Cómo solicitar la firma electrónica de un candidato

 

 

Workflow_Hub.png Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

 

En este artículo te explicamos cómo enviar una oferta con documento contractual adjunto al candidato seleccionado durante el proceso de reclutamiento, y cómo solicitar la firma electrónica de todas las partes implicadas. Para ello, Personio te ofrece la opción de utilizar plantillas de contrato con marcadores de posición de firma electrónica. 

Para solicitar la firma electrónica de un documento, el empleado en cuestión debe tener los permisos de acceso necesarios. En el caso del proceso de oferta, estos permisos se definen a través de los roles de reclutamiento: se requiere al menos el permiso Ver para la sección Candidatos y el permiso Editar para las Ofertas

 

Cómo crear plantillas de documentos con marcadores de posición de firma

El primer paso para usar la firma en el proceso de reclutamiento es crear la correspondiente plantilla de contrato con los marcadores de posición necesarios. Con esto se establecen las posiciones deseadas y el orden de las firmas solicitadas. En este artículo del Centro de ayuda encontrarás más información sobre cómo crear una plantilla de documento con marcadores de posición de firma y cómo integrar marcadores de posición de lugar y fecha para la firma digital de la propuesta de contrato.

Recuerda que es importante guardar siempre la plantilla en Ajustes > Documentos, en la categoría Contratos de trabajo.

 

Enviar una oferta con una firma

Si deseas enviar una oferta a un candidato seleccionado, puedes solicitar las firmas de los empleados internos y del propio candidato directamente en el proceso de oferta.

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Para ello, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

    1. Ve a Reclutamiento > Perfil del candidato > Ofertas > Crear una oferta > Oferta con un documento contractual. Selecciona una plantilla con marcadores de posición de firma.
    2. Completa el resto de marcadores de posición del documento. Después de pulsar en Guardar, ya puedes enviar la oferta al candidato.
    3. Para solicitar la firma del documento, haz clic en Enviar contrato con firma electrónica.
    4. En Ajustes > Documentos ya habrás definido previamente el orden en el que se solicitarán las firmas para cada plantilla. A continuación, selecciona el candidato y los empleados que deberán firmar el documento. El candidato siempre debe ser uno de los firmantes. Tendrás que asignar manualmente los firmantes a los distintos marcadores de posición de firma. Las designaciones sirven simplemente como indicadores de qué persona debe firmar y dónde. Opcionalmente, puedes añadir una nota para los firmantes en el campo Comentario que se incluirá en el correo electrónico de solicitud.
    5. Inicia el proceso de firma haciendo clic en Enviar oferta.

Ten en cuenta que ni el correo electrónico de solicitud ni el comentario se guardan en la pestaña Mensajes del perfil del candidato.

Para obtener más información sobre cómo crear, editar y gestionar una oferta en Personio, consulta este artículo del Centro de ayuda.

 

Firma electrónica del contrato

Al hacer clic en Enviar oferta, se inicia el proceso de firma correspondiente. En el perfil del candidato, el estado de la oferta cambia de Creada a Pendiente. Si quieres comprobar cómo avanza el proceso y qué firmas están aún pendientes, solo tienes que hacer clic en Mostrar detalles de la oferta .

Encontrarás más información sobre el proceso de firma electrónica de todas las partes implicadas en este artículo del Centro de ayuda.

Nota:

Solo recibirán notificaciones sobre el estado de las firmas electrónicas del documento los empleados que se hayan incluido como firmantes.

Los empleados con los permisos de acceso adecuados podrán comprobar el estado de las firmas en la pestaña Oferta del perfil del candidato.

No obstante, solo los administradores podrán comprobar el estado de todas las firmas electrónicas en el  Centro de workflows y en la página Resumen de las firmas.

 

Webinar sobre firmas (en alemán)

 

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