Cómo solicitar la firma electrónica de uno o varios empleados

 

Workflow_Hub.png Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

En este artículo te explicamos cómo solicitar la firma electrónica de un documento, por parte de uno o varios empleados.

Para solicitar la firma de un documento, el empleado debe tener los permisos de acceso necesarios. Estos permisos se pueden conceder a través de los roles de empleado. Se requiere al menos el permiso Ver para la sección Perfil público y el permiso Editar para la categoría correspondiente de la sección Documentos .

 

Solicitar la firma de un empleado

Si necesitas que un empleado firme un documento, podrás solicitar su firma electrónica a través de la pestaña Documentos de su perfil de empleado, donde se encuentra almacenado dicho documento. 

Antes de solicitar la firma electrónica de un documento, asegúrate de que el documento esté cargado en la plataforma. Para obtener más información sobre cómo subir documentos por separado a la plataforma, echa un vistazo al artículo Subir documentos por separado.

Para solicitar la firma electrónica de un empleado, sigue estos pasos:

    1. Ve a Empleados > Lista de empleados. Haz clic en el nombre del empleado para acceder a su perfil, donde se encuentra almacenado el documento, y selecciona la pestaña Documentos.
    2. Haz clic en Solicitar firma.
    3. Selecciona quién firmará el documento. Puede tratarse del propio empleado o de otro empleado de la empresa. 
    4. Selecciona el idioma en el que se enviará el correo electrónico de solicitud de la firma y, opcionalmente, añade un mensaje personalizado.

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A continuación, el empleado recibirá un correo con la petición de la firma electrónica, y el estado de la solicitud cambiará automáticamente a Pendiente. Como no es necesario que el documento contenga un marcador de posición de firma, el empleado puede incluir su firma en cualquier parte del documento. 

No obstante, si prefieres que el empleado firme en una zona específica y añada también el lugar y la fecha de la firma, tendrás que utilizar una plantilla de documento creada previamente que incluya marcadores de posición de firma, lugar y fecha. Encontrarás más información sobre el proceso de firma en el artículo Firmar un documento con firma electrónica.

Una vez firmado el documento, el estado de la solicitud cambiará a Firmado, y el documento se guardará en la categoría correspondiente en el perfil del empleado, desde donde se podrá descargar en cualquier momento. Al firmar un documento de forma electrónica, su formato se convierte directamente a PDF. La persona que lo ha firmado recibirá una copia del documento por correo electrónico.

 

Solicitar la firma de varios empleados

Si un documento creado para un empleado concreto requiere la firma de varias personas (p. ej., cuando un empleado cambia de puesto y debe firmar un contrato nuevo), tendrás que crear una plantilla de documento con marcadores de posición de firma para definir dónde deben incluirse las firmas y en qué orden se solicitarán. También puedes añadir marcadores de posición para el lugar y la fecha de la firma. 

Consulta el artículo Cómo crear documentos con marcadores de posición de firma para saber cómo crear plantillas de documentos con marcadores de posición de firma, lugar y fecha.

Para solicitar la firma electrónica de varios empleados, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  1. Ve a Empleados > Lista de empleados. Haz clic en el nombre del empleado para acceder a su perfil y selecciona la pestaña Documentos.
  2. Ahora pulsa en Crear nuevo para crear el documento que quieres que se firme. Comprueba que la plantilla que has seleccionado contiene marcadores de posición de firma.
  3. Completa la información que falte en la plantilla y haz clic en Crear nuevo.
  4. En Documentos > Firma, haz clic en Solicitar firma.
  5. A continuación, selecciona quién debe firmar el documento en los marcadores de posición definidos en la plantilla. Tendrás que asignar manualmente los firmantes a los distintos marcadores de posición de firma. Las designaciones sirven simplemente como indicadores de qué persona debe firmar y dónde. Para determinar en qué orden quieres que se soliciten las firmas, ve a Ajustes > Personal > Documentos. El orden que definas se aplicará a todas las firmas que solicites con dicha plantilla.
    ⚠️  Una de las firmas debe pertenecer al empleado en cuyo perfil has creado el documento.
  6. Selecciona el idioma en el que se enviará el email de solicitud de la firma. El idioma que selecciones será el mismo para todos los firmantes.
  7. Opcionalmente, puedes añadir un Mensaje de correo electrónico personalizado, que se enviará a todos los firmantes.
  8. Al hacer clic en Enviar documento, los destinatarios recibirán la solicitud de firma en el orden que hayas definido previamente, y el estado de la columna Firma cambiará a Pendiente. Coloca el cursor sobre el estado para obtener información adicional. Coloca el cursor sobre el estado para obtener información adicional.
  9. Una vez que todos los empleados hayan firmado el documento, el estado cambiará a Firmado y podrás descargar el documento con todas las firmas. Los empleados que lo hayan firmado recibirán una copia del documento por correo electrónico. 

Nota:

Solo recibirán notificaciones sobre el estado de las firmas electrónicas del documento los empleados que se hayan incluido como firmantes.

Los empleados con los permisos de acceso adecuados podrán comprobar el estado de las firmas en la pestaña Documentos del perfil del empleado.

No obstante, solo los administradores podrán comprobar el estado de todas las firmas electrónicas en el  Centro de workflows y en la página Resumen de las firmas.

 

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