. 
• Fecha de vencimiento: esta es la fecha en la que vencerá la solicitud de firma, cuatro semanas después de la fecha de solicitud. Los firmantes ya no podrán finalizar el proceso de firma después de esta fecha. 
• Estado del documento: este es el estado del documento general. Una vez solicitada la firma, el estado del documento pasa a Pendiente. Una vez que todas las partes hayan firmado el documento, el estado se actualiza a Firmado. Si el proceso de firma no se completa en un plazo de cuatro semanas, el estado del documento cambia a Caducado.
• Acciones: las acciones disponibles según el estado del documento. Si un documento tiene el estado Firmado, puedes optar por descargar el registro de auditoría. Para los documentos con estado Pendiente, puedes enviar un recordatorio al firmante. 

¿Qué es una pista de auditoría? 
La pista de auditoría la proporciona nuestro socio, SignaturIT. Es un documento que almacena todos los datos de verificación electrónica generados a lo largo del proceso de firma. Esto sirve para probar la integridad del documento. Para obtener más información sobre el registro de auditoría proporcionado por SignaturIT, lee este artículo del Centro de ayuda o visita el sitio web de SignaturIT.  

Consultar el estado de una solicitud de firma

Como administrador

Los administradores pueden comprobar el estado de una solicitud de firma en la página Resumen de firmas. Sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Resumen. 
2. Busca el widget Firmas activas.
3. Haz clic en Ver todas las firmas para abrir la página Descripción general de firmas.
4. Filtra y ordena las firmas por documento, estado, fecha de vencimiento, etc.

Consulta Enviar un recordatorio para solicitar una firma a continuación para enviar un recordatorio por correo electrónico a un firmante.

Como empleado

Los empleados con permisos de acceso pueden comprobar el estado de una firma en el perfil del empleado. Hay cinco estados: no solicitado, pendiente, firmado, caducado y correo electrónico devuelto. Para comprobar el estado, sigue estos pasos: 

1. Abre el Perfil del empleado correspondiente > Documentos.
2. Busca el documento en la lista y luego coloca el cursor sobre el estado en la columna Firma.
3. Verás los firmantes solicitados y la fecha de vencimiento de la solicitud.
   • Si varias personas necesitan firmar, aparece un estado para cada una. Reciben las solicitudes una por una en el orden indicado y solo después de que la persona anterior haya enviado su firma. 
4. Consulta cómo enviar un recordatorio para una solicitud de firma en la sección a continuación, o Firma un documento con una firma electrónica para obtener más información sobre el proceso de firma.

Nota:

Solo recibirán notificaciones sobre el estado de las firmas electrónicas del documento los empleados que se hayan incluido como firmantes.

Puedes crear un workflow personalizado utilizando el desencadenante “El estado de la firma se ha actualizado” para notificar a los empleados sobre los cambios en el estado de la firma de un documento. 

Vencimiento de la solicitud de firma electrónica

• Las solicitudes de firmas electrónicas vencen cuatro semanas después de la fecha en que se solicitan.
• Esto sucede si uno de los firmantes no completa el proceso de firma digital dentro del período de cuatro semanas. Una vez finalizado este período, el documento ya no se podrá firmar.
• La solicitud de firma vencida no aparece en el widget Firmas activas. 

Consejo: Notifica a los empleados relevantes cuando el estado de una firma cambie a “Caducada”. Configúralo creando un workflow usando el desencadenante “El estado de la firma del documento de un empleado se actualiza”. 

Enviar un recordatorio para una solicitud de firma

Al solicitar inicialmente la firma de un documento, los usuarios pueden optar por enviar recordatorios de firma automatizados. También pueden enviar manualmente un recordatorio de firma siguiendo los pasos a continuación. 

Como administrador

Si un documento no se ha firmado, los administradores pueden enviar un recordatorio manual a las personas firmantes. Sigue estos pasos:

1. Haz clic en Automatizaciones > Descripción general > Widget de firmas activas > Ver todas las firmas para abrir la página Descripción general de firmas.
2. Filtra y ordena por Estado, Documento, Remitente, Fecha de vencimiento, etc.
3. Selecciona la casilla junto a los empleados que requieren un recordatorio de solicitud de firma.
4. En la parte superior de la página, haz clic en Acciones > Enviar un recordatorio para firmar. 

Los empleados seleccionados recibirán un recordatorio por correo electrónico, que incluye un enlace directo al documento y la herramienta de firma electrónica. También pueden revisar todas sus solicitudes de firma abierta mientras están en la herramienta de firma electrónica.

Si el empleado no ve el correo electrónico, debe revisar su carpeta de correo no deseado u otras posibilidades en la sección Solución de problemas.

Como empleado

Los empleados con los permisos de acceso necesarios pueden enviar un recordatorio de firma a los firmantes siguiendo estos pasos:

1. Abre el perfil del empleado correspondiente y haz clic en Documentos.
2. Selecciona la categoría del documento y busca el documento en la lista. 
3. Coloca el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en el icono Enviar recordatorio que aparece a la derecha. 

El empleado recibirá un recordatorio por correo electrónico. 

Cancelar una solicitud de firma

Para cancelar una solicitud de firma para un documento, debes eliminar el documento, lo que lo retirará permanentemente de Personio. Sigue estos pasos:

1. Abre el perfil del empleado correspondiente y haz clic en Documentos.
2. Selecciona la categoría del documento y busca el documento en la lista.
   • Opcional: para guardar el documento antes de retirarlo de Personio, haz clic en el icono de tres puntos > Descargar.
3. Haz clic en el icono de tres puntos > Eliminar. Confirma la eliminación del documento.

Esto eliminará permanentemente el documento de Personio y cancelará la solicitud de firma. La página Resumen de firmas muestra el estado de la solicitud de firma.

Más información

• Solución de problemas de firma electrónica
• Solicitar firmas electrónicas en documentos de empleados
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