Firmar un documento con firma electrónica

 

 

Workflow_Hub.png Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

 

En este artículo puedes consultar cómo firmar un documento con firma electrónica. Esta opción está disponible para los contratos de trabajo que se envían durante el proceso de oferta en el área de reclutamiento o para documentos generales (como por ejemplo, declaraciones de protección de datos), que se guardan en la pestaña Documentos del perfil del empleado. 

 

Así funciona el proceso de firma

Encontrarás información sobre cómo enviar solicitudes de firma y qué requisitos deben cumplirse para las propuestas de contrato en este artículo, y para documentos de los empleados en este artículo.

Una vez que hayas enviado los correos electrónicos de solicitud, el proceso de firma para las firmas electrónicas es el siguiente:

 

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Pasos en el proceso de firma para propuestas de contrato (perfil del candidato) para documentos del empleado (perfil del empleado)

El primer firmante recibe un correo electrónico con la plantilla del documento solicitando que lo firme digitalmente y, si se necesita,un mensaje personalizado.

El contrato se puede firmar en el ordenador utilizando el ratón o panel táctil del ordenador. También se puede escanear el código QR con un teléfono móvil o tableta y firmar directamente desde el propio dispositivo.

Al hacer clic en Enviar oferta, se inicia el proceso de firma correspondiente. En el perfil del candidato, el estado de la oferta cambia de Creada a Pendiente. Si quieres comprobar cómo avanza el proceso y qué firmas están aún pendientes, solo tienes que hacer clic en Mostrar detalles de la oferta .


Tan pronto como solicites la firma, comienza el proceso de solicitud a los firmantes. Si no se ha seleccionado ninguna plantilla con marcador de posición para el documento, el firmante puede elegir libremente la posición de su firma.

Al hacer clic en Opciones, el firmante puede descargar el documento o rechazar directamente la oferta.

En este último caso, la oferta aparecería entonces como Rechazada en el perfil del candidato y ya no se continuaría con el resto de firmas.

Si el firmante rechaza firmar, el estado de la firma electrónica solicitada en la pestaña Documentos cambiaría a Rechazada en el perfil del empleado y ya no se continuaría con el resto de firmas.

Opcional: además del marcador de posición de firma, a veces los firmantes necesitan rellenar marcadores de posición para la fecha y/o el lugar de la firma. 

El marcador de posición de la fecha introduce automáticamente la fecha actual en el momento en que se añade la firma (actualmente solo en el formato de fecha del Reino Unido).

El marcador de posición de lugar se debe completar manualmente.

El marcador de posición de la fecha introduce automáticamente la fecha actual en el momento en que se añade la firma (actualmente solo en el formato de fecha del Reino Unido).

El marcador de posición de lugar se debe completar manualmente.

Una vez que el primero de los firmantes firma el documento y acepta los términos y condiciones, así como las advertencias de seguridad pertinentes, ya puede Enviar el documento. 

El estado de la oferta cambia entonces de Pendiente a Firmada en el perfil del candidato y el documento se envía (junto con todas las firmas electrónicas realizadas hasta ese momento) al siguiente firmante.

En el perfil del empleado, el estado de la firma cambia de Pendiente  Firmada. El documento (incluidas todas las firmas electrónicas realizadas hasta ese momento) se envía al siguiente firmante. Si el empleado es el único firmante, el proceso se detiene aquí y el documento queda firmado y listo.
Si hay varios firmantes, puedes ver el estado de las firmas moviendo el ratón sobre ellas.

Una vez que todas las partes hayan firmado el documento en el orden especificado, recibirán el documento finalizado por correo electrónico. 

El documento estará disponible en el perfil del candidato, incluidas todas las firmas electrónicas.
Entonces solo tendrás que cambiar el estado de la oferta a Oferta aceptada y cerrar el puesto vacante que se acaba de cubrir.
El documento estará disponible en el perfil del empleado, incluidas todas las firmas electrónicas. 

Ten en cuenta que solo recibirán notificaciones sobre el estado de las firmas del documento los empleados que se hayan incluido como firmantes. Solo se podrá acceder a esta información desde la pestaña Oferta del perfil del candidato o en la pestaña Documentos del perfil del empleado. Los administradores y los empleados con los permisos de acceso adecuados podrán comprobar el estado de todas las solicitudes en el Centro de workflows y en la página Resumen de las firmas.

 

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