¿Cómo gestionar el teletrabajo en Personio?

 

Puedes establecer que tus empleados trabajen desde casa a través de la sección de ausencias de Personio. Te indicamos a continuación qué pasos debes seguir.

¿Tu empresa ha decidido que los empleados trabajen desde casa debido al coronavirus? En el blog de Personio encontrarás recomendaciones para que el trabajo desde casa sea lo más productivo posible.

 

Definir teletrabajo como un tipo de ausencia en Personio

En Ajustes > Ausencias, haz clic en el botón + para añadir el Teletrabajo como un nuevo tipo de ausencia y configura los ajustes necesarios. En la captura de pantalla siguiente, te indicamos algunas recomendaciones: 

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Más información sobre la configuración:

  • Solicitud de medio día: determina si permites o no las solicitudes de medio día.
  • Solicitud de sustituto: esta opción no es necesaria cuando se trabaja desde casa, ya que el propio empleado realizará su trabajo como de costumbre.
  • Permitir que los sustitutos soliciten ausencias superpuestas: dado que el teletrabajo no afecta a las sustituciones por vacaciones, te recomendamos que confirmes esta opción.
  • Ajustes de validez: define aquí la jornada laboral estándar de tu empresa.
  • Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras: dado que los empleados trabajarán como de costumbre y no realizarán horas extras, esta opción debe estar desactivada.
  • Activar políticas de devengos: si tus empleados tienen derecho a un determinado número de días de teletrabajo al año, puedes generar y asignar el contingente correspondiente.

Teniendo en cuenta que muchas empresas han cerrado sus oficinas por temor a la propagación del coronavirus y han decidido que sus empleados trabajen desde casa, no te recomendamos que generes contingentes para este tipo de ausencia. Así los empleados podrán teletrabajar todo el tiempo que sea necesario y registrar esas horas en su cuenta de Personio.

 

Permisos de acceso y proceso de aprobación

Una vez configurado el teletrabajo como tipo de ausencia, comprueba los permisos de acceso de cada rol de empleado en Ausencias / Teletrabajo. Si quieres que toda la empresa pueda ver esta configuración asigna el rol Todos los empleados al configurar los permisos de sugerencia.

Si, por ejemplo, quieres que un superior confirme la solicitud de teletrabajo, debes crear el proceso de aprobación correspondiente en Ajustes > Aprobaciones > Teletrabajo. Como administrador puedes saltarte este paso y registrar las ausencias directamente para todos los empleados.

 

Importar las horas de teletrabajo de todos los empleados

Si quieres registrar las horas de teletrabajo de todos los empleados, puedes realizar una importación por lotes. En este artículo del Centro de ayuda encontrarás la plantilla de importación e instrucciones detalladas.

 

Añadir el teletrabajo al calendario

Para que los empleados puedan ver qué compañeros están trabajando desde casa, te recomendamos que actives la vista en el Calendario general de ausencias. Puedes configurar esto en Ajustes > Calendarios > Ausencias.

Para que los empleados puedan ver qué compañeros están ausentes o trabajando desde casa, te recomendamos que en Ajustes > Roles de empleado > Calendario concedas acceso general al rol Todos los empleados para la ausencia definida como Teletrabajo.

Te recomendamos que no incluyas el teletrabajo en el Calendario de ausencias agregado porque entonces no podrás distinguirlo del resto de ausencias.

 

Activar la sincronización del calendario

Para sincronizar los períodos de ausencia registrados y confirmados en el sistema con el calendario de tu empresa, te recomendamos activar el Calendario de ausencias. Así podrás consultar las horas de teletrabajo que hayas definido para cada empleado.

 

Para conocer qué procesos de RR. HH. puedes seguir gestionando a través de Personio en relación con las restricciones por el COVID-19, consulta este artículo.

 

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