Con suerte tu empresa crecerá, se expandirá y adquirirá otras compañías. Cuando esto ocurra, tendrás que crear subempresas en tu cuenta de Personio. En este artículo te explicamos cómo hacerlo, y cuál es la mejor manera de incorporar nuevos empleados y procesos.
1. Análisis de necesidades
En primer lugar, tendrás que pararte a analizar la estructura de la nueva subempresa, para así obtener una visión general de los procesos que forman parte de la misma. Tras ello, tendrás que decidir cuál es la mejor manera de integrar la subempresa en Personio en función de las necesidades organizativas. Para ello, basta con responder a la siguiente pregunta:
¿Prefieres adaptar las estructuras de la nueva subempresa a la configuración actual de Personio, o
prefieres modificar la configuración de Personio para adaptarla a las estructuras de la subempresa?
Se trata de una decisión estratégica que deberás tomar antes de incorporar una o varias subempresas a tu cuenta de Personio. En la siguiente tabla encontrarás una serie de puntos a tener en cuenta a la hora de hacer el análisis:
| Pregunta | Posibles implicaciones en Personio | |
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Grupos de |
¿Se añadirán nuevos tipos de empleo? Por ejemplo, empleados cubiertos por convenios colectivos, autónomos, estudiantes en prácticas o aprendices |
|
| Reglas de ausencia |
¿Se usarán normas diferentes a la hora de asignar vacaciones? |
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| etc. |
2. Planificación de la implementación
En segundo lugar, tendrás que planificar el proceso de implementación de la integración, teniendo en cuenta lo siguiente:
| Recursos humanos | Planificación de personal interno para la recogida y tratamiento de datos, así como para realizar las configuraciones correspondientes en la cuenta. |
| Sistemas actuales | ¿Con qué sistemas de gestión de RR.HH. trabaja actualmente la subempresa que vas a integrar en Personio? |
| Análisis de partes interesadas | ¿Qué partes interesadas hay que incluir en el proceso de integración de la nueva subempresa en Personio? |
| Calendario | Evita los períodos críticos, como el cierre del ejercicio fiscal, el cierre de nóminas o los períodos vacacionales. |
| Definición de procesos | Definición de nuevos procesos o integración con los ya existentes, como la incorporación, la contratación, los cambios continuos, la preparación de las nóminas, las dimisiones, etc. |
| Comunicación con los empleados | Preparación de la comunicación interna y de las gestiones asociadas a los cambios. |
| Lanzamiento | Planificación del material de formación para los responsables de RR. HH., reclutadores, supervisores y/o empleados. |
3. Implementación
Antes de proceder con el último paso y ajustar la configuración de tu cuenta en base a los resultados del análisis, tendrás que completar una serie de pasos previos.
Activación de subempresas
Si vas a añadir una subempresa por primera vez en tu cuenta, antes deberás habilitar dicha opción en Ajustes > Compañía.
Para asignar empleados a una subempresa tendrás que, o bien editar en bloque el atributo Subempresa a través de la lista de empleados, o bien importar los datos del archivo de Excel correspondiente.
Importación de nuevos empleados
Para añadir empleados a la nueva subempresa, tendrás que seguir los mismos pasos que seguiste al configurar tu cuenta de Personio por primera vez. No obstante, tendrás que tener especial ciudado a la hora de preparar las nóminas, sobre todo si es la primera subempresa que gestionas a través de tu contabilidad. Recuerda también revisar los atributos y actualizar las fechas de modificación que figuran en el historial del empleado, de forma que estas no interfieran con los informes generados por defecto, o la preparación de nóminas.
| Atributo | Implicaciones |
| Subcontrata | Para que los empleados figuren en la preparación de las nóminas, deben tener asignada una subempresa. |
| Estado | Solo los empleados internos se incluyen en la preparación de las nóminas. |
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Grupo contable |
Es posible asignar distintos períodos de facturación a distintos grupos contables. |
Recuerda revisar las fechas que figuran en el historial del empleado cada cierto tiempo, y asegurarte de que concuerdan con las fechas reales de los cambios. Puedes hacerlo a través de la vista detallada del historial del empleado.
4. Comunicación y lanzamiento
Al añadir nuevas subempresas y empleados a tu cuenta, tendrás que seguir todos los pasos de lanzamiento que seguiste al implementar Personio por primera vez. Para ayudarte a agilizar este proceso, hemos puesto a tu disposición toda una serie de consejos y materiales.