Cómo cambiar el tipo de atributo y migrar los datos

 

Una vez que se han introducido los valores para un atributo del empleado, el tipo de atributo ya no se puede modificar ni corregir. Para ello, tendrás que crear en su lugar un nuevo atributo y migrar los datos existentes. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.

 

¿Cuándo hay que cambiar el tipo de atributo?

Hay varias razones por las que puede ser necesario cambiar el tipo de atributo de un empleado después de su creación. Una de las más comunes es que haya que cambiar un campo de texto estándar a una lista de opciones para poder usar los filtros en la lista de empleados o para armonizar los valores.

También puede darse el caso de que un atributo se haya interpretado mal cuando se creó por primera vez y que, como consecuencia, se haya seleccionado un tipo de dato erróneo. Este es un error del que solo se percata uno después. Un ejemplo típico son los códigos postales. Como el nombre del atributo contiene la palabra "código" y los códigos postales son números, puede parecer lógico seleccionar el tipo de atributo Número (entero) en Personio. Pero, en este caso, lo que sucede es que los códigos postales que comienzan con un cero no se almacenarán correctamente, porque la lógica de este tipo de atributo en Personio truncará el código postal "04109" a "4109" y esto hará que se ignoren los ceros iniciales y que el número se lea como "cuatro mil ciento nueve". Por lo tanto, te recomendamos que selecciones la opción de campo de texto estándar en su lugar.

 

Transferencia de datos en el formato correcto

Primero, necesitas crear un nuevo atributo personalizado para reemplazar el antiguo. Los datos existentes se transfieren al nuevo atributo y se corrigen si es necesario. Para ello, deberás realizar los siguientes pasos:

  1. Crea un nuevo atributo de empleado en la sección correspondiente. Para ello ve a Ajustes > Información del empleado > Añadir un atributo. Dale al atributo el mismo nombre que el que deseas reemplazar. Asegúrate de seleccionar el tipo de atributo correcto para el nuevo atributo. En el caso de los códigos postales, debes seleccionar General. Para evitar posibles confusiones, puedes cambiar el nombre del atributo antiguo y denominarlo, por ejemplo, "Código postal (antiguo)".
    postcode-attributes_es.png
  2. Crea un informe personalizado de tipo "punto en el tiempo" que incluya a todos los empleados. Conviene que incluyas también a los empleados inactivos para garantizar la integridad de los datos. Este informe debe contener un ID único (p. ej., la dirección de correo electrónico) y los valores del atributo antiguo de todos los empleados. Luego, exporta el informe con los valores de atributo actuales haciendo clic en el botón Exportar en la parte superior derecha.
    reports-custom-reports-point-in-time_es.png
  3. A continuación, prepara la importación para migrar los datos existentes al atributo recién creado. Para ello, abre el archivo de exportación creado en el paso 2 y elimina las columnas "Nombre" y "Apellidos". Luego, edita el nombre de la columna de la primera fila. En el ejemplo, "Código postal (antiguo)" pasaría a ser "Código postal".

    Si cambias el tipo de atributo de número a texto estándar como se muestra en el ejemplo, también debes actualizar el formato de la columna para que coincida con el nuevo tipo de atributo.

    Comprueba los datos y asegúrate de que el documento no contenga errores de formato. Si es necesario, añade los ceros iniciales que falten.

    attribute-migration-export-import_es.gif
  4. Importa el archivo en Personio y asegúrate de que los datos se asignen al atributo correcto que acabas de crear. A continuación, podrás ver ambos atributos uno junto al otro y compararlos en la lista de empleados. Ahora deberías ver que el código postal "04109" se muestra correctamente bajo el nuevo atributo, es decir, con el cero inicial.
  5. Puedes eliminar o conservar el atributo antiguo, según prefieras. Ten en cuenta que los datos históricos del atributo del empleado también se eliminarán y solo conservarás los datos más recientes en el nuevo atributo. 

 

Ajustes en otras secciones de Personio

Los perfiles de tus empleados deben contener ahora los datos correctos en el formato apropiado. Para asegurarte de que los procesos existentes siguen funcionando sin problemas con el nuevo atributo, conviene que realices las siguientes comprobaciones:

  • Roles de empleado y procesos de aprobación 
    Si el atributo modificado se va a utilizar como opción de filtro dentro de los roles de empleado o de los procesos de aprobación, asegúrate de reemplazarlo. Este puede ser el caso, por ejemplo, de los permisos de acceso del tipo "Personalizar" en los roles de empleado. También puede que haya un proceso de aprobación específico del empleado basado en ese atributo. Para que estos filtros sigan funcionando, debes acceder a los datos actuales en el nuevo atributo.
  • Plantillas de documentos 
    Si utilizas plantillas de documentos, debes asegurarte de que estas hagan referencia al nuevo atributo. Si le has dado el mismo nombre que al atributo antiguo, no es necesario que hagas nada, ya que el marcador de posición de la plantilla de documento hará referencia automáticamente al nuevo atributo.
  • Informes personalizados 
    Si has configurado informes personalizados o exportaciones (automatizadas) que contengan el atributo modificado, también debes actualizarlo en consecuencia para exportar siempre la información más reciente del empleado.
  • Nómina
    Si quieres que el atributo modificado se muestre en la hoja de Datos personales de la nómina, también debes añadirlo en Ajustes > Salario y Nómina > Atributos en la ficha de datos personales. Ten en cuenta que, debido a la reasignación de los valores, se mostrará un cambio de datos para todos los empleados en el período de facturación actual.
  • Incorporación y salida de empleados
    Si el atributo de empleado modificado se utiliza durante un paso de incorporación o salida, también es necesario actualizarlo aquí. De esta manera, los datos que introduzcas se añadirán al atributo correcto. No te olvides de reemplazarlo también en las plantillas de los correos electrónicos de incorporación y salida.
  • Vistas de la lista de empleados
    Si has guardado alguna vista personalizada de la lista de empleados que contenga el atributo modificado, es posible que también debas ajustarla.

Te recomendamos que compruebes los atributos adicionales de tu cuenta para asegurarte de que no se produzca el mismo problema en otro lugar y no tener que repetir el proceso de migración de los datos. Por ejemplo, la información de los empleados almacenada en tu cuenta podría contener varios atributos almacenados como números que deberás modificar en consecuencia.

 

¿No has encontrado lo que buscabas?

¡Nosotros te ayudamos! Coméntanos tus dudas y te responderemos lo antes posible.

Enviar una solicitud

Comentarios

0 comentarios

El artículo está cerrado para comentarios.

    Temas de este artículo