Cómo crear informes personalizados

En este artículo te explicamos detalladamente cómo puedes crear informes personalizados y utilizarlos de manera efectiva para analizar los datos de los empleados guardados en Personio.

Para conocer algunos ejemplos de uso de los informes personalizados, consulta este artículo.

Permisos de acceso

Para conceder permiso de acceso a los informes personalizados ve a Ajustes > Personal > Roles del empleado > Permisos de acceso > Informes personalizados. Los empleados con el permiso Ver podrán acceder a todos los informes creados y consultar su contenido. Y los que tengan asignado el permiso Editar podrán además crear informes y seleccionar qué atributos se incluirán.

Ten en cuenta que un empleado que tenga asignados los permisos Ver o Editar para la sección Informes personalizados verá automáticamente todos los informes personalizados y los datos que contienen, aunque a través de su rol de empleado no tuviese acceso a un atributo en particular.

Si solo quieres conceder acceso a un informe personalizado en concreto, puedes hacerlo a través de la ventana Opciones para compartir. Encontrarás más información en el artículo Cómo compartir un informe personalizado.

Crear un informe personalizado

En el menú principal, ve a Informes > Informes personalizados y haz clic en el botón Crear un informe personalizado. A continuación, se abrirá la siguiente ventana:

Nombre y descripción del informe

Introduce el nombre con el que quieres que el informe aparezca en tu cuenta. Además, podrás añadir una descripción para especificar, por ejemplo, cuál es su finalidad. Una vez creado, tanto el nombre como la descripción aparecerán en la vista general de informes.

Tipos de informe

Puedes elegir entre tres tipos de informes diferentes en función de cuál sea el objetivo.

• Punto en el tiempo
  Este tipo de informe muestra los datos en una fecha determinada pasada o futura. En caso de que el informe se refiera a una fecha futura, se tendrán en cuenta los cambios programados para los atributos, así como los períodos de ausencia planificados.
• Período
  El informe de período es particularmente adecuado para  mostrar períodos y saldo de días de ausencia, así como horas de trabajo y horas extra confirmadas durante un período de tiempo seleccionado.
  También puedes agregar atributos relevantes de empleados, como p. ej. su departamento. Ten en cuenta que el informe de período para atributos de los empleados siempre muestra el valor existente al final del período en cuestión y, p.ej., ningún cambio de departamento durante el período considerado.
• Datos históricos
  Este tipo de informe muestra los cambios que se han producido en los datos de los empleados en un período de tiempo específico.

Fecha

A continuación, selecciona la fecha o período que se tendrá en cuenta para la creación del informe.

Aquí podrás seleccionar tanto fechas pasadas como futuras.

De forma alternativa, también puedes seleccionar una fecha dinámica. Las fechas dinámicas son las siguientes:

Columnas de la tabla

En el apartado Columnas de la tabla puedes añadir todos los atributos del empleado, de ausencia y de asistencia que quieras, así como las bonificaciones no recurrentes. Los campos Nombre y Apellidos se incluyen por defecto en todos los informes y no se pueden eliminar ni cambiar de posición. Puedes ordenar el resto de columnas arrastrando y soltando el campo correspondiente.

Actualmente estos son los tipos de atributos que puedes incluir en los informes personalizados:

• Atributos de empleado
  Muestran el contenido del atributo seleccionado en la fecha especificada o el cambio de valores en el período definido.
• Atributos de asistencia
  En los informes de período podrás incluir las Horas de trabajo confirmadas y las Horas extras confirmadas, pero no los tiempos de asistencia pendientes de aprobación.

• Atributos de ausencia
  Aquí se incluyen el tipo de ausencia, los devengos y los períodos de absentismo.
• Atributos de objetivos y resultados clave
  Incluye el nombre, estado, intervalo y porcentaje de finalización de los diferentes objetivos y resultados clave.
• Bonificaciones no recurrentes
  En estas columnas se muestra el valor de la bonificación no recurrente seleccionada en el mes de nómina correspondiente.

Consulta la siguiente tabla para conocer los atributos que puedes seleccionar para cada tipo de informe:

Por el momento los informes personalizados no incluyen los salarios prorrateados ni los datos de los candidatos.

Encontrarás más información y ejemplos sobre los informes personalizados aquí. 

Filtrar empleados

Con la función Filtrar empleados por podrás definir qué empleados y datos se incluirán en el informe. Combina todos los filtros que quieras para concretar tu selección.

Esto te permite incluir o excluir a determinados grupos de empleados del informe. Para ello dispones de las siguientes opciones:

• Para los atributos de campo de texto, lista de opciones o selección múltiple, como es el caso de Departamento, puedes elegir las condiciones de filtrado igual o no igual.
• Para los atributos numéricos como, por ejemplo, las horas semanales, dispones de las condiciones de filtrado menor que, menor o igual, igual, no igual, mayor que y mayor o igual.  Puedes introducir también un valor numérico específico.
• Para atributos del tipo fecha como fecha de contratación , las opciones de filtrado disponibles son también menor que, menor o igual que, igual que, no igual que, mayor que y mayor o igual que. Puedes introducir una fecha concreta en el tercer campo.

Encontrarás más información sobre la lógica de filtrado en Personio en este artículo.

Filtrar por estado del empleado

También puedes establecer el estado de los empleados que se incluirán en el informe. Puedes elegir entre Activo en el día seleccionado (informes de punto en el tiempo), Activo en el período seleccionado (informes de período y de datos históricos) y Todo. Al seleccionar Todo, también se incluirán los empleados que se encuentren en proceso de incorporación o de salida, así como los que estén de baja.

Guardar un informe

Una vez seleccionadas las opciones correspondientes, solo tienes que hacer clic en el botón Crear para guardar el informe personalizado. Ten en cuenta que el proceso puede tardar unos minutos en función de la cantidad de empleados y columnas añadidas.

Opciones adicionales

Una vez creado el informe, puedes realizar las siguientes acciones:

• Opciones para compartir: Haz clic en el botón para compartir un informe específico con los empleados correspondientes. Visita el artículo Cómo dar acceso a tus empleados a los informes personalizados para obtener más información.
• Exportar: Haz clic en el botón para descargar el informe como archivo de Excel (formato .XLSX).
• Icono Copiar el enlace del informe Haz clic en el icono para copiar el enlace del informe y enviarlo o guardarlo.
• Icono Volver a generar el informe : Haz clic en el icono para actualizar los datos del informe de modo que se reflejen los cambios recientes.
• Icono de tres puntos: Haz clic en el icono para editar o eliminar el informe. Al hacer clic en Eliminar, aparecerá una ventana emergente para que confirmes la eliminación del informe. Haz clic en Sí, borrar para eliminarlo. Ten en cuenta que, aunque elimines el informe, los datos no se pierden, sino que permanecen almacenados en el sistema.

Página Informes

Todos los informes personalizados creados dentro de la cuenta de Personio de tu empresa se muestran en la sección Informes> Informes personalizados .

Para localizar un informe concreto, introduce el nombre del informe o parte del mismo en la barra de búsqueda.

También puedes localizar un informe usando los filtros Tipo de informe (Punto en el tiempo, Período y Datos históricos) y Creado por (Nombre del empleado 1, Nombre del empleado 2, etc).

Se muestra el nombre del informe y la fecha en que se accedió a él por última vez. También se muestra si el informe está actualizado. Más abajo, se puede ver la descripción del informe, el tipo de informe (etiqueta de color) y el nombre de la persona que lo ha creado.

Si aún tienes dudas, consulta las respuestas a las preguntas frecuentes sobre los informes personalizados aquí.