En este artículo se explica cómo cambiar un límite de prórroga que se ha definido anteriormente y que se está utilizando activamente.

Advertencia:
Los cambios realizados en el límite de prórroga de una política de devengo en Ajustes > Ausencia se aplican retroactivamente a todo el historial de ausencias de todos los empleados sujetos a la política de devengo correspondiente. Lee este artículo atentamente antes de realizar dicho cambio. 

Nota:
No se puede realizar ningún ajuste para fechas futuras. 

Modificación temporal del límite de prórroga

Los responsables de RR. HH. a menudo se encuentran en una situación en la que el límite de prórroga de los días de vacaciones del año anterior debe ajustarse para el año en curso. En ese caso, existen dos formas recomendadas de ajustar dicho límite de prórroga en Personio.

Ajuste temporal

Esta es la mejor opción si necesitas realizar el ajuste para empleados concretos o si el ajuste de la prórroga solo será válido para el año en curso. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Ausencia y crea un nuevo tipo de ausencia, que puedes llamar, por ejemplo, «Vacaciones restantes». Activa los devengos para el nuevo tipo de ausencia y crea una política de devengo. Ajusta Prórroga de devengos del año anterior a Prórroga limitada y establece una ausencia retribuida anual de cero días al año. Asigna esta política de devengo a todos los empleados cuyo límite de prórroga desees ampliar.
2. Ve a Informes > Informes personalizados y crea un nuevo informe con los siguientes criterios:
   ▶︎ Tipo de informe: punto en el tiempo
   ▶︎ Fecha: selecciona «Fecha personalizada» y elije la fecha posterior a la prórroga actual
   ▶︎ Columnas de la tabla: Nombre, Apellidos, Correo electrónico, Vacaciones pagadas – días vencidos desde el traspaso
3. Exporta el informe y abre el archivo de Excel correspondiente. En los pasos siguientes, los días vencidos desde el traspaso se contabilizan al importar el nuevo tipo de ausencia "Vacaciones restantes" en la cuenta.
4. Descarga y abre nuestra plantilla de Excel Balance de ausencias .
5. Combina ambos archivos transfiriendo los datos de todos los empleados afectados del archivo de exportación a la plantilla de subida.
   

   Columnas de la plantilla de importación
   Correo electrónico	Introduce aquí los datos que figuran en la columna Correo electrónico del informe exportado.
   Tipo de ausencia	Introduce el nombre exacto del tipo de ausencia que acabas de crear (según el ejemplo anterior: Vacaciones restantes)
   Saldo en días	Introduce aquí los datos que figuran en la columna Vacaciones pagadas Días vencidos desde el traspaso del informe exportado
   Fecha de saldo	Introduce la fecha a partir de la cual deseas que se aplique el ajuste.

6. Guarda la plantilla de importación.
   
   
7. Sigue las instrucciones proporcionadas en este artículo para importar los saldos de los devengos de ausencias. Para este paso, selecciona el tipo de archivo Subir saldo acumulado.

8. A continuación, vuelve a Ajustes y finaliza el proceso definiendo los permisos de acceso para el tipo de ausencia Vacaciones restantes. Concede el permiso «Proponer» para los datos propios del personal y define los procesos de aprobación adecuados en Ajustes > Aprobaciones.

   Solo podrán ver y solicitar el tipo de ausencia Vacaciones restantes aquellos empleados a los que se les asigne este contingente y tengan permiso de sugerencia. 

   Informa a tus empleados de que deberán solicitar los días de vacaciones restantes utilizando el tipo de ausencia correspondiente. Ten en cuenta que, dado el caso, puede que tengas que transferir las vacaciones ya almacenadas en Personio del tipo de ausencia Vacaciones pagadas al tipo Vacaciones restantes.

9. Para que el límite de prórroga aplazado se aplique más adelante, solo tienes que eliminar el acceso al tipo de ausencia Vacaciones restantes a partir del día siguiente del vencimiento de la prórroga actual. 

Ajuste permanente

Te recomendamos evitar cambiar el límite de prórroga en los ajustes de una política de devengo, incluso si lo que quieres es definir permanentemente una fecha de vencimiento diferente para las vacaciones restantes. En vez de ello, crea un nuevo tipo de ausencia con una política de devengo asociada y el límite de prórroga actualizado. De esta manera los datos históricos permanecerán intactos.

1. Ve a Ajustes > Ausencia y crea un nuevo tipo de ausencia, activa las políticas de devengo y establece el nuevo límite de prórroga en la fecha deseada.
2. Crea una política de devengo con los mismos ajustes que el tipo de ausencia anterior.

3. Crea un nuevo informe y asígnale un nombre. Selecciona la opción «Punto en el tiempo» e introduce la fecha de hoy. En las columnas de la tabla, selecciona las opciones Vacaciones pagadas - Saldo (días) y Vacaciones pagadas - Días vencidos desde la prórroga. A continuación, exporta el archivo.

4. Descarga el archivo «Balance ausencias» tal como has hecho antes, pero, esta vez, harás dos importaciones:
   ▶︎ Primera importación: establecer las ausencias retribuidas anuales. Introduce las cifras relativas a Vacaciones pagadas - Saldo (días) en la columna Saldo y establece la fecha de saldo opcional en la fecha actual.
   ▶︎ Segunda importación: definir los días de prórroga. Introduce las cifras relativas a Vacaciones pagadas - Días vencidos desde la prórroga en la columna Saldo y establece la fecha de saldo al final del año anterior.

5. Para llevar a cabo estas dos importaciones, sigue los pasos indicados anteriormente.
6. Asigna la nueva política de devengo a todos los empleados afectados por el cambio.
7. Ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso > Ausencias y transfiere los permisos de acceso del antiguo al nuevo tipo de ausencia eliminando el acceso al tipo de ausencia anterior. De esta forma, los empleados ya no puedan verlo ni solicitarlo, pero recuerda que los datos históricos no se eliminan, por lo que podrás consultarlos en el futuro.

   Nota:
   No elimines el tipo de ausencia anterior. De hacerlo, se perderán los datos históricos.

   Como alternativa para cerrar el tipo de ausencia anterior, puedes crear un contingente que acumule 0 días al año y asignarlo a todos los empleados afectados a partir de la generación del próximo contingente.

8. Define un proceso de aprobación para el nuevo tipo de ausencia.

Si necesitas ajustar el derecho a vacaciones para un solo empleado, puedes hacerlo de forma manual.Para obtener más información, lee nuestro artículo sobre cómo ajustar manualmente el saldo de ausencias. 

Para más información, accede a la sección Resuelve tus dudas de Personio a través de Ayuda > Asistencia y actualizaciones > Resuelve tus dudas.