¿Cómo puedo gestionar la jornada reducida en Personio?

 

Personio ofrece ciertos ajustes y funciones para ayudarte a evaluar correctamente a los empleados con jornada reducida.
En este artículo, aprenderás a almacenar los datos clave relativos a la jornada reducida en la información del empleado, a ajustar los salarios y a registrar el llamado "Kurzarbeitergeld" (prestación por reducción de jornada) en el perfil del empleado. 

 

Ajustar la información del empleado

Utiliza secciones y atributos para introducir los datos clave para la jornada reducida en el expediente digital de tus empleados, como la fecha de inicio y finalización del período de jornada reducida, o el porcentaje que aplica la empresa para reducir la remuneración. Estos atributos serán de gran utilidad, ya que también estarán disponibles para filtrar los datos y para los recordatorios automáticos. Sigue los pasos a continuación para configurar nuevos atributos. Ahora, puedes rellenarlos haciendo una importación de datos.

  1. Crear una nueva sección llamada "Jornada reducida"
    En Ajustes > Información del empleado, introduce una nueva sección llamada "Jornada reducida" y agrega los siguientes atributos: 

    Nombre del atributo Tipo de atributo
    Acuerdo de jornada reducida Lista de opciones: sí | no
    Inicio de la jornada reducida

    Fecha

    Fin de la jornada reducida

    Fecha

    Reducción de la remuneración (en %)

    Número (hasta dos decimales)

    Añade otros atributos pertinentes para tu empresa según sea necesario. Encontrarás más información sobre cómo crear secciones y atributos personalizados aquí

    Dado que, por defecto, solo los administradores pueden acceder a las secciones recién creadas, te recomendamos revisar los permisos de acceso en Ajustes > Roles de usuario > Permisos de acceso y ajustarlos según sea necesario, de modo que, por ejemplo, los gerentes de RR. HH. también puedan ver los detalles almacenados aquí.

    Para una mejor vista general, y para disponer de la información de la jornada reducida al realizar la nómina, se recomienda añadir estos atributos también en la nómina preliminar

  2. Preparar la importación de datos

    Para rellenar los nuevos atributos de cada empleado con los datos iniciales, merece la pena realizar una importación de datos, sobre todo en las grandes empresas. Para preparar una importación sin problemas más adelante, recomendamos los siguientes pasos:

    (a) Ajustar la lista de empleados (opcional): haz clic en la barra de navegación de la izquierda para seleccionar la lista de empleados y ajusta las columnas para que la lista contenga como mínimo los siguientes atributos:
    nombre, apellidos, correo electrónico y los atributos mencionados anteriormente relativos al trabajo a jornada reducida.

    Si deseas guardar esta vista y tenerla preparada para volver a abrirla rápidamente más tarde, haz clic en el icono del disco en la parte superior de la pantalla. Ten en cuenta que esta función requiere el paquete Productivity Plus

    employee-list-short-time-work_es.gif

    (b) Exportar los atributos pertinentes y la recopilación de datos
    Exportar la vista como se ha configurado anteriormente en formato .xlsx, utilizando el botón con los tres puntos de la parte superior derecha. Este archivo servirá ahora como plantilla para recopilar los datos pertinentes. Abre el archivo y rellena las columnas correspondientes para todos los empleados con jornada reducida y, a continuación, guarda el archivo localmente.
  3. Importar los datos
    Para subir el archivo a tu cuenta, ve a la barra de navegación de la izquierda y selecciona Importaciones. Para llevar a cabo la importación, sigue estas instrucciones .

 

Ajustar los salarios

En este apartado se describe cómo introducir la remuneración específica por la duración de la jornada reducida y la llamada "prestación por jornada reducida" en el perfil del empleado correspondiente. 

  1. Reducir el salario mensual
    Para ajustar el salario fijo de tus empleados, ve hasta el perfil del empleado, selecciona la pestaña Salario, haz clic en Editar y luego en Cambiar salario. En Válido desde, introduce la fecha a partir de la cual se aplica el cambio salarial. A continuación, introduce el número reducido de horas de trabajo por semana. Personio calcula de forma automática el salario efectivo en función de estas entradas.
    Si deseas hacer varios ajustes al mismo tiempo, tienes la opción de actualizar las horas semanales realizando una importación. Más información sobre cómo hacerlo aquí.

    Nota: el ajuste de las horas de trabajo semanales afecta al cálculo de tus ETC.

    Para los empleados con salarios por hora es suficiente aplicar la reducción a las horas trabajadas, ya sea cuando se realiza el registro de jornada o bien directamente cuando el pago se calcula en la pestaña Salario.

  2. Introducir la prestación por reducción de jornada
    Se debe calcular el importe específico de la prestación por reducción de jornada para cada empleado. La Agencia Federal de Empleo alemana ha publicado una serie de informaciones y folletos sobre este tema. Te recomendamos que introduzcas la prestación por reducción de jornada en Personio mensualmente por cada empleado como pagos únicos de remuneración. Más información sobre cómo hacerlo aquí
    Con este método, podrás realizar evaluaciones del alcance y desarrollo de la prestación por reducción de jornada utilizando informes personalizados
  3. Jornada reducida con una reducción del trabajo del 100 % ("Kurzarbeit Null")
    Si, en el marco de la jornada reducida, las horas de trabajo de un empleado se reducen a cero, tienes la opción de configurar la cuenta del empleado de baja para ese período. Como resultado, los pagos salariales y las compensaciones recurrentes se reducirán en consecuencia o, para los meses completamente suspendidos, se pondrán a cero. Los pagos únicos, así como los importes de la prestación por reducción de jornada, seguirán apareciendo en la nómina preliminar.

    Nota: para los empleados que están de baja, Personio reducirá automáticamente su derecho a vacaciones de forma prorrateada por cada mes natural completamente suspendido. Si es necesario, puedes corregirlo ajustando el saldo manualmente.

 

Registro de jornada laboral

Debes realizar los siguientes ajustes si deseas que los empleados con jornada reducida registren sus horas de trabajo diario:

  1. Permisos de acceso
    Ve a Ajustes > ORGANIZACIÓN Y PERSONAL > Roles de usuario > Permisos de acceso para comprobar si los empleados en cuestión tienen el permiso de propuesta necesario para sus propios datos en la sección Registro de jornada. Obtén más información sobre cómo configurar los permisos de acceso aquí.
  2. Aprobaciones
    Si los registros de jornada que los empleados han introducido en Personio deben confirmarse antes de que se almacenen en el sistema (por un supervisor, por ejemplo), es importante que se defina un conjunto de reglas correspondiente en Ajustes > WORKFLOWS > Aprobaciones > Registro de jornada.
  3. Horarios de trabajo

    Los empleados deben tener asignado un horario de trabajo adecuado.

    Atención: el horario de trabajo influye directamente en el cálculo de los derechos de vacaciones. Si la reducción de jornada no implica también una reducción de los derechos de vacaciones, el horario de trabajo del empleado debe configurarse de acuerdo con su horario antes de pasar a jornada reducida.

  4. Registrar las horas de trabajo

    Una vez que todo está configurado, los empleados pueden introducir sus horas de trabajo diarias en sus propios perfiles en la pestaña Registro de jornada. Haz clic aquí para obtener más información sobre este proceso.

    Utiliza Informes personalizados del tipo de Período para generar evaluaciones individuales de las horas trabajadas por mes.

 

Configurar recordatorios

Utiliza los atributos de fecha creados en el capítulo 1 para el inicio y el final la jornada reducida para configurar recordatorios automatizados para ti u otros empleados a cargo de la nómina. Por ejemplo, es posible que desees configurar un recordatorio para cambiar el salario de un empleado al valor original dos semanas antes de que finalice su período a jornada reducida. Consulta este artículo para saber cómo configurar y gestionar los recordatorios. 

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