El siguiente artículo está relacionado con los workflow de Personio. Puedes comenzar a crear y monitorear todos tus workflows desde el área de Automatizaciones.
Nota:
Que un documento firmado electrónicamente sea legalmente vinculante depende de las leyes de tu país. Ponte en contacto con un abogado o asesor legal si tienes alguna pregunta o inquietud sobre la seguridad jurídica y el efecto de las firmas electrónicas. Personio proporciona los requisitos técnicos y la herramienta para el uso de firmas y no asume ninguna responsabilidad. Tenga en cuenta que es posible que la información contenida en este artículo no esté completa.
Este artículo explica el tipo de firma electrónica que ofrece Personio, dónde se puede utilizar y qué información proporcionará el seguimiento de auditoría de los documentos firmados.
Firmas electrónicas en Personio
eIDAS, el reglamento de la UE sobre identificación electrónica y servicios de confianza, distingue entre tres tipos de firma electrónica, que se describen en la siguiente tabla. Estos tres tipos de firma electrónica se diferencian principalmente por su valor probatorio. Los siguientes puntos juegan un rol clave:
- ¿La firma utiliza un certificado electrónico?
- ¿Se puede verificar la identidad del firmante?
- ¿Se puede descartar que el documento haya sido manipulado?
| Tipo de firma | Descripción |
| Firma electrónica sencilla | No especifica ninguna verificación de identificación detallada y no tiene valor de seguridad. Se trata simplemente de datos electrónicos que se adjuntan al documento o se vinculan lógicamente (Por ejemplo: una firma escaneada que se ha insertado). |
|
Firma electrónica avanzada |
Garantiza que se estén verificando la identidad del firmante y la integridad de los datos firmados. La firma puede vincularse de forma única al firmante para identificarlo. Ha sido creado con medios que están bajo el control exclusivo del firmante. Cualquier modificación posterior que pueda ocurrir tiene que ser identificable. |
|
Firma electrónica cualificada |
Tiene el mayor valor probatorio de las tres variantes y se considera igual a la firma manuscrita. Se trata de una firma electrónica avanzada con mayores requisitos de seguridad que implican un certificado de seguridad válido y un dispositivo seguro de creación de firma. Se requieren software y hardware especiales para aplicar y almacenar la clave de firma. |
Junto con SignaturIT, proveedor de soluciones español, Personio ofrece la firma electrónica avanzada para documentos de empleados y para el proceso de contratación.
SignaturIT utiliza transmisión cifrada para datos, pistas de auditoría y marcas de tiempo. Los servidores cuentan con la certificación ISO 270001. Para más información, consulta: https://www.signaturit.com/es/data-security-protection/
Casos de uso de las firmas electrónicas avanzadas
Documentos en los que se pueden utilizar firmas avanzadas
Hay tipos de contrato que no necesitan adoptar ninguna forma en particular para ser legalmente válidos y, por lo tanto, se les aplica la llamada "libertad de forma". Los documentos de esta categoría se pueden firmar generalmente con una firma electrónica avanzada. Sin embargo, existen excepciones legales que requieren que estos figuren por escrito. Para saber más, consulta el apartado Documentos en los que no se pueden utilizar firmas electrónicas avanzadas.
Estos son algunos de los documentos que podrás firmar con una firma electrónica avanzada:
- Candidaturas
- Poderes notariales
- Contratos de trabajo (según el país y el contexto legal)
- Cambios en el contrato de trabajo (p. ej., para formalizar un ascenso)
- Amonestaciones
- Pautas para el trabajo a distancia
- Los documentos utilizados en el proceso de incorporación de un empleado
- Provisión de inventario
- Documentos formales de desempeño
- Contratos de cesión de uso de vehículos de empresa
- Declaraciones de gastos de viaje
Documentos en los que no se pueden utilizar firmas electrónicas avanzadas
Para determinados contratos, la ley prescribe una firma electrónica cualificada (o firma manuscrita). En Alemania esto se aplica a todos los documentos que requieren el formulario por escrito.
Entre ellos, se incluyen:
- Acuses de recibo
- Contratos de duración determinada (para contratos laborales)
- Modificaciones y ampliaciones de los contratos de trabajo con doble cláusula escrita
Además, en algunos casos se excluye explícitamente el uso de firmas electrónicas para los documentos relativos al Derecho laboral.
Por ejemplo, en el caso de:
- Avisos de rescisión del empleo
- Acuerdos de terminación
- Certificados de trabajo
- Acuerdos de empresa
- Acuerdos de conciliación
- Programas sociales
- Cesión de personal
En nuestro webinar titulado "La firma electrónica en el Derecho laboral", encontrarás más información sobre este tema (en alemán).
La pista de auditoría
Además, junto con nuestro socio SignatureIT, te proporcionamos una pista de auditoría. Se trata de un documento generado automáticamente que contiene todos los rastros electrónicos que se crean durante el proceso de firma. La pista de auditoría se utiliza para validar la integridad de un documento (p. ej., ante los tribunales) y contiene los siguientes datos:
- Nombre y dirección de correo electrónico del remitente
- Nombre y dirección de correo electrónico del firmante
- Nombre del documento
- Identificador único (diferente para cada archivo)
- Direcciones IP
- Navegador utilizado
- Fecha y hora en que se firma el documento.
Puedes descargar pistas de auditoría individuales navegando a la página de descripción general de firmas electrónicas en el panel de control. Haz clic en los tres puntos junto al documento a cuyo registro de auditoría deseas acceder.
Para obtener más información sobre la pista de auditoría, visita el sitio web de SignatureIT.