Mejores prácticas: comunicación interna

 

Al anunciar la implementación de Personio en tu empresa, te recomendamos que establezcas también un proceso de comunicación interna transparente. En este artículo te explicamos cómo involucrar e informar a tus empleados paso a paso, durante y después de la implementación.

Las recomendaciones sobre comunicación interna que te ofrecemos a continuación son el resultado de la experiencia adquirida tras numerosas implementaciones de Personio en empresas de diversos tamaños.

 

Implicación de las partes interesadas importantes

Cuando presentes Personio, conviene que impliques desde el principio a las partes interesadas importantes, como el comité de empresa, en el proceso de comunicación interna. Normalmente, los grupos objetivo dentro de una empresa suelen ser los siguientes:

  • Gestión de RR. HH.
  • Supervisores
  • Empleados
  • Comité de empresa

Aquí te mostramos cómo involucrar de manera óptima al comité de empresa durante la presentación de Personio.

 

Comunicación por fases 

También conviene incluir en el momento adecuado de la implementación a todos los compañeros que están indirectamente involucrados. Por ello es importante implicar desde el principio al departamento de personal, ya que debido al trabajo que desempeñan son el grupo objetivo más importante del proyecto. Para otros grupos, como los supervisores y el resto de empleados, suele ser suficiente con comunicarles la implementación de Personio y ponerles al día sobre el progreso del proyecto.

En el siguiente gráfico te mostramos cómo sería un posible plan de comunicación:

communication-bestpractice-time-delayed-communication_de.png

Ten en cuenta que los plazos dependerán del tamaño de la empresa y que la implementación de Personio puede avanzar más rápidamente.

 

Medidas de comunicación

Te recomendamos utilizar diferentes medidas de comunicación para dirigirte a tus empleados de forma adecuada. En el siguiente resumen, encontrarás algunas ideas y sugerencias sobre cómo estructurar tu comunicación interna. 

Grupo objetivo Medida de comunicación
Gestión de RR. HH. 

Actualizaciones del proyecto

  • Tu departamento de personal es una parte interesada importante en este proceso, por lo que debe estar informado y al día de cada paso de la implementación. Así podrás obtener también información de los gestores de RR. HH. para poder reflejar correctamente los procesos en Personio.
  • Recomendación: una reunión cada 15 días.

Formación de Personio para RR. HH.

  • Una vez configurados todos los ajustes y, a más tardar, cuando se implemente la plataforma, conviene que el departamento de personal realice un curso de formación de Personio. El objetivo es formar a los principales usuarios sobre el uso del software y la aplicación de procesos.
  • Recomendación: un curso de formación de medio día, adaptado al grupo de usuarios correspondiente.

Test con usuarios 

  • Puedes realizar tests con empleados seleccionados durante la implementación para probar y evaluar los ajustes que has configurado y recibir comentarios al respecto. Esto genera confianza y, en el mejor de los casos, puede crear "embajadores de Personio" internos que sirvan de refuerzo positivo a la hora de presentar la plataforma. 
  • Recomendación: un test de una hora de duración con empleados seleccionados.

 

Grupo objetivo Medida de comunicación
Supervisores  

Actualizaciones del proyecto

  • El equipo directivo debe estar informado sobre los hitos más importantes de la implementación.
  • Recomendación: una reunión de actualización al comienzo de la implementación y cuando se ponga en marcha la plataforma.

 Formación de Personio para los directivos

  • Informa a los supervisores acerca de las tareas que pueden realizar con Personio (p. ej., los procesos de aprobación, las tareas de incorporación y salida de empleados o la posibilidad de generar informes).
  • Recomendación: una sesión de formación de una o dos horas centrada en las posibilidades y ventajas que ofrece el software para los supervisores.

  

Grupo objetivo Medida de comunicación
Empleados   

Anunciar Personio

  • Informa a tus empleados en una etapa temprana sobre la introducción de Personio como nuevo software de gestión de RR. HH. y sobre las ventajas que ofrecen sus diversas funciones (p. ej., el autoservicio de empleados, la gestión de documentos o la gestión de asistencias y ausencias).
  • Recomendación: informa a los empleados sobre la introducción de Personio y el calendario de implementación aproximado.

Boletín informativo

  • Puedes anunciar la introducción del software, así como las futuras actualizaciones, mediante un boletín informativo (p. ej., para avisar a los empleados cuando se activen nuevas funciones).
  • Recomendación: un anuncio inicial y, en su caso, la comunicación de nuevas funciones.

Servicio de asistencia de Personio

    • Es importante que tus empleados reciban un apoyo intensivo especialmente después del lanzamiento de la plataforma. Puedes, por ejemplo, crear un servicio de asistencia técnica de Personio al que los empleados puedan dirigir sus preguntas sobre cuestiones relacionadas con los datos personales, los derechos de vacaciones o las tareas pendientes en Personio.
    • Recomendación: ofrece una "hora de consulta" sobre Personio el día del lanzamiento, así como un intervalo predefinido de 1 a 2 horas por semana durante las próximas semanas, durante las cuales el equipo de RR. HH. estará disponible para responder expresamente preguntas sobre Personio.

 

Plan de comunicación 

Te recomendamos elaborar un plan de comunicación para planificar y adoptar tus medidas de comunicación interna de forma óptima.

Así podrás organizar cronológicamente cada una de las actividades en paralelo a la implementación de Personio. A continuación, encontrarás un plan de comunicación de ejemplo:

communication-bestpractice-communication-plan_es.png

Utiliza nuestras plantillas descargables que encontrarás a la derecha para crear tu propio plan de comunicación para tu empresa.

 

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