Configuración de la solución "Personio Home office tracking" (seguimiento del Tele trabajo)

Personio Home Office Tracking es una solución sencilla y fácil de configurar que te permitirá registrar las horas de teletrabajo conforme a la normativa legal. 

Para configurar "Personio Home Office Tracking" (seguimiento de Tele trabajo), sigue los ocho pasos a continuación en el orden indicado.

 

Paso 1: Completar el proceso de configuración

Para empezar a usar tu cuenta, es necesario que completes primero el proceso de configuración. En Ajustes > Compañía, podrás consultar las indicaciones pertinentes. El proceso de configuración consta de tres ajustes básicos que se podrán modificar posteriormente.

Al completar el proceso de configuración, todos los empleados incluidos en la demo se eliminarán y podrás empezar a configurar tu cuenta. Para ello debes realizar los ajustes que se indican a continuación:

  • Definición de autorizados para instrucciones y ayuda: en Ajustes > Ayuda > Empleados autorizados puedes definir hasta dos empleados que serán los encargados de las tareas de apoyo y decidir si también serán responsables en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD.
  • Restricción del acceso a las cuentas de clientes: por defecto, los empleados de Personio no tienen acceso a tu cuenta. Para recibir ayuda durante la configuración inicial, es necesario que el personal de Personio pueda acceder temporalmente a tu cuenta.
  • Contrato para el tratamiento de datos personales: Personio tiene la obligación de formalizar un contrato para el tratamiento de datos personales con todos los clientes. Para agilizar este trámite para ambas partes, te ofrecemos la posibilidad de firmar el contrato directamente en Personio. Para proceder con la configuración, es necesario que un empleado autorizado de tu empresa haya firmado el contrato.

 

Paso 2: Creación de perfiles de empleado

En Personio, los perfiles de empleado son la base a partir de la cual se registran los períodos de ausencia y se generan informes de datos. Puedes crear perfiles de forma rápida y sencilla importando (subiendo) sus datos:

  1. Descarga nuestra plantilla de importación de Excel.
  2. En la plantilla de importación, pincha en la pestaña Instrucciones (Guía) y léela detenidamente.
  3. Completa las columnas con los datos de tus empleados. Cada fila corresponde a un empleado y este queda inequívocamente identificado por su dirección de correo electrónico. Las columnas de color amarillo son de carácter obligatorio. 
  4. Guarda todos los datos en el archivo de Excel.
  5. Importa (sube) los datos en Personio siguiendo las instrucciones que figuran aquí.

Ten en cuenta que el sistema define la dirección de correo electrónico como identificador único, por lo que se trata de un campo obligatorio.

 

Paso 3: Configuración del calendario de festivos y de las oficinas

Personio genera automáticamente un organigrama básico de tus oficinas y departamentos cuando se importan los datos de los empleados, por lo que solo tendrás que configurar el calendario de festivos en Ajustes para poder registrar correctamente las ausencias.

  1. Si es necesario, configura calendarios de festivos personalizados o utiliza los calendarios ya predefinidos en Ajustes > Días festivos en el siguiente paso.
  2. En Ajustes > Compañía, introduce el calendario de festivos adecuado. Si cada oficina tiene un calendario de festivos diferente, deberás configurarlo en Ajustes > Oficinas. Ten en cuenta que si no defines un calendario de festivos específico para una oficina, se utilizará el calendario predeterminado de la empresa.

 

Paso 4: Configuración de los horarios de trabajo

En Personio los horarios de trabajo se utilizan para calcular los días y horas que un empleado trabaja a la semana. Estos datos son esenciales para poder calcular correctamente los períodos de absentismo. De esta forma, cuando se registren períodos de baja por enfermedad o de teletrabajo en Personio, solo se considerarán los días de la semana que consten como laborables en el horario de trabajo. 

En Ajustes > Asistencia crea todos los modelos de horario de trabajo aplicables en tu empresa y asigna a cada empleado un modelo de horario de trabajo adecuado. Para ello sigue estas instrucciones.

Workschedule-Assign_es.gif

 

Paso 5: Configuración de tipos de ausencias 

En Ajustes > Ausencia encontrarás tres tipos de ausencias predefinidos: "Teletrabajo", "Baja por enfermedad", "Hijo enfermo". Comprueba si la configuración predefinida corresponde a los requisitos de tu empresa y realiza los ajustes necesarios (tanto editando los existentes, como eliminando o creando nuevos tipos de ausencias). A continuación, encontrarás un resumen de las diferentes opciones de configuración y su funcionamiento:

  Descripción e información adicional
Nombre Aparece donde quiera que se haga referencia al tipo de ausencia en cuestión (p. ej., en el perfil de empleado, el calendario, los informes, las notificaciones, etc.)
Color Representación visual en todos los calendarios de Personio
Categoría de ausencia Define a qué categoría de ausencia pertenece el tipo de ausencia creado 
¿Habilitar las solicitudes de medio día? Esta opción especifica si se permite a los empleados solicitar la ausencia durante medio día
¿Exigir certificados? Esta opción especifica si los empleados tienen que presentar un certificado por la ausencia y en qué plazo 
¿Exigir sustitutos?  Esta opción especifica si los empleados deben elegir a un sustituto al solicitar la ausencia. Para obtener más información sobre esta función, haz clic aquí
¿Permitir que los sustitutos soliciten ausencias superpuestas? Esta opción especifica si los sustitutos pueden solicitar o no esta ausencia
Válido el Aquí debes seleccionar qué días (de la semana) deben tenerse en cuenta al registrar la ausencia. Para obtener más información sobre los ajustes de validez, haz clic aquí 
¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras? Para ello hay que determinar si se trata de una ausencia funcional: ¿el empleado no está trabajando porque, por ejemplo, está enfermo? Para obtener más información sobre este ajuste, haz clic aquí
 ¿Activar políticas de devengo?  Esta función no es relevante para el registro del teletrabajo ni de las bajas por enfermedad 

 

Paso 6: Comprobación de permisos de acceso y procesos de aprobación

Mediante la creación de permisos y roles en Personio, puedes controlar qué funciones y vistas están disponibles para los empleados. Tu cuenta ya está configurada para que apenas tengas que hacer ajustes antes de poder empezar a usar Personio. 

Los roles Todos los empleados y Administrador ya están predefinidos en tu cuenta en Ajustes > Roles de empleado. El rol de administrador tiene permisos universales en Personio, por lo que debe asignarse con sumo cuidado. Comprueba que este rol se haya asignado a todos los empleados que deban tener permisos de administrador.

El rol Todos los empleados se aplica a todos los empleados activos por defecto, por lo que debes definirlo con especial cuidado. Este rol ya está preconfigurado para que tus empleados puedan usar las siguientes funciones:

  • Información en el perfil del empleado: los empleados pueden ver sus propios datos; los supervisores pueden ver además los datos de sus subordinados. 
  • Asistencia: los empleados pueden introducir tiempos de asistencia que deben ser aprobados posteriormente. Los supervisores pueden ver además los tiempos de asistencia de sus subordinados y sugerir modificaciones.
  • Ausencias: los empleados pueden presentar solicitudes de ausencia para los tipos de ausencia "Teletrabajo", "Baja por enfermedad" e "Hijo enfermo", que deberán ser aprobadas posteriormente. Los supervisores pueden acceder además a la pestaña Ausencias en los perfiles de sus subordinados y sugerir cambios. 
  • Calendario de ausencias: los empleados no pueden ver información sobre las ausencias de otros empleados en el calendario global. Dado que en tu cuenta solo gestionas solicitudes de teletrabajo y bajas por enfermedad, esto no se recomienda por razones de protección de datos. No obstante, los administradores pueden acceder a esta información a través del calendario.calendar-absences_de.gif
  • Documentos: los empleados pueden subir certificados de ausencia a sus propios perfiles.

Por defecto, tu cuenta está configurada para que todas las solicitudes de asistencia y ausencia deban ser aprobadas antes de ser registradas en el sistema. Según el proceso de aprobación predefinido toda solicitud presentada debe ser aprobada en primer lugar por el supervisor respectivo y, posteriormente, por un empleado con rol de administrador. Modifica los procesos de aprobación según sea necesario en Ajustes > Aprobaciones o crea procesos de aprobación especiales para determinados grupos de empleados. 

 

Paso 7: Invitación a Personio

¡Enhorabuena! Has terminado de configurar Personio Home Office Tracking y ya puedes invitar a tus empleados a Personio. En el artículo Último paso: Invitación a Personio te mostramos paso a paso cómo hacerlo y te proporcionamos además toda la información necesaria para que puedas implementar Personio en tu empresa. 

 

Paso 8: Revisión de informes

Utiliza el informe del sistema "Días de ausencia" para analizar los períodos de absentismo de tus empleados en tan solo unos clics. Define el período en cuestión y aplica los filtros necesarios. Por ejemplo, selecciona el tipo de ausencia "Teletrabajo" para analizar únicamente los períodos de teletrabajo de tus empleados. Los datos se pueden exportar en formato .xlsx en cualquier momento.

 

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