Cómo crear informes personalizados

En este artículo te explicamos detalladamente cómo puedes crear informes personalizados y utilizarlos de manera efectiva para analizar los datos de los empleados guardados en Personio. 

Para conocer algunos ejemplos de uso de los informes personalizados, consulta este artículo.  

Permisos de acceso

Para conceder permiso de acceso a los informes personalizados ve a Ajustes > Roles del empleado > Permisos de acceso. Los empleados con el permiso Ver podrán acceder a todos los informes creados y consultar su contenido. Y los que tengan asignado el permiso Editar podrán además crear informes y seleccionar qué atributos se incluirán.

Ten en cuenta que no es posible restringir el acceso a ciertos informes. Un empleado que tenga acceso a los informes personalizados verá automáticamente todos los datos, incluso si su rol de empleado normalmente no tiene acceso a un atributo específico.

Crear un informe personalizado

En el menú principal, ve a Informes > Informes personalizados y haz clic en el botón Crear un informe personalizado. A continuación, se abrirá la siguiente ventana:

Nombre y descripción del informe

Introduce el nombre con el que quieres que el informe aparezca en tu cuenta. Además, podrás añadir una descripción para especificar, por ejemplo, cuál es su finalidad. Una vez creado, tanto el nombre como la descripción aparecerán en la vista general de informes.

Tipos de informe

Puedes elegir entre tres tipos de informes diferentes en función de cuál sea el objetivo.

• Punto en el tiempo
  Este tipo de informe muestra los datos en una fecha determinada pasada o futura. En caso de que el informe se refiera a una fecha futura, se tendrán en cuenta los cambios programados para los atributos, así como los períodos de ausencia planificados.
• Período
  El informe de período es particularmente adecuado para  mostrar períodos y saldo de días de ausencia, así como horas de trabajo y horas extra confirmadas durante un período de tiempo seleccionado.
  También puedes agregar atributos relevantes de empleados, como p. ej. su departamento. Ten en cuenta que el informe de período para atributos de los empleados siempre muestra el valor existente al final del período en cuestión y, p.ej., ningún cambio de departamento durante el período considerado.
• Datos históricos
  Este tipo de informe muestra los cambios que se han producido en los datos de los empleados en un período de tiempo específico.

Fecha

A continuación, selecciona la fecha o período que se tendrá en cuenta para la creación del informe. Aquí podrás seleccionar tanto fechas pasadas como futuras.

También podrás elegir una fecha dinámica, como los últimos 30 días o final de mes.

Columnas de la tabla

En el apartado Columnas de la tabla puedes añadir todos los atributos del empleado, de ausencia y de asistencia que quieras, así como las bonificaciones no recurrentes. Los campos Nombre y Apellidos se incluyen por defecto en todos los informes y no se pueden eliminar ni cambiar de posición. Puedes ordenar el resto de columnas arrastrando y soltando el campo correspondiente. 

Actualmente estos son los tipos de atributos que puedes incluir en los informes personalizados:

• Atributos de empleado
  Muestran el contenido del atributo seleccionado en la fecha especificada o el cambio de valores en el período definido.
• Bonificaciones no recurrentes
  En estas columnas se muestra el valor de la bonificación no recurrente seleccionada en el mes de nómina correspondiente.
• Atributos de asistencia
  En los informes de período podrás incluir las Horas de trabajo confirmadas y las Horas extras confirmadas, pero no los tiempos de asistencia pendientes de aprobación.
• Atributos de ausencia
  Aquí se incluyen el tipo de ausencia, los devengos y los períodos de absentismo.

Consulta la siguiente tabla para conocer los atributos que puedes seleccionar para cada tipo de informe:

Por el momento los informes personalizados no incluyen los salarios prorrateados ni los datos de los candidatos.

Encontrarás más información y ejemplos sobre los informes personalizados aquí. 

Filtrar empleados

Con la función Filtrar empleados por podrás definir qué empleados y datos se incluirán en el informe. Combina todos los filtros que quieras para concretar tu selección.

Esto te permite incluir o excluir a determinados grupos de empleados del informe. Para ello dispones de las siguientes opciones:

• Para los atributos de campo de texto, lista de opciones o selección múltiple, como es el caso de Departamento, puedes elegir las condiciones de filtrado igual o no igual.
• Para los atributos numéricos como, por ejemplo, las Horas semanales, dispones de las condiciones de filtrado menor que, menor o igual, igual, no igual, mayor que y mayor o igual. Utiliza el campo Valor para definir un número específico.
• Para los atributos de fecha como, por ejemplo, la Fecha de contratación, también podrás elegir las condiciones de filtrado menor que, menor o igual, igual, no igual, mayor que y mayor o igual. Utiliza el tercer campo de filtrado para definir una fecha específica.

Encontrarás más información sobre la lógica de filtrado en Personio en este artículo.

Filtrar por estado del empleado

También puedes establecer el estado de los empleados que se incluirán en el informe. Puedes elegir entre Activo en el día seleccionado (informes de punto en el tiempo), Activo en el período seleccionado (informes de período y de datos históricos) y Todo. Al seleccionar Todo, también se incluirán los empleados que se encuentren en proceso de incorporación o de salida, así como los que estén de baja.

Guardar un informe

Una vez seleccionadas las opciones correspondientes, solo tienes que hacer clic en el botón Crear para guardar el informe personalizado. Ten en cuenta que el proceso puede tardar unos minutos en función de la cantidad de empleados y columnas añadidas.

Editar un informe

Una vez creado el informe, puedes realizar las siguientes acciones:

• Exportar: el informe se descarga como una tabla de Excel (en formato .xlsx).
• Editar (en el botón Más opciones en la parte superior derecha): puedes modificar todos los ajustes del informe que necesites y hacer clic en Aplicar los cambios.
  

  Utiliza esta función para cambiar el período definido para el informe personalizado.

• Borrar: si quieres eliminar el informe, solo tienes que hacer clic en el botón Borrar ahora para confirmar la eliminación. 
  Ten en cuenta que, aunque elimines el informe, los datos no se pierden, sino que permanecen almacenados en el sistema.

Listado de informes personalizados

Encontrarás todos los informes creados con la cuenta de tu empresa en Informes > Informes personalizados. 

En esta pestaña, podrás consultar el nombre y la fecha en que se accedió a cada informe por última vez y si el informe en cuestión está actualizado. Además, cada informe incluye una descripción, una etiqueta de color que indica el tipo de informe y el nombre de la persona que lo creó.

Si aún tienes dudas, consulta las respuestas a las preguntas frecuentes sobre los informes personalizados aquí.