Este artículo explica cómo solicitar firmas electrónicas para documentos almacenados en Personio. El empleado solicitante debe tener los permisos de acceso necesarios y puede solicitar una o varias firmas. Consulta nuestro artículo sobre el área Automatizaciones para más información sobre Workflows, o cómo firmar un documento con firma electrónica. 

Cómo solicitamos las firmas electrónicas y su legalidad

Puedes solicitar firmas electrónicas para todos los documentos de Personio, como contratos de trabajo, acuerdos complementarios, declaraciones de consentimiento, etc. Es importante asegurar la validez legal de las firmas electrónicas que solicites.

Trabajamos junto con SignaturIT y utilizamos su tipo de firma Avanzada. Si tienes dudas sobre la seguridad y validez legal de las firmas electrónicas, te recomendamos que consultes a un abogado o asesor jurídico. Personio se limita a proporcionar los requisitos técnicos previos y la herramienta para el uso de firmas, y no asume ninguna responsabilidad.

Requisitos previos

Para solicitar firmas, asegúrate de lo siguiente:

• Tu organización tiene el plan requerido.
  
  
• Tu organización ha seleccionado la casilla Signaturit Solutions en la sección Subcontratistas de la pestaña Información de Protección de Datos. 
  
  
• El usuario que solicita firmas tiene los siguientes permisos de acceso asignados a través de Ajustes > Personas > Roles de empleado:
  • derechos de visualización para el perfil público en Datos de personas > Datos personales
  • derechos de edición para la categoría de documento correspondiente en Datos de personas > Documentos

• El usuario cuya firma se solicita tiene: 
  • un estado “Activo” u “Onboarding” en Personio.
  • una dirección de correo electrónico válida guardada en su perfil de Personio, esto incluye a los candidatos que necesitan firmar contratos. 

Solicitar una firma

Antes de solicitar una firma, asegúrate de que el documento se haya agregado al perfil de empleado correspondiente. Si el documento ya existe en el perfil, sigue los pasos a continuación:

1. Ve a la pestaña Perfil del empleado > Documentos .
2. Busca el documento existente en la lista.
3. Pasa el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en el icono Solicitar firma a la derecha del estado de la firma. 
4. En la ventana de solicitud de firma que aparece, selecciona el firmante del documento, el idioma del correo electrónico y, opcionalmente, ingresa un mensaje de correo electrónico. 
   • Los recordatorios automáticos por correo electrónico para la solicitud están activados de forma predeterminada. Para deshabilitar los recordatorios automáticos, desmarca la casilla Enviar recordatorios automáticos para firmas pendientes. Si los recordatorios están activados, puedes establecer la frecuencia con la que se envían. Los correos electrónicos continúan hasta que el estado de la firma cambia a firmada o caducada. 
5. Solicitar la firma.

Volverás a la lista de documentos del empleado y los empleados solicitados recibirán un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento. El estado en la columna Firma se actualiza a “Pendiente” y se actualiza a “Firmado” una vez completado.

Consulta el artículo Supervisar y gestionar las solicitudes de firma para comprobar el estado de una solicitud o enviar un recordatorio por correo electrónico manualmente.

Solicitar firmas de varias personas en un solo documento

Si deseas que más de una persona firme un documento, asegúrate de lo siguiente:

• el documento se ha añadido al perfil del empleado correspondiente
• el documento se creó con una plantilla de documento que contiene múltiples marcadores de posición de firma

Para solicitar firmas de varias personas en un documento, sigue los pasos a continuación:

1. Ve a Perfil del empleado > Documentos.
2. Busca el documento existente en la lista.
3. Pasa el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en el icono Solicitar firma a la derecha del estado de la firma. 
4. En la ventana de solicitud de firma que aparece, seleccione el firmante asociado con cada marcador de posición. Los marcadores de posición comunes incluyen Empleado, Supervisor y Gestión de RR. HH. 
5. Selecciona el idioma del correo electrónico y, opcionalmente, ingresa un mensaje de correo electrónico.
   • Los recordatorios automáticos por correo electrónico para la solicitud están activados de forma predeterminada. Para deshabilitar los recordatorios automáticos, desmarca la casilla Enviar recordatorios automáticos para firmas pendientes. Si los recordatorios están activados, puedes establecer la frecuencia con la que se envían. Los correos electrónicos continúan hasta que el estado de la firma cambia a firmada o caducada. 
6. Solicitar la firma.

Volverás a la lista de documentos del empleado y los empleados solicitados recibirán un correo electrónico pidiéndoles que firmen un documento. El estado en la columna de firma se actualiza a Pendiente una vez que se solicita y cambia a Firmado una vez que se completa.

Los correos electrónicos de solicitud de firma se envían en el orden especificado en los ajustes de la plantilla del documento original. Para reorganizar el orden, consulta Crear una plantilla de documento con marcadores de firma.

Consulta el artículo Supervisar y gestionar las solicitudes de firma para comprobar el estado de una solicitud o enviar un recordatorio manual.

Consultar el estado de una solicitud de firma

• Crea un workflow personalizado usando el desencadenante "El estado de la firma del documento se ha actualizado" para notificar a los empleados sobre los cambios en el estado de una firma.
• Los administradores pueden comprobar el estado de todas las firmas abiertas a través del área Automatizaciones y la página Descripción general de firmas. 
• Si un documento no se ha firmado, los administradores pueden verificar su estado y enviar a las personas firmantes un correo electrónico de recordatorio manual a través de la página Descripción general de firmas.
• Los empleados con los permisos de acceso necesarios pueden verificar el estado de una firma y enviar un recordatorio de firma a través del perfil del empleado correspondiente.

Consulta el artículo Supervisar y gestionar la solicitud de firma.

Solución de problemas

El firmante no recibió el correo electrónico de solicitud

Si un usuario no recibió el correo electrónico de solicitud de firma, verifica los siguientes puntos.

Más información

• Supervisar y gestionar las solicitudes de firma
• ¿Cuántas firmas incluye mi plan de Personio?
• Validez legal de las firmas electrónicas
• Firmar un documento con una firma electrónica