Cómo gestionar el flujo de trabajo de firmas electrónicas

 

Workflow_Hub.pngEl siguiente artículo está relacionado con los flujos de trabajo de Personio. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

 

En este artículo te mostramos cómo hacer un seguimiento de todas las firmas electrónicas pendientes tanto desde el Centro de workflows como desde el widget Workflows de tu panel de control.

También aprenderás cómo consultar cuántas firmas de tu cuota mensual te quedan disponibles en función del plan de Personio que hayas seleccionado para tu cuenta.

Tanto el Centro de workflows como el widget de Workflows del panel de control son visibles para los administradores y los empleados que tengan los permisos de acceso adecuados. Sin embargo, el widget de firmas sólo es visible para administradores y con el complemento Productivity Plus.

 

Firmas pendientes en el widget Workflows del panel de control

El widget Workflows del panel te ofrece una visión general de todas las firmas solicitadas que se encuentran pendientes. Las solicitudes que hayan sido rechazadas o que no se hayan podido entregar por no tener una dirección de correo electrónico válida no aparecerán en el widget. 

Haz clic en la sección de firmas o en Ir al Centro de workflows para acceder a una vista más detallada del flujo de trabajo de firmas.

 

 

El widget Firmas activas en el Centro de workflows 

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A través del Centro de workflows podrás hacer un seguimiento tanto de tus procesos de firma como de otros flujos de trabajo disponibles en Personio.

En el Centro de workflows encontrarás todas las solicitudes de firma realizadas dentro de la empresa que aún no han caducado (activas). En estas se incluyen las solicitudes de firma atrasadas, las solicitudes de firma ya completadas, las solicitudes de firma rechazadas, y las que no se han podido entregar por no tener una dirección de correo electrónico válida. 

Ve al widget Firmas activas y:

  • haz clic en Ver todas las firmas para acceder a la página Resumen de las firmas.
  • haz clic en el nombre del documento para descargar el archivo cuya firma está pendiente.
  • haz clic en el nombre del firmante para acceder a su perfil de empleado en Personio.

La solicitud de una firma electrónica caduca cuatro semanas después de la fecha de solicitud, a menos que el firmante complete el proceso de firma. Una vez superado el plazo límite, ya no se podrá firmar el documento. Las solicitudes de firma que hayan caducado no se mostrarán en el Centro de workflows.

 

Resumen de las firmas

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La página Resumen de las firmas te proporciona información detallada sobre todas las firmas electrónicas solicitadas y el estado en que se encuentran, y te permite consultar cuántas firmas de tu cuota mensual te quedan disponibles. Además, te permite filtrar la vista por Estado y Remitente. Al modificar el filtro que viene por defecto, podrás consultar los datos de todos los documentos. 

En ambos casos, siempre se mostrará la siguiente información: 

  • Remitente: empleado que ha enviado la solicitud de la firma electrónica. 
  • Firmante: persona/s que debe/n firmar el documento, junto con el estado de cada firma. 
  • Documento: al hacer clic en el nombre del documento, accederás a la vista previa del archivo. Primero verás la versión que se envió originalmente y, una vez firmado el documento, podrás descargar aquí el archivo PDF firmado. 
  • Fecha de la solicitud: fecha en la que el remitente solicitó la firma del firmante. 
  • Fecha de caducidad: fecha en la que la solicitud de firma caduca, y el firmante ya no podrá completar el proceso. 
  • Estado del documento: se refiere al estado general del documento. Si se solicita la firma, el documento aparecerá con el estado Solicitado. Una vez que todas las partes involucradas han firmado, el estado cambia a Firmado. Si el proceso de firma no se completa en cuatro semanas, el documento aparecerá con el estado Caducado.
  • Acciones: haciendo clic en los tres puntos se puede descargar el documento o la pista de auditoría correspondiente. 

¿Qué es una pista de auditoría? 
La pista de auditoría es un documento proporcionado por nuestro socio SignatureIT en el que se almacenan todos los rastros electrónicos que se generan durante el proceso de firma. Esto sirve para probar la integridad del documento. Puedes encontrar más información en este artículo del Centro de ayuda o en la página web de SignatureIT. 

 

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