¿Quién puede aprobar una solicitud cuando un supervisor está en una situación de inactividad temporal?

Personio permite a los empleados registrar sus horas de trabajo y pedir días libres en cualquier momento, incluidos los periodos en los que su responsable de aprobación está, por ejemplo, de vacaciones o de baja por enfermedad. A menudo, este tipo de solicitudes requieren de atención inmediata y no pueden esperar a que el supervisor vuelva.

A continuación, te detallamos dos posibles soluciones alternativas que puedes aplicar en Personio para asegurarte de que todas las solicitudes de aprobación (y en concreto las de ausencia) se tramitan cuando un supervisor está de vacaciones o ausente.

Solución 1: crear un responsable de aprobación temporal

Puedes configurar un responsable de aprobación temporal con capacidad de aprobar las solicitudes de los empleados mientras el supervisor principal está en situación de inactividad temporal. 

Si un empleado es a la vez subordinado de un supervisor y de un director de proyecto, puedes designar a este último como responsable temporal de la aprobación. Como alternativa, también puedes designar al subordinado directo de un supervisor como responsable temporal de la aprobación.

Para garantizar que un responsable de aprobación temporal pueda tramitar las solicitudes, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  • Ve a Ajustes > Roles de empleado > Miembros y crea y asigna un rol de empleado personalizado (por ejemplo, responsable de aprobación temporal) a la persona en cuestión. 

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  • Ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso y, si fuera necesario, asigna los permisos de acceso correspondientes al rol de empleado personalizado. Por ejemplo, si la solicitud de aprobación está vinculada al registro de jornada, deberás otorgar a dicho empleado el permiso de visualización de los datos de registro de la jornada. Si la solicitud está vinculada a las ausencias, entonces deberás otorgar al empleado los permisos de visualización tanto en «Ausencias» como en «Calendario». 

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_es.png

  • Ve a Ajustes > Aprobaciones para definir el grupo de empleados que tendrán a esta persona como su responsable de aprobación temporal. Haz clic en la pestaña correspondiente (Ausencias/[tipo de ausencia], Registro de jornada, etc.) y, a continuación, haz clic en Administrar filtros de empleado para crear un filtro de empleado que coincida con el equipo directo del supervisor (por ejemplo, el equipo de atención al cliente). Haz clic en Añadir nuevo conjunto de reglas para agregar los pasos de aprobación relevantes utilizando tanto el filtro de empleado como el rol de empleado personalizado.

    Nota
    Si el responsable de aprobación temporal debe gestionar diferentes tipos de solicitudes (varios tipos de ausencias, solicitudes de registro de jornada, etc.), deberás repetir este paso en todas las pestañas que corresponda.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_es.png

  • El responsable de aprobación provisional podrá entonces aprobar todas las solicitudes del equipo directo del supervisor principal mientras este esté ausente.

    Nota
    Para las solicitudes de ausencia, recomendamos que sea el supervisor principal quien seleccione al responsable de aprobación sustituto en el momento de solicitar su ausencia a través de Perfil del empleado > Ausencias. De esta forma, el responsable de aprobación provisional recibirá una solicitud para actuar como sustituto, así como los recordatorios necesarios en relación a las solicitudes de ausencia que deberá tramitar.

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  • Cuando el supervisor regrese, tendrás que revertir los cambios. Para ello, ve a Ajustes > Aprobaciones, haz clic en Gestionar filtros de empleados y elimina los filtros de empleados que se hayan creado específicamente para el responsable temporal.

Encontrarás más información sobre los procesos de aprobación y la gestión de las sustituciones en los artículos Procesos de aprobación y recordatorios con múltiples supervisores y Gestión de las sustituciones por ausencia.

Solución alternativa 2: aprobar manualmente las solicitudes como administrador

Como administrador, puedes acceder a un resumen de todas las solicitudes de aprobación abiertas y procesarlas desde el Centro de workflows. Por ejemplo, puedes actuar como responsable de aprobación cuando el supervisor principal esté ausente o en situación de inactividad temporal. Esto no solo se aplica al administrador, sino también a cualquier empleado con permisos de edición de los datos de los registros de jornada o de las ausencias.

Te recomendamos que solo utilices esta alternativa para casos excepcionales y urgentes, para no confundir los procesos, las decisiones y las responsabilidades del equipo interno.

Solicitudes de aprobación

Las solicitudes de aprobación que estén pendientes durante menos de siete días se muestran como aprobaciones al día y las solicitudes de aprobación que están pendientes durante más de siete días se muestran como aprobaciones atrasadas en el widget Solicitudes de aprobación.

workflow_hub-approval_requests_es.png

Sigue estos pasos para aprobar solicitudes manualmente:

  • Ve a Centro de workflows > Solicitudes de aprobación.
  • Haz clic en Ver todas las aprobaciones para acceder a la lista de todas las solicitudes de aprobación abiertas (al día y atrasadas) y sus respectivos responsables.
  • En la página de Solicitudes de aprobación abiertas, haz clic en el nombre del empleado responsable de la aprobación en la columna Para ser aprobado por para acceder a su perfil.
  • Una vez que has accedido a su perfil, pulsa en Iniciar sesión como este empleado para poder aprobar la solicitud manualmente.

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Para obtener más información sobre el Centro de workflows y el widget Workflows del panel de control, consulta el artículo "El Centro de workflows en Personio" que encontrarás en nuestro Centro de ayuda.

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