¿Cómo puedo incluir a un contable externo en Personio?

 

Simplifica las comunicaciones con tu asesor fiscal o contable externo creando un perfil de empleado aparte para él en Personio. De esta forma, tendrá acceso a información actualizada y pertinente en Personio que podrá recuperar en cualquier momento para el cálculo de las nóminas.  

 

Creación de un nuevo perfil de empleado

Lo primero es crear el perfil de empleado requerido. No te olvides de asignar el tipo de empleo Externo al empleado ficticio que estás creando para el contable, ya que es necesario para que el sistema lo distinga claramente de los empleados internos.

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Para obtener más información sobre la creación de perfiles de empleado, haz clic aquí.

Ten en cuenta que, como se trata de un empleado externo, el contable se incluirá en el cómputo de empleados del plan y tamaño de empresa que hayas contratado. Asimismo, los empleados externos también se incluyen en el organigrama.

 

Configuración de los roles del empleado

En el siguiente paso, es esencial definir qué permisos de acceso debe recibir el contable externo dentro de tu cuenta de Personio. Para ello, deberás modificar el rol de sistema Todos los empleados en consecuencia y crear dos nuevos roles de empleado.

Employeeroles-externalpayroll-accessrights-allemployees_es.png

Te indicamos los pasos que debes seguir a continuación:

1. Modificar el rol de sistema Todos los empleados

Elimina todos los permisos asociados al rol de sistema Todos los empleados, porque este rol actúa como un rol básico y, por tanto, se asigna automáticamente por defecto a cada empleado activo, interno y externo.

2. Crear un nuevo rol para los empleados internos

Crea un nuevo rol de empleado que se llame, por ejemplo, Todos los empleados internos. En adelante, este rol debería existir junto al rol de sistema Todos los empleados e incluir a todos los empleados internos. Dado que el rol Todos los empleados internos sustituye al rol de sistema, concédele los permisos de acceso que deben recibir los empleados internos en tu cuenta. Asegúrate de asignar siempre este rol a los empleados recién creados, ya que esto ya no se hará de forma automática, como ocurría con el rol de sistema. Para obtener más información sobre cómo configurar los roles de empleado, haz clic aquí.

3. Crear un nuevo rol para el contable externo

Crea un nuevo rol para el contable externo. A este rol se le asigna el permiso Ver para la sección Nómina, por lo que podrá acceder a la información correspondiente y descargar las exportaciones que ya se hayan generado. Pero la administración y aprobación mensual de la nómina preliminar seguirán siendo responsabilidad del empleado interno designado para ello. En caso de tener varias subempresas, los permisos de acceso se desglosan por subempresa.

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Además, para que todo funcione sin problemas, el rol de contable externo también debe tener asignado el permiso Ver para las categorías de documentos Contratos de trabajo y Certificados de ausencia, ya que los documentos de estas categorías contienen información importante sobre la relación laboral y sobre el seguro médico.

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Opcionalmente, también se puede conceder al contable externo el permiso Ver para aquellos apartados de la sección Datos personales que contienen atributos que se incluyen en la nómina preliminar. 

Una vez activada la sección Importación de documentos para este rol de empleado, el contable externo podrá importar las nóminas y otros documentos relevantes de todos los empleados. Sin embargo, el acceso a los archivos importados se determina en función de los permisos de acceso definidos para la sección Documentos.

document-import-external-payroll_es.png

 

Si tu contable o asesor fiscal utiliza el software de nóminas de DATEV LODAS, Personio te permite generar una exportación que se podrá importar después directamente a DATEV LODAS. Para obtener más información al respecto, haz clic aquí

 

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