Este artículo explica cómo revisar y firmar un documento con firma electrónica. Puede recibir solicitudes de firma para:

• Documentos de empleados: archivos añadidos al perfil del empleado en Personio. 
• Contratos de trabajo para los candidatos: documentos de ofertas de empleo enviados mediante Personio Reclutamiento.

Descubre cómo solicitar firmas de los empleados en documentos, o cómo utilizar firmas electrónicas durante el proceso de reclutamiento. 

Antes de empezar

• Los empleados con estado Activo y credenciales de inicio de sesión de Personio, o los empleados invitados a Personio, reciben solicitudes de firma en Personio. Pueden firmar documentos directamente en Personio. Si el documento requiere una firma avanzada, tendrán que completar una verificación de varios pasos introduciendo un código enviado a su correo electrónico.
• Los candidatos, los empleados activos sin credenciales de inicio de sesión en Personio y los empleados con el estado Onboarding o Inactividad temporal reciben solicitudes de firma de DocuSign por correo electrónico. Pueden firmar documentos utilizando el enlace de correo electrónico. Si se requiere una firma avanzada, DocuSign les pedirá que verifiquen su identidad antes de firmar. 
• Para utilizar firmas electrónicas a través de DocuSign, comprueba que la organización permita el acceso a los dominios y direcciones IP de DocuSign. Consulta la sección de listas de permitidos del centro de confianza de DocuSign para obtener la lista completa. 

Firmar un documento de empleado

Para firmar un documento de empleado como usuario activo en Personio, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Personio y abra su bandeja de entrada. Busque y seleccione la tarea de solicitud de firma.
2. Se abre el entorno de firma. Revisa la información sobre divulgación, selecciona la casilla para aceptar y haz clic en Continuar.
3. Revisa el documento. Haga clic donde dice firmar o arrastre y suelte el campo de firma desde la izquierda hacia el documento.
4. Si es la primera vez que utiliza DocuSign, tendrá que adoptar una firma. Puedes seleccionar una firma, dibujarla o subir una. Haz clic en Adoptar y firmar.
5. En la parte superior, haz clic en Continuar. 
6. Si se le solicita que confirme su identidad, compruebe su correo electrónico en busca de un código e introdúzcalo en Personio. 
7. Selecciona la casilla para aceptar los términos y condiciones.
8. Haz clic en Firmar.

Puedes verificar el estado de las solicitudes de firma en la pestaña Documentos del perfil del empleado. Los Administradores pueden supervisar las solicitudes de firma a través del área Automatizaciones. 

Firmar un documento como candidato, empleado sin inicio de sesión o empleado en proceso de onboarding/inactividad temporal.

Los candidatos, los empleados activos sin inicio de sesión en Personio y los empleados con estado «Onboarding» o «Inactividad temporal» pueden firmar un documento siguiendo estos pasos:

1. Abre la bandeja de entrada del correo electrónico vinculado a tu cuenta o aplicación Personio.
2. Busca y abre el correo electrónico de Personio a través de Docusign.
   • Si no lo ves, revisa tu carpeta de spam para ver si hay un correo electrónico de “dse@eumail.docusign.net”.
3. Haga clic en Revisar documento.
4. Revisa los términos y condiciones y luego continúa. 
5. Si el documento requiere una firma avanzada, sigue los pasos para Verificar tu identidad con DocuSign. 
6. Revisa el documento. Haz clic en Comenzar para firmar, o arrastra y suelta el campo de firma desde el panel izquierdo en el documento.
7. Si es la primera vez que utiliza DocuSign, tendrá que adoptar una firma. Puedes seleccionar una firma, dibujarla o subir una. Haz clic en Adoptar y firmar.
8. Haz clic en Finalizar. 

Cuando todos hayan firmado, recibirás una notificación por correo electrónico. Puede abrir el correo electrónico para ver el documento firmado.

Denegar una solicitud de firma

Para denegar una solicitud de firma, sigue estos pasos:

1. Busca y abre la solicitud de firma.
   • Como usuario activo en Personio: inicia sesión en Personio y abra su bandeja de entrada. Haga clic en la tarea de solicitud de firma.
   • Como candidato, empleado sin inicio de sesión o empleado en onboarding/inactividad temporal: abre el correo electrónico de solicitud de firma que has recibido.
2. En la página de firmas, revisa la información de divulgación. Puede denegar de dos maneras: 
   • Antes de revisar el documento: haz clic en Otras opciones > Denegar. Después, Continuar. Proporciona una razón y haz clic en Denegar.  
   • Después de revisar el documento: en la parte superior, junto a Continuar, haz clic en la flecha hacia abajo > Denegar. Siga los pasos para completar la denegación.