En Personio, los empleados pueden registrar las horas de trabajo o solicitar días libres en cualquier momento, incluso si su responsable de aprobación está ausente. Para gestionar las solicitudes cuando un responsable de aprobación está ausente, a menudo se utiliza la función de delegar aprobaciones. Esto está disponible para solicitudes urgentes, como horas de trabajo o solicitudes de ausencia. No se aplica a los cambios en los datos de los empleados. A continuación se mencionan otras opciones de gestión.
Opciones para gestionar solicitudes cuando el responsable de aprobación está ausente
Hay tres opciones para gestionar las solicitudes durante la ausencia de un responsable de aprobación:
- Delegar aprobaciones y enviar solicitudes al supervisor del responsable de aprobación.
- Crear un responsable de aprobación temporal y elegir a otro empleado (que no sea el supervisor del responsable de aprobación) para que apruebe las solicitudes.
- Aprobación manual por parte de un administrador.
Delegar aprobaciones
Puedes utilizar la función de delegación de aprobación si:
- registras las ausencias de tus empleados en Personio.
- haces un seguimiento de las horas de trabajo de tus empleados en Personio.
- has configurado workflows de aprobación a través de Ajustes > Aprobaciones.
Para habilitar la delegación de aprobación, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Aprobaciones y selecciona la pestaña de ausencia o registro de jornada correspondiente.
- Ve a la sección Delegar aprobaciones y marca la casilla Activar delegación.
- Guarda los cambios.
Si el responsable de aprobación principal está ausente, las solicitudes de aprobación se redirigirán a la bandeja de entrada de su supervisor. Cualquier solicitud que el supervisor no atienda desaparecerá de su bandeja de entrada una vez que regrese el responsable de aprobación principal.
Nota
Los empleados configurados como sustitutos de un responsable de aprobación ausente no reciben delegaciones de aprobación. Además, la función de delegar aprobaciones no incluye el tipo de ausencia Trabajo a distancia.
Crear un responsable de aprobación temporal
Puedes usar roles de empleado para crear un responsable de aprobación temporal que no sea un supervisor. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Roles de empleado y haz clic en Crear nuevo rol.
- Asigna un nombre al rol y asígnale los aprobadores temporales.
- Asigna al rol los permisos de acceso necesarios para gestionar las aprobaciones.
- Crea un filtro de empleados que incluya a los empleados cuyas solicitudes gestionará el sustituto.
- Asigna el rol de responsable de aprobación temporal como responsable de aprobación de los pasos correspondientes. Repite estos pasos para diferentes tipos de solicitudes.
- Cuando el supervisor regrese, ve a Ajustes > Aprobaciones para revertir los cambios. Haz clic en Gestionar filtros de empleados y elimina los filtros de empleados creados para el responsable de aprobación temporal.
Consejo
Cuando el responsable de aprobación principal solicita su ausencia, debe elegir al responsable de aprobación temporal como sustituto. Esto garantiza que el responsable de aprobación temporal reciba una solicitud de sustitución. Puede actuar como un recordatorio sobre las próximas solicitudes de ausencia que puedan necesitar su atención.
Aprobar solicitudes manualmente como administrador
Para casos urgentes, los administradores pueden aprobar manualmente las solicitudes siguiendo estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Solicitudes de aprobación.
- Haz clic en Ver todas las aprobaciones para ver una lista de las solicitudes de aprobación abiertas.
- Encuentra la solicitud que debe tramitarse y el empleado asignado en la columna del responsable de aprobación.
- Inicia sesión como empleado asignado como responsable de aprobación y gestiona la solicitud.
Nota
Utiliza esta opción solo para casos urgentes. Esto ayuda a evitar interrumpir los workflows, los arreglos y las responsabilidades del equipo interno.
Para obtener más información sobre el área Automatizaciones , visita este artículo del Centro de ayuda.