Validez legal de las firmas electrónicas

 

En este artículo te explicamos qué tipo de firma electrónica ofrece Personio, en qué áreas puede utilizarse y qué información proporciona la pista de auditoría de los documentos firmados.

La validez legal de la firma electrónica en determinados documentos depende, en última instancia, de la legislación del país correspondiente.
Si tienes dudas sobre la seguridad y validez legal de las firmas electrónicas, te recomendamos que consultes a un abogado o asesor jurídico. Personio se limita a proporcionar los requisitos técnicos y la herramienta para el uso de las firmas electrónicas, pero no asume ninguna responsabilidad al respecto. Además, ten en cuenta que la información contenida en este artículo es de carácter general y puede no estar completa.

 

Firmas electrónicas en Personio

El Reglamento eIDAS con relación a la identificación electrónica y los servicios de confianza distingue tres tipos de firmas electrónicas que se explican en el recuadro que figura a continuación y cuya principal diferencia es su valor probatorio. Estos son algunos aspectos fundamentales que debes tener en cuenta: 

  • ¿La firma utiliza un certificado electrónico?
  • ¿Se puede verificar la identidad del firmante?
  • ¿Se puede descartar que el documento haya sido manipulado? 
     

La firma electrónica simple no permite verificar la identidad del firmante y no tiene ningún valor de seguridad. Se trata simplemente de datos electrónicos que se adjuntan o se asocian al documento de forma lógica (p. ej., una firma escaneada que se ha insertado) .

La firma electrónica avanzada garantiza la verificación de la identidad del firmante y la integridad de los datos firmados. La firma está vinculada al firmante de manera única y permite identificarlo. La firma ha sido creada utilizando medios que están bajo el control exclusivo del firmante. Cualquier cambio posterior debe ser detectable. 

La firma electrónica cualificada es la que mayor valor probatorio tiene de las tres variantes y equivale a una firma manuscrita. Se trata de una firma electrónica avanzada con mayores requisitos de seguridad que implica disponer de un certificado de seguridad válido y un dispositivo seguro para la creación de firmas. Para aplicar y guardar la clave de la firma se requieren programas y equipos informáticos especiales. 

 

Personio te ofrece la posibilidad de utilizar la firma electrónica avanzada para los documentos de los empleados y para el proceso de reclutamiento.

Para ello, trabajamos junto con SignaturIT, un proveedor de soluciones español. SignaturIT utiliza métodos de encriptación para la transmisión de datos, pistas de auditoría y sellos de tiempo. Además, los servidores utilizados cuentan con la certificación ISO 27001. Encontrarás más información en: https://www.signaturit.com/es/seguridad

 

Casos de uso de las firmas electrónicas avanzadas

Documentos en los que se pueden utilizar firmas electrónicas avanzadas

Hay tipos de contrato que no necesitan adoptar ninguna forma en particular para ser legalmente válidos y, por lo tanto, se les aplica la llamada "libertad de forma". Los documentos de esta categoría se pueden firmar generalmente con una firma electrónica avanzada. Sin embargo, existen excepciones legales que requieren que estos figuren por escrito. En este enlace encontrarás más información. 

Estos son algunos de los documentos que podrás firmar con una firma electrónica avanzada:

  • Candidaturas
  • Poderes notariales
  • Contratos de trabajo (según el país y el contexto legal)
  • Cambios en el contrato de trabajo (p. ej., para formalizar un ascenso)
  • Amonestaciones 
  • Pautas de teletrabajo
  • Los documentos utilizados en el proceso de incorporación de un empleado
  • Provisión de inventario
  • Documentos formales de desempeño
  • Contratos de cesión de uso de vehículos de empresa
  • Declaraciones de gastos de viaje
  • y mucho más.

 

Documentos en los que no se pueden utilizar firmas electrónicas avanzadas

Existen determinados contratos para los que la ley requiere una firma electrónica cualificada (o manuscrita). En Alemania, esto se aplica a todos los documentos que deben figurar por escrito.

Entre ellos, se incluyen: 

  • Acuses de recibo
  • Contratos de duración determinada (para contratos laborales) 
  • Enmiendas y adiciones a los contratos de trabajo con una cláusula de forma escrita doble

Además, en algunos casos se excluye explícitamente el uso de firmas electrónicas para los documentos relativos al Derecho laboral.

Por ejemplo, en el caso de:

  • Avisos de rescisión del empleo
  • Acuerdos de terminación
  • Certificados de trabajo
  • Acuerdos de empresa
  • Acuerdos de conciliación
  • Programas sociales
  • Cesión de personal 

En nuestro webinar titulado "La firma electrónica en el Derecho laboral", encontrarás más información sobre este tema. 

 

La pista de auditoría

Además, junto con nuestro socio SignatureIT, te proporcionamos una pista de auditoría. Se trata de un documento generado automáticamente que contiene todos los rastros electrónicos que se crean durante el proceso de firma. La pista de auditoría se utiliza para validar la integridad de un documento (p. ej., ante los tribunales) y contiene los siguientes datos:

  • Nombre y dirección de correo electrónico del remitente
  • Nombre y dirección de correo electrónico del firmante
  • Nombre del documento
  • Identificador único (diferente para cada archivo)
  • Direcciones IP
  • Navegador utilizado

Para descargar la pista de auditoría deseada, accede a la página de resumen de firmas electrónicas a través de tu panel y haz clic en los tres puntos que aparecen junto al documento correspondiente. 

Puedes encontrar más información sobre la pista de auditoría en el sitio web de SignatureIT

 

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