¿Puedo modificar el límite de prórroga de las vacaciones posteriormente?

¿Has establecido un remanente limitado para un tipo de ausencia, por ejemplo, para las vacaciones pagadas y quieres modificarlo aunque el contingente ya se haya asignado y esté siendo utilizado por los empleados? En este artículo te explicamos cómo hacerlo y qué debes tener en cuenta.

Atención: la modificación del remanente limitado de un contingente en Ajustes > Ausencia tiene efecto retroactivo en todo el historial de ausencias de los empleados a los que se haya asignado este contingente. Por lo tanto, te recomendamos que leas este artículo detenidamente antes de realizar este ajuste y, si todavía tienes dudas, ponte en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente.

 

Modificación temporal del límite de prórroga

A menudo los gerentes de RR. HH. se encuentran con que el límite de prórroga de las vacaciones del año anterior solo debe ajustarse para el año en curso y para determinados empleados, por ejemplo, porque por razones justificadas no hayan podido disfrutar de las vacaciones antes de la fecha de vencimiento (por lo general, el 31 de marzo). En este caso, existen dos formas de prorrogar las vacaciones en Personio.

 

Corrección manual del saldo de vacaciones

La primera opción consiste en realizar dos ajustes manuales en el saldo de vacaciones de todos los empleados afectados. Este método es especialmente adecuado para un almacenamiento de datos más eficiente y rastreable, pero también es un poco más complejo de realizar. Al efectuar el primer ajuste manual, se vuelven a contabilizar en la cuenta las vacaciones restantes pasada la fecha de vencimiento habitual (31 de marzo). Con el segundo ajuste, los días de las vacaciones restantes que no se hayan disfrutado antes de la fecha límite prorrogada (p. ej., el 31 de mayo), se descuentan de nuevo de la cuenta. 

Primer ajuste manual (p. ej., hasta el 1 de abril)

  1. En Perfil del empleado > Ausencia, selecciona en la parte derecha el tipo de ausencia cuyo saldo debas ajustar (p. ej., vacaciones pagadas).
  2. En el campo Vencimiento de la prórroga aparecen los días vencidos desde el límite de prórroga habitual. Este valor lo utilizarás después.
  3. Realiza el ajuste manual tal como se indica a continuación:
    • Haz clic en el icono del lápiz que aparece junto a Derecho.
    • Selecciona la opción Ajustar el saldo por número de días.
    • En el campo Ajustar por introduce el número de días del paso 2.
    • A continuación, selecciona la fecha de ajuste de la modificación. Recuerda que debe ser posterior a la fecha de vencimiento, por lo que si la prórroga vence el 31 de marzo, te recomendamos que establezcas como fecha de ajuste el 1 de abril.
    • Añade un comentario descriptivo sobre el motivo del ajuste, por ejemplo, "Vacaciones restantes de 2019 - Aplazamiento de la prórroga hasta el 31.05.2020".
    • Haz clic en Ajustar para guardar el cambio realizado. En Mostrar historial podrás verificar que se ha efectuado el ajuste.
    • Ve al Perfil del empleado > Ausencia y, en el tipo de ausencia Vacaciones pagadas, selecciona Mostrar historial para ver el historial de ausencias del empleado.

Segundo ajuste manual (p. ej., hasta el 1 de junio)

Suma todos los días de vacaciones disfrutados por el empleado en el período del 1 de abril al 31 de mayo y resta este total de las vacaciones restantes (utiliza para ello los informes personalizados).

  • Si el resultado es negativo, no es necesario realizar más ajustes porque ya se han agotado las vacaciones restantes.
  • Si el resultado es positivo, es necesario realizar otro ajuste manual del saldo, pero esta vez introduce el valor que acabas de calcular como una cantidad negativa en el campo Ajustar por. Define una fecha de ajuste adecuada (p. ej., 1 de junio) y añade un comentario (p. ej., "Vencimiento de las vacaciones restantes de 2019").

Carry-over_manual-adjustment_es.gif

 

Corrección mediante la creación de un tipo de ausencia adicional

En caso de que quieras aplicar el ajuste anterior a un grupo de empleados, te recomendamos que crees un tipo de ausencia específico para ello. De esta manera podrás gestionar las vacaciones restantes con mayor flexibilidad. Para ello, sigue los pasos a continuación: 

  1. En Ajustes > Ausencia crea, por ejemplo, un nuevo tipo de ausencia con el nombre "Vacaciones restantes". Te recomendamos que incluyas este tipo de ausencia justo debajo del tipo de ausencia destinado a las vacaciones en el orden de clasificación. Activa las políticas de devengo y crea un contingente en el que se acumulen 0 días al año. A continuación, asigna este contingente a todos los empleados para los que quieras prolongar el límite de prórroga.
  2. En Informes > Informes personalizados crea un nuevo informe con los siguientes criterios:
    - Tipo de informe: punto en el tiempo.
    - Columnas de tabla: Nombre, Apellidos, Correo electrónico, {Vacaciones pagadas} Días vencidos desde el traspaso.
  3. Exporta el informe y abre el archivo de Excel correspondiente. En los pasos siguientes, los días vencidos desde el traspaso se contabilizan al importar el nuevo tipo de ausencia "Vacaciones restantes" en la cuenta.
  4. Descarga y abre nuestra plantilla de Excel Subir saldo acumulado.
  5. Combina ambos archivos transfiriendo los datos de todos los empleados afectados del archivo de exportación a la plantilla de importación anterior:

    Columnas de la plantilla de importación  
    Correo electrónico Introduce aquí los datos que figuran en la columna Correo electrónico del informe exportado.
    Tipo de ausencia Introduce el nombre exacto del tipo de ausencia que acabas de crear (según el ejemplo anterior: Vacaciones restantes)
    Saldo en días Introduce aquí los datos que figuran en la columna Vacaciones pagadas Días vencidos desde el traspaso del informe exportado
    Fecha de saldo Introduce la fecha a partir de la cual se aplica el ajuste (p. ej., 01.04.2020)
    Guarda la plantilla de importación.

  6. Sigue las instrucciones que figuran en este artículo para importar los saldos de ausencias. Para ello, selecciona como tipo de archivo Subir saldo acumulado.
  7. Ve de nuevo a Ajustes para definir finalmente los permisos de acceso para el tipo de ausencia Vacaciones restantes. Concede permisos de sugerencia para el nivel Propio y define en Ajustes > Aprobaciones el proceso de aprobación adecuado.

    Solo podrán ver y solicitar el tipo de ausencia Vacaciones restantes aquellos empleados a los que se les asigne este contingente y tengan permiso de sugerencia. 

    Informa a tus empleados de que deberán solicitar los días de vacaciones restantes utilizando el tipo de ausencia correspondiente. Ten en cuenta que, dado el caso, puede que tengas que transferir las vacaciones ya almacenadas en Personio del tipo de ausencia Vacaciones pagadas al tipo Vacaciones restantes.

  8. Para poder aplicar el límite de prórroga aplazado en una fecha posterior, basta con volver a revocar el acceso al tipo de ausencia Vacaciones restantes en la fecha deseada (p. ej., el 1 de junio). 

 

Modificación permanente del límite de prórroga de un contingente

En caso de que el vencimiento de las vacaciones restantes se posponga con carácter permanente, no recomendamos cambiar el remanente limitado en los ajustes del contingente correspondiente, sino crear un nuevo tipo de ausencia con contingente asociado y un límite de prórroga adecuado en su lugar. De esta manera los datos históricos permanecerán intactos. 

  1. Ve a Ajustes > Ausencia y crea un nuevo tipo de ausencia con contingente asociado y un límite de prórroga adecuado. 
  2. Copia los saldos de los empleados de la cuenta antigua a la nueva, preferiblemente antes del 31 de diciembre del año anterior, y transfiere las vacaciones ya programadas (utiliza para ello las funciones de exportación e importación).
  3. A continuación, asigna el nuevo contingente a todos los empleados afectados por el cambio.
  4. Ve a Ajustes > Roles del empleado > Permisos de acceso > Ausencias y transfiere los permisos de acceso del tipo de ausencia anterior al nuevo tipo de ausencia. Elimina el acceso al tipo de ausencia anterior para que los empleados ya no puedan verlo ni solicitarlo, pero recuerda que los datos históricos no se eliminan, por lo que podrás consultarlos en el futuro.

    Ten en cuenta que si quieres conservar los datos históricos, no debes eliminar el tipo de ausencia anterior.

    Como alternativa para cerrar el tipo de ausencia anterior, puedes crear un contingente que acumule 0 días al año y asignarlo a todos los empleados afectados a partir de la generación del próximo contingente.

  5. Por último, define un proceso de aprobación para el nuevo tipo de ausencia.

 

¿No has encontrado lo que buscabas?

¡Nosotros te ayudamos! Coméntanos tus dudas y te responderemos lo antes posible.

Enviar una solicitud

Comentarios

0 comentarios

El artículo está cerrado para comentarios.