¿Cómo puedo incluir a un contable de nóminas externo en Personio?

 

Simplifica las comunicaciones con tu asesor fiscal o contable externo creando para él un perfil de empleado aparte en Personio. De esta forma, tendrá acceso a información actualizada y pertinente en Personio que podrá recuperar en cualquier momento para el cálculo de las nóminas. 

 

Creación de un nuevo perfil de empleado

Lo primero es crear el perfil de empleado requerido. No te olvides de asignar el tipo de empleo Externo al empleado ficticio que estás creando para el contable, ya que es necesario para que el sistema lo distinga claramente de los empleados internos.

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Para obtener más información sobre la creación de perfiles de empleado, haz clic aquí.

Ten en cuenta que, como se trata de un empleado externo, el contable de nóminas se incluirá en el cómputo de empleados del plan y tamaño de empresa que hayas contratado. Asimismo, los empleados externos también se incluyen en el organigrama.

 

Configuración de los roles del empleado

A continuación, es esencial definir qué permisos de acceso debe recibir el contable de nóminas externo dentro de tu cuenta de Personio.

Si quieres separar claramente el rol del contable de nóminas externo de todos los empleados internos o del rol de sistema Todos los empleados, consulta primero el apartado Diferenciar al contable de nómina externo o sigue los pasos que te indicamos a continuación:

 

Crear un nuevo rol para el contable de nóminas externo

Crea un nuevo rol para el contable de nóminas externo. A este rol se le asigna el permiso Ver para la sección Nómina, por lo que podrá acceder a la información correspondiente y descargar las exportaciones que ya se hayan generado. Pero la administración y aprobación mensual de la nómina preliminar seguirán siendo responsabilidad del empleado interno designado para ello. En caso de tener varias subcontratas, los permisos de acceso se desglosan por subcontrata.

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Para que todo funcione sin problemas, el rol de contable de nóminas externo también debe tener asignado el permiso Ver para las categorías de documentos Contratos de trabajo, Certificados de ausencia y Expediente académico, ya que los documentos de estas categorías contienen información importante sobre la relación laboral y el seguro médico.

Asimismo debes conceder el permiso Proponer en la sección Nómina para que el contable de nóminas externo pueda descargar los documentos de esta categoría.

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También deberás asignarle el permiso Ver para aquellos apartados de la sección Datos personales que contienen atributos que se incluyen en la nómina preliminar

Una vez activada la sección Importación de documentos para este rol de empleado, el contable de nóminas externo podrá importar las nóminas y otros documentos relevantes de todos los empleados. Sin embargo, el acceso a los archivos importados se determinará en función de los permisos de acceso definidos para la sección Documentos.

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El contable de nóminas externo también debe tener asignado el permiso Ver para los tipos de ausencia relevantes para el cálculo de la nómina (p. ej., vacaciones pagadas, baja por enfermedad, etc.) en la sección Ausencias.

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Encontrarás información detallada sobre los permisos de acceso aquí.

 

Creación de recordatorios

Personio también te ofrece la posibilidad de crear recordatorios para el contable de nóminas externo para informarle, por ejemplo, de las próximas fechas de rescisión o ausencias. Podrás crear estos recordatorios individualmente según sea necesario.

Consulta este artículo para saber cómo configurar recordatorios únicos y recurrentes en Personio.

 

Ajustes de seguridad

Para garantizar la máxima seguridad, puedes configurar la autenticación de dos factores cuando no se acceda a través de una cuenta de Google, de modo que todos los empleados con este rol también deberán introducir un token de Google Authenticator al iniciar sesión.

Si tu contable o asesor fiscal utiliza el software de nóminas de DATEV LODAS, Personio te permite generar una exportación que se podrá importar después directamente a DATEV LODAS. Para obtener más información al respecto, haz clic aquí

 

Diferenciar al contable de nóminas externo

Para diferenciar claramente al contable de nóminas externo de tus empleados internos y del rol de sistema Todos los empleados, deberás modificar el rol Todos los empleados y crear dos nuevos roles de empleado.

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Te indicamos los pasos que debes seguir a continuación:

1. Modificar el rol de sistema Todos los empleados

Elimina todos los permisos asociados al rol de sistema Todos los empleados, porque este rol actúa como un rol básico y, por tanto, se asigna automáticamente por defecto a cada empleado activo, interno y externo.

2. Crear un nuevo rol para los empleados internos

Crea un nuevo rol de empleado que se llame, por ejemplo, Todos los empleados internos. En adelante, este rol debería existir junto al rol de sistema Todos los empleados e incluir a todos los empleados internos. Dado que el rol Todos los empleados internos sustituye al rol de sistema, concédele los permisos de acceso que deben recibir los empleados internos en tu cuenta. Asegúrate de asignar siempre este rol a los empleados recién creados, ya que esto ya no se hará de forma automática como ocurría con el rol de sistema. Para obtener más información sobre cómo configurar los roles de empleado, haz clic aquí.

 

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